浅谈人事档案信息化管理

王春娥

摘 要： 在一个企业当中，对员工信息起到载体作用的就是人事档案，人事档案不仅将员工的详细信息记录的十分清楚，还能起到考核员工能力以及工作态度的作用。因此人事档案管理对于企业的发展是极为重要的，随着网络化及信息化技术的不断发展，人事档案管理也逐渐向信息化过渡，和传统管理方式相比，信息化管理模式效率更高，相关企业必须加强对其的重视。

关键词：人事档案 信息化 管理

中图分类号：G275；G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）05-0018-01

一、前言

近几年，我国的计算机技术以及信息技术得到了飞速的发展，计算机已经广泛的应用社会中的各行各业，使用很多行业的业务水平得到了快速的提升。将计算机应用在档案行业中，就能在很大程度上改善传统档案存在的弊端，并能够在很大程度上让企业人事档案的管理效率以提升的状态所存在，这对于企业人事部门工作的顺利推进极为重要。因此相关企业必须加强重视，积极的采取措施对信息化档案管理措施进行推进，为企业可持续发展创造条件。

二、传统人事档案管理概述

1.基础工作管理浅述

通过调查我们能够发现，大部分企业人事部门在进行传统档案的基础工作时，主要存在三个问题，一个是：“偏”，这里所说的“偏”是指人事档案中涉及到领导者组织能力以及实际的业绩比较少，反而更多的侧重干部的历史状况。第二个问题是：“老”，也就是说档案中历史问题反应的比较多，但是对实际的情况的分析比较少。另外一些干部在最近一段时间的思想动态、学术水平等涉及的比较少，这就会导致相关的工作人员不能充分的了解干部的发展情况，不具有时效性。还有一个问题是“假”，就是说一些工作人员在记录档案的时候，随意的捏造事件，这些事件没有经验认证，造成档案的真实性受到很大影响。

2.传统人事档案分类工作浅述

尽管在1990年我国的政府就已经对档案进行了明确的分类，但是部分企业在对档案进行分类的时候并没有严格的按照这个分类进行，这就造成相关的工作人员对档案进行整理或者是使用的时候不是十分便捷。另外，在过去的一段时间中，相关工作人员受到陈旧观念以及人力、物力、财力的制约，对人事档案进行管理的时候主要使用的方式就是记录纸版档案信息，由于这个工作是完全由人力完成的，因此如果有人要想使用档案，在寻找和翻阅的时候都要亲力亲为，不仅耗费的时间和人力比较多，具有的效率也不高，最重要的是查询档案的准确度得不到保证，所以说改善传统的人事档案管理已经成为当前社会的发展趋势。

三、人事档案信息化管理存在的优势

1.对信息进行输入的时候更加便捷

使用信息化技术对人事档案进行管理的时候，能够在很大程度上减少人们的劳动。在这种情况下如果委员会中出现人事调动，相关的人事档案记录人员使用计算机就能实现人员的登记管理。这种方式不仅记录的比较及时，还能使档案的准确性得到充分的保证，在很大程度上避免了传统档案管理中缺档断档的现象。

2.使用信息化对人事档案进行管理能够实现搜索功能

使用信息化的方式对人事档案进行管理便于工作人员对其进行搜索，员工对其进行管理的时候就会更加便捷。另外，如果委员会中的干部要对委员会成员进行人事处理，就能通过计算机对每一个成员的能力进行了解，进而制定出适合员工发展的培训计划以及工作内容，让委员会中的人员配置更加的合理。其工作效率也能得到充分的保證。

3.信息化管理具有一定的保密功能

还有一点十分重要的是信息化的管理方式具有一定的保密功能，之所以这么说是因为使用信息化方式对人事档案进行管理能够实现加密处理。但是这要求人事档案的管理人员具有一定的计算机基础，只有这样才能让人事档案得到良好的加密处理，避免人事档案受到黑客的攻击而泄露。这种保密功能在很大程度上保证了委员会成员的权益，有效地避免了一些恶意人员获取到其联系方式而做一些不符合法律规定的事，让委员会成员的人身财产安全受到威胁。

四、结束语

从上面文章的描述中我们就能够知道，信息化管理已经成为当前社会一种新的发展趋势，随着社会的不断发展，人事档案的信息化管理受到了更多人们的重视。相关管理人员对人事档案进行管理的时候应该善于抓住时机，并且注重使用现代化的科学技术，进而让人事档案资源得到充分的利用。另外，工作人员还需要进一步对档案的信息化管理，让人事档案更好地为人们服务。

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