试论高校档案管理工作的优化策略

郭玥杝

摘 要 自1998年高校扩招以来，我国高校学生数量激增，高校的发展在知识经济高速发展的今天备受瞩目。高校档案在高校工作运转中的作用重大，其是高校在知识经济时代赖以发展的主要信息资源，对高校的声誉和高校的后续发展都有很大的影响。文章围绕高校档案管理工作的相关内容展开，分析我国高校档案管理工作现状，并探索其优化措施，以推进我国高校档案管理工作的进一步发展。

关键词 高校 档案管理工作 优化

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.04.007

On the Optimization of College Archives Management

GUO Yueyi

（Wuhan Polytechnic， Wuhan， Hubei 430074）

Abstract Since the enrollment expansion of colleges and universities in 1998， the number of college students in China has surged， and the development of colleges and universities has attracted much attention in the rapid development of knowledge economy. The role of University Archives in the operation of colleges and universities is very important， which is the main information resources of colleges and universities in the era of knowledge-based economy， which has a great impact on the reputation of colleges and universities and the subsequent development of colleges and universities. This paper focuses on the relevant contents of the university archives management， analyzes the present situation of the university archives management， and explores the optimization measures， so as to promote the further development of the University Archives Management in our country.

Key words college； archives management work； optimization

0 引言

为了适应社会的发展需求，建设高水平大学，在新的历史发展时期需要对高校档案管理工作进行改革创新。高校档案管理工作随着社会文明的进步而得到不断的发展，与此同时，其管理影响因素也日渐增多。高校学生人数和教职工人数的增多、现代社会的大量信息充斥等都给高校档案管理工作带来了新的挑战。由于受到地区经济发展不平衡的影响，我国各地区高校档案管理工作也呈现出了极大的差异性。在新常态经济发展形势下探索高校档案管理工作的优化策略，对于发挥档案资源的服务教育作用具有重要意义。

1 高校档案管理工作内容综述

高校档案即具有保存价值的的历史记录，其包括与高校运转相关的所有文字、图表以及声像等资料。高校档案管理工作受高等学校档案管理办法的约束，无论是高校机构设置、政策制定，还是职能规范和人力物力投入，都隶属于高校档案管理工作。其管理工作主要包括信息的收集、整理、鑒定、开发和利用等活动环节，一般情况下，各高等院校都会设立专门的档案管理室，安排专门的工作人员进行高校档案信息管理工作。高校档案管理工作主要包括高校档案实体管理和高校档案组织机构管理，高校整体发展规划都会涉及到高校档案管理。在当前高校档案管理工作中，档案管理扮演着重要角色，其不仅仅包括各项信息资源的管理，其还与高校校园文化建设和大学精神教育紧密相关。

随着我国法治社会进程的加快，高校档案管理工作的性质发生了巨大变化，法治化、服务性、特殊性以及现代化是信息化社会对高校档案管理工作赋予的新的性质和要求。在各大高校中，相关的档案管理机构必须将维护高校档案的完整性和安全性作为基本工作职责，并与时俱进，尽可能采用现代化管理技术促进档案管理工作的科学化、规范化发展。高校档案管理工作的理论支撑是兴起于20世纪80年代的新公共服务理论，其强调的是相关部门的服务者姿态，要求坚决摒弃官本位思想，为社会提供更多的服务。基于新公共服务理论来进行高校档案工作管理，不仅能够明确档案管理工作的宗旨是服务，奠定高校发展基石，而且还能够延续高校文化精神，为高校和社会的发展带来经济效益和社会效益。

2 高校档案管理工作现状分析

我国的高校档案资料管理工作经历了管理阶段、分散管理阶段、集中管理阶段和多元化管理阶段等4个阶段。其中，管理阶段是高校档案资料管理的初始阶段，这一时期的高校档案管理工作主要是一些纸质资料，并且由于历史的动荡大多资料都被损毁了。分散管理阶段历经了大跃进运动和文化大革命，高校档案管理工作遭到了严重破坏，档案没有发挥出其真正作用。改革开放后到2008年，这一段时期是我国高校档案管理工作的集中阶段，各种档案管理办法都已经出台，档案管理工作逐步走向成熟。在此阶段，形成了档案集中管理理念并成立了档案管理领导责任机制，高校档案管理工作方式也逐渐多元。2008年到今天，高校档案管理都采用的是多元化管理方式，各高等院校都建立了档案管理室，制定了完善的档案管理办法，并促进了档案管理的电子化、信息化发展。

经过长时间的发展，高校档案管理工作取得了重大成就，综合档案管理工作模式逐步形成，檔案信息资源的利用率显著提升。但高校档案管理在新的发展时期也还存在一些亟待解决的问题，主要表现在以下方面。一是高校档案管理工作人员结构设置不合理。相关数据表明，部分高校档案管理科班人员较少，专业化程度不高，全职人员数量较少，大部分工作人员都是非科班出身的兼职人员，使得高校档案管理工作专业度缺乏，管理工作水平低下。这种人员配备的不合理性，极大地影响了高校档案管理工作的进一步发展，不利于档案管理工作水平的提升，不利于档案管理工作的专业化、科学化、规范化发展。二是高校档案管理工作模式单一，大部分高校的档案管理工作仍然采取的是传统式、单一式、被动式管理方式，收集、整理档案资料是工作人员日常工作行为的重点。高校中的绝大部分档案资料都处于等待状态，档案资料等待利用是当前高校档案资料普遍存在的现象。

