大数据时代的企业档案管理探讨

汪艳霞

摘 要： 随着科学技术手段的提升，社会经济的发展，大数据时代随之到来。在大数据时代之下，进行企业档案管理，对企业管理能力进行提升，完善企业内部控制流程，是我们在提高企业竞争力的时候的主要手段。大数据需要更高的信息平台和信息技术，本文主要探讨的就是如何在大数据时代之下做好对企业的档案管理。

关键词：大数据时代 企业档案 管理

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）05-0054-01

前言

对企业的档案进行管理，在我国企业中是新的尝试，因为对档案进行管理，管理的复杂性提升了，管理的内容变多了，所以我们在进行管理的时候，必须对其中的内容进行优化，结合其中的具体发展方式来进行企业档案管理的进一步升级。

一、大数据档案的特点

1.数据巨大

大数据最明显的一个特点就是数据库的庞大，在一定程度上，数据库中的档案管理需要存储的内容很多，在企业发展中的每一项事情都要记录在企业档案中，在档案中，不仅要包括人事信息，工程项目信息，还要包括危机处理。在大数据库中，基本上是对企业每天发生的事情的一种记录，所以在很大程度上，档案中的事情有很多是重复的。企业在经营的时候每时每刻都在发生与制造信息，所以存入的信息在一定程度上来说是很丰富的。因为数据的丰富性，所以在存储的时候使用传统的存储方式是不行的，于是产生了大数据的管理系统。大数据库对于庞大的数据的分类整理和数据的处理都有很高的能力，在面对庞大的数据的时候可以尽量提高数据的准确度。一般来说，大数据管理对于处理大量数据的能力的要求是很高的。在处理的时候要尤其注意。

2.数据种类多

大数据时代之下，因为有了更高的能力来进行数据的处理，所以在处理数据的时候不仅数据的数量得到了提升，数据的种类也得到了提升。大数据时代颠覆了传统的数据处理方式，数据的来源广泛，在很多数据平台上进行了共享，并且传播的速率很快。整个数据库的结构体系是非结构化的，不论是音频文件还是文本或者是数字化的结果，在数据库中都可以得到解决。大数据中的数据种类多，加大了分析难度，档案工作者在分类的时候要采用全新的眼光去分析其中的不同种类的数据，以此来对多样性的数据有更加深刻的认识。档案工作者必须具有很强的数据分析能力，针对不同的数据类型的时候可以做到尽量的准确。根据需要来进行归纳整理是其中一种比较常用的方式，这种方式可以实现筛选难度的降低。采用全新的方式来进行审查，可以大大提高整理和工作的效率。

3.信息可用密度低

在搜集信息的时候，并不是说信息的数量庞大种类多，获取信息的效果和信息的分析越清楚，相反，在庞大的信息库中，进行分析时很困难的，很多信息其实并没有意义。在信息库中，有些信息是不完全正确的，在分析的时候如果不能认识到他的这一个特性，就很容易产生信息分析错误的情况，不同信息的价值是不同的，在我们进行数据的分析的时候，最好还是经过层层筛选再进行使用，我们在使用信息的时候应该尽量准确，并通过这种方式来减小最后的后果的严重性。数据的错误会造成最后分析结果的错误，所以我们需要做好不同数据之间的佐证，以此来提高结果的准确性。

二、大数据时代背景下的档案管理新要求

1.更新管理观念

随着时代的发展，我们在管理中使用的工具也变得更加的多元和高科技化，面对这样的外部环境，我们需要更新我们的管理理念。让管理的理念跟上时代发展的脚步。在管理的时候，学会从大数据的层面上做出各种决策，并在管理的时候做到不同的管理模式相互渗透，使用多种模式是为了减少其中的摩擦，进而提高管理的水平。我们选择管理方式，在很大程度上还是取决于其管理水平以及管理的难度。根据上文我们提到的档案内容繁多的问题，在进行分析的时候，最好做到对各种档案的充分利用，同时也要分析其中的不同数据，对他们做好检查，只有这样才可以保证最后结果的真实和准确，尽量做到科学和准确，这样才可以真正的降低工作的难度，适当的更新管理的理念是很必要的。

2.需要多样的档案管理形式

档案的丰富性需要更好的管理形式，在进行管理的时候，使用多种类型的管理模式，可以提高管理的效果，进行分门别类的整理是很必要的。多样化的手段应用在数据库的整理中显得很有必要。这样可以便于以后更加便捷的查找。

3.高素质的管理人员

大数据时代中，使用多种高新科技手段已经成为了常态，所以我们在选择管理人员的时候，需要对管理人员的素质提出更高的要求。管理人员需要具有大数据的管理意识，在面对大数据管理的时候，尽量可以做到不同数据的完善分析。针对不同的档案，使用不同的方式进行分析是管理人员需要做到的，所以管理人员必须具有一定的技术，具有一定的分类理念，才可以真正做好不同档案的分类。

三、大数据时代下档案管理的改善措施

1.积极合理利用大数据平台

在网络资源日益广泛的当下，积极合理的进行档案的分析重点就是对网络化的大平台进行综合性的整理和利用。我们进行档案管理，可以使用各种先进的手段来进行难度较高的数据分析。网络平台上进行分析，首要的一点就是要提高管理人员的素质，培养管理人员的管理理念，提高管理人员在数据应用和网络应用上的技能，在对档案进行整理和提取的时候可以提高应用的速率。同时，做好对系统的更新，建立一个适合于工作人员和管理人员使用的系统，从而进行档案管理的各项信息化的优化。另外，我们还要充分有效的利用这样一个大数据平台，在管理的时候实现不同档案管理事项的融合与完善，在我们进行信息管理的时候，最好可以使用这种管理机制来实现内部管理和控制体系的优化，并在此过程中实现档案管理安全性的提升。

2.加强档案管理的制度

在进行档案管理的时候，我们一定要进行制度上的提高。因为档案管理针对的对象是不同的，具有一定的针对性，所以在进行具体管理的时候，我们需要结合特定的情况进行精准的分析，这样才可以对不同的内容进行判断，根据判断的结果来制定制度。我们在制定相关制度的时候，需要根据管辖区的特色来进行制度的改善，不能所有的区域都使用同样的管理制度，在管理的时候最好可以进行不同责任的明确划分，因为档案管理的不同标准，意味着责任的不同，所以我们在对制度本身进行优化的时候，就要做好信息基准化的实现和不同政策制度的统一。同时，还要做到制度的完善和更新，以此来提高制度的效率。

3.建立有效监督机制

在管理中需要進行监督机制的完善，首先是对管理人员的监督，管理人员在管理中是一个主要的个体，管理人员素质的高下直接决定了管理的水平，所以我们在监督的时候首先要从管理人员的素质下手，提高他们的管理能力，完善他们的信息技术能力，做到定期的更新是更加重要的。另外，在监督的时候还要做好档案管理系统的监督，保证系统的安全性，保证系统的快捷性。完善其中的机制是我们进行大数据掌握的关键，使用更加高新的科技来完成以往工作中的难题，是我们完善储备人才的关键所在。

结束语

大数据时代之下，进行信息的共同利用是方便的，我们在进行数据处理的时候，可以使用这些数据来进行档案的分类整理和数据的恢复。大数据时代带来的好处颇丰，但是我们在进行分析的时候，会发现还存在很多问题，这就需要我们对其中的不同理念进行更新和维护，这样才可以实现大数据时代下的多角度理性分析。提升管理人员素质也是我们经常采用的一种方式，以此来进行管理水平的提高。

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