信息时代高职院校档案管理新途径探索

彭雪琴

档案管理工作对于我国高职院校来说是十分重要的。随着科学技术的发展和信息化时代的来临，高职院校的档案管理工作进入了新的阶段。近年来，高职院校的档案管理逐步引入了信息化的管理模式，通过信息数据系统，对档案进行有效的管理。笔者根据自己的工作经验，对相应的内容进行了分析，并给出了一定的建议。

随着科学技术的发展，我国进入了信息化时代，对于各行各业都有了很大的帮助，特别是在高校院校档案管理当中，通过信息化手段的引入，提高了管理水平和质量。在信息化的时代，高职院校的管理要跟上时代发展的步伐，进一步的深化信息化的水平。本文从高职院校的档案管理着手，摸索了信息化时代的管理新途径。

高职院校档案管理信息化的必要性

高职院校肩负着为我国培养高素质技术人才的重任，所以，不管是对学生，亦或是教职人员，必须做好档案的管理工作，这样，对于高职院校的良好运转是非常有帮助的。以往，不仅仅是高职院校，我国的档案管理工作相对处于传统的状态，使用纸质版的资料管理，不管从管理难度还是保存难度上都比较大，随着科学技术的发展，计算机和信息化水平的提高，给我国的档案管理工作注入的新的活力，以往的纸质版文件通过扫描的形式被统一录入了电脑，同时，通过数据库的管理系统，将各类人员的档案，以及教学、行政工作中的重要文件和资料进行了统一的管理，使档案管理工作变得更加有条理，查询起来也更加方便了，这样就直接提高了高职院校的工作和教学效率，对学校的发展是有很大的促进作用的。高职院校的教学是我国教育教学体系中的重要一环，对于院校的发展来说，引入信息化的档案管理手段是必要的，也是有效的。

高职院校档案管理中存在的问题

近年来，随着信息化水平的提高，我国的高职院校档案管理手段有了显著的提高，但是，信息化手段的普及程度并不高，仍旧存在一些问题需要解决。

高职院校的重视程度还相对不够。在高职院校日常的工作当中，教学工作是最为重要的，也是主要的工作，所以说，对于高职院校而言，校领导和教师将提高教学水平放到了学校发展的重要位置。这种理念和做法是正确的，但是，有很多院校将学校的力量全部用到了单纯的教学水平的提高和创新上，导致了学校的管理工作和保障工作陷入了停滞，特别是档案管理工作，很多院校都没有给予充分的重视，导致档案管理工作十分的混乱，很多重要的资料没有妥善管理而导致了丢失和破坏，这都是非常可惜的。所以说，高职院校应当给予档案管理工作充分的重视，这也是提高学校教学管理工作的一条重要途径。

信息化的设备较为缺乏。以往，我国的档案管理工作主要是老套的传统管理方法，纸质版的档案和资料管理方法存在比较大的缺陷和弊端，随着科学技术的发展，信息化的管理方法逐步应用到了高职院校的档案管理当中，取得了不错的效果。但是，目前在很多院校中，存在有信息化的设备缺乏的问题，很多档案管理部门没有很好地利用管理设备，只是将一些档案管理的目录输入进了数据库，而还有一些部門，压根就没有配发信息化的档案管理设备，就更别提使用了，所以说，信息化的档案管理设备缺乏是限制档案管理工作的一个大问题。

管理人员信息化操作水平有限。有了信息化的管理设备和管理理念，没有信息化的档案管理人才也是不行的，由于我国高职院校的管理模式所限，相当一部分档案管理人员的专业水平不够，甚至有教师兼职做档案管理工作的情况出现，这就导致了高职院校的档案管理人员水平有限，特别是一些年龄大的人员，他们很难接受新的信息化管理手段，操作水平十分有限，很难胜任岗位的工作，这对于学校的档案有序管理是十分不利的，所以说，学校要采取切实可行的办法来提高档案管理人员的专业水平和素质。

信息时代高职院校档案管理的新途径

针对上述存在的问题，我们要采取切实可行的办法来提高高职院校的档案管理信息化水平，为院校的教学管理工作注入新的活力。

高职院校要给予充分的重视。首先，高职院校要给予档案管理工作充分的重视，教学工作虽然是学校最为重要的一项工作，但是，也需要管理工作和保障工作的辅助，才能起到最好的教学效果。所以说，高职院校要把教学工作和管理工作，特别是档案管理工作抓好，给予适当的资金倾斜，引入先进的信息化管理设备，同时，聘请或者培训专业的人员来负责这项工作，保证院校档案管理工作的有序进行。

引入先进的信息化设备和数据库。俗话说：“好马配好鞍。”要做好信息化的档案管理工作，就必须有先进的管理设备和数据库，高职院校要下大力气，引入先进的管理理念和设备，并建设完备的信息数据库，将学校的人员档案信息和重要的管理、工作文件都导入到数据库当中进行统一的管理，这样起到的效果是最佳的，能够更好的促进学校的档案管理工作有效进行。

提高档案管理人员的专业素质。高职院校档案管理人员的信息化素质以及能力对档案信息化管理的成效有决定作用，当前很多高职院校档案管理人员并不是档案管理专业，通常由其他部门人员担任这一职责，不了解档案管理基本知识，更不会管理和开发档案。档案管理人员既要有较高的政治和职业素养，也要具备较高的专业能力，还要有严谨的工作态度和作风。因此，档案管理人员具有较高的专业性、技能型和知识性能够保证档案信息化建设。所以，高职院校要加强培训档案管理人员，培训他们的计算机技能和网络技能，促使他们以较高的信息化意识，不断增强自身的档案管理能力。

在信息化时代到来之际，高职院校的档案管理工作变得更加便捷和重要。通过信息化手段的管理，将教学档案和管理资料进行统一的录入和管理，能够更好地促进学校工作水平的提高，并为学校的后续工作打下坚实的基础。