三是高校档案管理利用程序复杂、信息化水平低，其他人员想要利用高校档案资料必须经过层层审批，并由专门人员陪同一起查看，以获取需要的档案信息。虽然我国已经迈入了信息化发展轨道，但我国高校档案管理工作并没有与时俱进，及时跟上时代发展步伐，高校档案管理综合数据平台没有及时建立起来，人们查询、利用档案资料较为困难。四是高校档案管理主体单一、资源分布不均匀、特色档案管理资源缺失。这种有限档案资源管理问题不同程度地存在于各地区高校中，使得档案管理工作效率低下，档案资源利用率不高，进一步阻碍了我国高校档案资源作用的发挥。

3 高校档案管理工作的优化策略

我国高校档案资源管理之所以会存在上述这些问题，其原因主要是档案管理思想受传统思想观念束缚较重，高校档案资源管理资金投入不足，档案服务职能容易受到行政干扰，档案资源利用权限被严格限制、高校档案管理工作职能定位模糊以及高校档案管理工作宣传职能缺位。这些因素不同程度地存在于我国高校档案管理工作过程中，极大地阻碍了高校档案管理工作的进一步发展。在新常态经济发展新形势下，相关部门必须采取强有力措施优化高校档案管理工作，促进高校档案管理工作的专业化、正规化、科学化、法治化发展，并进一步突出档案管理工作的服务性职能。

3.1 对高校档案管理工作进行准确定位，明确档案管理工作发展理念

高校档案管理工作绝对不能固步自封，而是要不断解放思想与时俱进，革新档案管理工作理念，对高校档案管理工作进行准确定位并明确其发展理念。高校档案管理工作是一个动态发展过程，其对高校发展和教育事业的进一步发展起着至关重要的作用。党的十八大一直强调要两个文明同步发展，而高校档案管理工作作为两个文明建设的主要载体，必须强化对其的研究和开发工作，明确其长远发展理念。从现实情况来看，高校档案管理工作不仅能够收集整理信息资源，传播相关知识，而且能够在集结已有知识体系的基础上对知识进行创新，展现档案资源的独特作用。其次，档案管理工作必须与时俱进，高校档案管理工作人员和相关组织机构必须用长远的目光来看待这一工作，绝对不能安于现状，不思进取。只要社会经济在发展，高校档案管理工作就不可能止步，因此相关工作人员要树立长远思想，促进高校档案管理工作的长远发展。

3.2 严格遵循高校档案管理工作原则

在优化高校档案管理工作时必须要遵循实用性、实效性和服务性三原则，实用性是高校档案管理工作的本质要义，实用能够为高校档案管理工作带来新的发展契机，革新档案管理工作目标，促进其适应时代发展需求。实用性原则要求高校将档案管理工作落到实处，杜绝形式主义和本本主义，以挖掘档案资源潜在价值，提高档案资源利用效率。实效性是指档案管理工作具有一定时间期效，这主要是由档案管理工作的法治性质决定的。在大数据时代，信息技术更新换代速度加快，人们的生活节奏也越来越快。高校档案管理工作只有加快其反应速度，才能紧跟时代步伐，适应现代社会发展需要。历史久远的档案资料虽然有一定价值，但挖掘利用程序较复杂，难以发挥其真正价值。高校在进行档案资料管理时要开辟新途径快速获取信息资源，减少资源使用程序，提高其利用率，增强档案资料的应用性和服务性。服务性是高校档案管理工作的理论基础体现，是发挥其社会效益和经济效益的载体。高校档案管理工作的重心是服务而不是管理，因此在优化高校档案管理工作时，要着重突出其服务性原则，并紧紧围绕“服务”二字开展其他环节工作。

3.3 优化高校档案管理工作体制并完善档案管理组织职能

档案管理工作体制和组织职能是构建高校档案管理工作体系的关键。在社会发展新时期，优化高校档案管理工作，要优化档案管理领导责任机制、竞争机制和评估机制，并健全档案管理服务职能、管理职能和教育职能。优化高校档案管理工作的竞争机制，提升相关工作人员的竞争意识和责任意识，是改变高校档案管理工作现状提升工作水平的有效途径。健全高校档案管理工作各种职能，能够促进档案管理工作的规范化、科学化发展，增强高校档案管理工作的功能作用。

4 结语

在当前发展大环境下，采取各种有效手段优化高校档案管理工作，除了要树立长远发展观念，遵循必要发展原则和健全机制组织职能，还要采取专项培训方式提升工作人员的业务技能和业务素质。同时转变高校档案管理工作模式，推进其朝向人力资本管理方向发展。

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