信息化条件下的档案管理现代化研究

彭富玲

档案工作和科技革命时代的融合促成了档案管理信息化，档案管理部门应当顺应时代条件，积极地做出反应，并借此做好档案管理现代化工作。档案管理信息化和档案管理现代化属于互利共生的关系，在日常的档案管理中应当科学地处理档案和信息化、档案和现代化之间的关系，以推进档案管理信息化为前提进行档案管理现代化建设。

档案管理信息化和档案管理现代化成为档案管理发展过程中相伴相生的一对矛盾，如何利用好并且发挥好这一层关系是档案管理部门能否更好地服务社会的关键环节，同时也是社会发展过程中必然面临的问题。本文从信息化和档案的逻辑关系出发，探索在对待档案管理现代化这一共生矛盾的过程中，如何得当地处理好基础和主导的关系问题。

信息化和档案的逻辑关系

首先，档案信息是信息资源中非常重要的组成部分。众所周知，人类本身的发展和文明的进步与发展息息相关，而对信息的记录、利用和传输的过程成为承载文明发展和进步的重要载体，这一客观事实在人类发明了文字之后就得到了验证。信息化背景转变了档案信息发挥功能的途径和条件，传统档案信息通过开发和利用实现价值，信息化档案则通过应用和使用档案发挥价值。人类智慧的结晶都是通过档案传承的，它记载了最真实的人类社会生活。也就是说档案信息在本质上属于信息源，在社会发展过程中必然承担着至关重要的角色。

其次，信息化是知识经济时代的重要特征。信息化时代和知识经济时代是相伴相生的，这样的时代背景意味着信息化将成为人们获取知识的主要来源。近年来，电子通信技术广泛普及，整个地球范围内的人都可以實现轻松的沟通，人类社会的生存空间得到了极大的拓展，全球性的信息共同体的形成已经势在必行。在这种情形下，档案管理工作者变革的首要步骤是实现档案管理的信息化，唯有如此才能统一档案管理的内外需求。

再次，信息资源开发和利用应该与客观发展需求相契合。传统档案管理服务效能的开发和探讨建立在原始档案上记载的信息和资料。在原始档案信息化的过程中，满足最初业务处理和运行的最开始需求是着眼点，这也和信息开发利用的一般规律相契合。总体来说，数据、信息、模型是信息开发的依据和前提。在信息资源开发和利用的初始阶段，系统集成和数据集成是重要组成部分，在建立数据库的基础上对信息资源和数据进行深度挖掘，满足不同层面的数据应用。从流程上来看，这和传统的档案管理和利用并没有本质的区别，这样看来信息资源开发应该处于档案管理的范围之内。

最后，档案管理的可持续发展需要借助于信息化的力量。信息化社会具有内容丰富、信息量巨大、信息需求多元化和信息有效性不均衡等多种特征，信息化社会的特点也是当前我们所处时代的明显特点。如何发挥信息化的优势，将之应用在当前管理科学化的进程中并与之有效整合是每一个档案管理工作者都必须思考的问题。为了尽快地让档案管理适应信息化的要求，我们需要重视生产需要和生活需要的重点，落实档案管理体制改革，把握档案管理信息化重要环节。

把握档案管理信息化建设，促进档案管理现代化

将档案管理信息化建设和档案管理现代化建设需求有机结合在一起是正确处理档案管理的标和本的关系的重要途径，也是将档案管理工作推上更高一层台阶的重要手段。接下来笔者欲从档案管理信息化和现代化之间的关系作为出发点，探索档案管理现代化的一些现实问题：

第一，信息化建设对档案管理现代化起到促进作用。笔者通过分析发现，档案管理工作在时代发展的洪流下必然走上档案管理信息化的道路，似乎我们也可以理所当然地认为档案管理现代化将会是档案管理信息化未来的发展趋势和发展道路，这也是我们在研究二者关系时坚持的理论基础。但是对信息化建设如何走上现代化道路，目前的档案管理工作似乎没有给出明确的答复。笔者认为档案管理现代化应该从日常的工作着手，在有效的管理体系和科学的管理手段的前提下推进档案管理的现代化，比如说从纸质办公发展成为无纸化办公。从目前阶段，这也是开发、管理和利用档案的有效模式。

第二，档案管理现代化可以反过来促进档案管理的信息化。档案管理现代化在发展过程中也会无形地促进档案管理信息化的开展。现代化建设中使用的硬件设备和软件设备都已经在档案管理的具体操作中得到应用了，信息化的步伐实现了跨越式迈进，所以我们需要有效地协调和统筹备方面的利益关系，有效地运用当前绝佳的发展形势，在充分借鉴发达国家经验的基础上进行制度改革，并有效地规避可能出现的错误。

第三，正确把握档案关系信息化和档案管理现代化需要遵守的原则。首先，应该具备前瞻性。档案管理信息化建设的终极目标是建立数字化档案，档案信息在档案资源和档案管理规定信息系统处理过程和网络传输过程中得到了合理地分配和应用，这样社会信息资源能够得到最大程度地开发和利用。这个过程并不是一蹴而就的，硬件的开发和团建的开发和利用都是必须的。其次，应该具备实用性。档案管理信息化一方面要满足客户需求，另一方面要突出自身特色，这样档案管理提供的信息才更具鲜明性，信息需求人员也才能从众多的信息中找到自己所需的。在档案管理信息化过程中，应该从信息使用者的角度去思考问题，从而对信息进行加工和处理，引导信息加工过程更加紧致、有序。建立在信息使用者前提下的信息开发是档案信息具备实用性的前提。再次，应当具备协作性。档案管理信息化和档案管理现代化应当正确地看待和认识这一主要矛盾，只有在充分认识其深刻性之后，才能在具体的操作中对程序、分类和步骤按照预先的环节有机地结合和进行。

档案管理信息化是现代科技融入到传统档案管理工作中的结果，档案管理信息化的顺利实现建立在深入的调查和研究的基础之上。我们需要攻克档案管理工作中目前依然存在的技术难题，引导档案管理工作走向新的台阶，尽快地实现档案管理的现代化。