Office软件在办公自动化中的应用技巧分析

段悦

摘 要 随着时代的发展，科技不断进步，在公司或者企业进行办公的时候普遍使用办公软件进行公司业务的处理，尤其是Office办公软件的应用更加广泛。本文就如何更为高效地使用Office办公软件作为出发点，介绍一些常用的Office自动化操作技巧，让Office用户能进行软件的自动化设定，加强办公人员在使用办公软件过程中的用户体验。

关键词 Office办公软件；自动化；应用技巧

中图分类号 TP2 文献标识码 A 文章编号 2095-6363（2017）06-0081-02

文中主要介绍一些相应的Office办公软件在办公自动化中的常用技巧，方便工作人员进行快速办公操作。巧妙使用自动化技巧，人员在办公的时候就可以利用Office自动化技术进行应用程序的个性化设定，将其提供给Office作为数据对象进行处理。办公人员如果能进行自动化技术开发，在办公的时候就可以大大提升办公效率。本文从3个方面简单介绍如何在Office办公软件的使用过程中应用自动化办公技巧。

1 掌握Word实用技巧，提升办公自动化程度

Office办公软件是一套得到广泛应用的办公软件，无论是大公司的办公人员还是正在进行办公软件操作学习的学生都普遍使用Office办公软件进行相关操作。在使用Office办公软件的过程中，客户可能对于办公软件部分默认操作不适应，进而降低了工作效率，在使用Word办公软件进行业务处理的时候，人们如果能够掌握一些相关的小办公技巧，就可以比较轻松地进行办公操作，大大提升办公效率，对于公司和企业的发展也有着很大的好处。下面介绍一些使用Word办公软件的实用技巧。

在办公人员利用WPS办公软件进行文档的处理操作的过程中，进行存盘关闭再打开的操作以后，光标会出现在文档处理以后上一次关闭的位置，这一功能对于办公人员的工作效率提升有着极大的帮助，可以让办公人员快速找到下一次工作应当接续的位置，然后在Word办公软件中，没有类似的默认功能，办公人员可以利用办公自动化技巧进行自定义设置，从而进行Word办公软件光标的快速定位。当办公人员使用Word办公软件的时候，可以使用Shift+F5的快捷键组合进行光标的快速定位，Shift+F5的快捷键组合可以进行本Word文档最近三次文档更改操作位置的调用，通过Shift+F5的重复操作切换出的光标位置，办公人员可以大大提升办公效率。

为了将一篇文章中的字体格式进行组合，并将已经整合完成的文件在另外的计算机上进行展示，就需要使用谨慎嵌入字体，然而由于一篇文章中的内容比较多文件容量也会增大，在进行谨慎嵌入字体的过程中，办公人员若不使用True Type字体，也可以使用自定义办公技巧，在工具栏中选择“选项”，然后点击“选项”命令中的“保存”选项卡，这样的自动化办公应用技巧可以压缩文件大小，利用嵌入字体的办公自动化技巧可以保证Word文档在其他电脑上进行演示的时候仅仅通过记住需要的字体就能够完成相应的字体嵌套，从而保证了Word文档使用时候效果的同时节约Word文档实际容量。

2 掌握Excel实用技巧，提升办公自动化程度

在Office办公办公软件系列中Excel表格软件的使用人群也十分广泛，Excel软件主要用于制作表格，办公人员利用Excel表格软件可以进行快速、高效地制表，将数据进行合理清晰的呈现。因此，Excel制表软件在许多公司中都有着广泛的应用，如果在使用Excel制表软件的过程中利用局域网进行公司或者企业中各个部門之间的业务连接，就可以比较轻松地建立相对封闭的独立办公场所，进而达到利用Excel指标软件进行表内数据的流畅交换，形成高效共享数据体系，大大提高企业办公效率有利于公司的顺利运营。由于Excel办公软件具备强大的运算分析能力，办公人员可以十分迅速地掌握使用技巧，在制表的时候可以十分直观地进行数据呈现。在学习使用的时候，学习者需要巧妙运用办公自动化技巧，熟练掌握相关Excel制表快捷操作。在Excel办公软件中，最常用的功能就是函数功能。使用Excel内置函数，能够给办公人员从相对繁琐枯燥的计算任务中解放出来。办公人员们要利用好Excel办公软件的强大自动化数据处理能力，提升办公效率。

办公人员可以使用Excel制表软件中的数据采集运算功能来进行相关公司中的工作量信息统计的任务，人们将公司相关工作信息输入到Excel制表软件中后，选择相应的运算公式来进行精确、迅速的数据整理，继而让公司管理人员对于数据一目了然，迅速找出数据背后的商机或存在的问题，在进行公司决策的时候就会更加清晰。在一些企业和人事单位，也会使用WPS软件进行数据统计，但是WPS办公软件也存在数据统计不兼容的问题，这一点上Excel办公软件具备很大的优势，故而使用Excel办公软件就能比较准确而快速地提升统计数据工作效果，在进行办公的时候，如果实现进行所需信息检索设定，Excel办公软件就能把人们需要的信息进行自动筛选，将办公人员最需要的信息优先呈现给人们。

3 掌握自定义相关技巧，提升办公自动化程度

由于每个人的工作习惯都有着或多或少的差异，在办公人员使用Office办公软件的时候就可能由于操作习惯的问题造成工作效率的差距，为了将Office办公软件使用效率最大化，办公人员可以对于Office办公软件进行自定义设置，使其符合个体操作习惯。人们在使用Office办公软件的时候需要对于自定义设置技巧有相关的了解，在办公的时候将自定义技巧加以运用，根据自我操作习惯进行Office办公软件操作质量的个性化设定，凸显办公自动化的优势，进而使得Office办公软件体现出人性化的一方面。微软公司自从推出Office办公软件以后也不断进行Office软件版本的更新，在每一次的更新中Office办公软件的操作界面都会发生一定的变化，更新以后的Office办公软件界面得到了美化，功能区的界面也得到了改进，但是对于一些习惯于旧版界面的人员来说，需要一段时间用来适应新版的Office办公软件。如果工作人员可以利用自定义功能进行功能区的个性化设置，就可以还原回自己所习惯的操作界面，提升办公效率。接下来就给读者介绍几种常见的Office办公软件自定义功能设定方法。

在办公的时候还可以将添加命令进行自定义设置，由于系统本身带有默认组，有适合办公人员还需要对于已经进行过添加操作的文件中进行系统默认数据的修改，而在Office办公软件的默认设置中是不可行的，为了避免过多的繁琐修改默认系统设置，人们可以通过自动添加指令进行默认值数据修改，在自定义功能区中的设定板块中新建选项卡，使用“重命名”操作将命令选择列表中全选事先设定好的命令，并重复“重命名”操作，在这一步操作中需要选择所有字体办公指令，最后进行字体格式的添加。

4 结论

总而言之，随着科技的不断发展，人们对于办公软件的依赖性越来越强，从事相关办公职务的人员应当不断提升自我职业技术，对于Office办公软件有深刻的认识，并且能够熟练使用自动化办公技巧，提升使用Office办公软件使用效率，从而才能更好地应用Office办公软件自动化技术的优势，本文提出了一些相关的Office办公软件在办公自动化中的应用技巧，办公人员还需要在办公过程中不断学习和探索，巧妙利用自动化功能完成Word或者是Access等常用办公软件的数据处理，进而为整个公司或者企业的良性发展做出贡献。

参考文献

[1]王敏.Word应用中的四种技巧[J].办公自动化，2012（12）：48，60.