浅析人事档案信息在人力资源管理中的作用

郝文君

【摘要】本文对人事档案信息和人力资源管理关系进行了分析，对人事档案信息在人力资源管理中的作用作了简要阐述，并就如何提升人事档案信息在人力资源管理中发挥作用提出几点策略，切实希望改善人事档案信息在人力资源管理中的职能作用。

【关键词】人事档案信息；人力资源管理；作用分析

人事档案信息在单位中起着人力资源管理整合的重要作用，是招聘人才和员工管理的主要途径。人事档案信息可以帮助公司便捷有效地挑选出符合公司岗位需求的人才，也能够准确掌握公司员工变动的实时情况，在人力资源管理中有着不可或缺的作用。但是人事档案信息在实际中往往不能发挥效用，满足不了人力资源管理的要求。随着我国经济建设的不断发展，过去传统的人事档案信息逐渐转变为网络信息化模式，对人力资源管理提出了新的标准和要求。在当代公司员工管理中，人事档案信息仍是提高人力资源管理效率的最主要方式，因此，如何提升人事档案信息在人力资源管理中发挥的职能效用是目前急需研究的重点。

一、人事档案信息在人力资源管理中的作用

（一）人事档案信息能够为人才招聘方案提供参考依据。根据人事档案信息对应聘人员进行信息筛选和录入，对单位人力资源管理部门制定人才招聘方案的重要参考依据。通过对人事档案信息进行分析，可以不断更新招聘的标准和岗位的职能内容，确保人才招聘的合理性与单位员工岗位适配性，最大限度地将人事资源效率利用起来。

（二）利用人事档案信息合理配置人力资源。人事档案信息包括员工的个人基本信息、工作经历、专业技能综合素质评价和工作绩效等全方面反映员工整体情况，是人力资源管理部门配置岗位的重要依据。在进行人力资源选拔和组织安排工作中，按照每个员工的个人能力和综合素养合理调配分工，真正体现人力资源管理的职能效用。对于刚进入公司的新员工，按照人事档案信息所反映出的员工特点，合理制定符合员工发展的培训方案，能够让员工快速发挥出自身优势，确保人才的有序流动，推进提高人力资源管理的水平。

（三）人事档案信息可以为单位重要决策提供参考信息。人事档案信息中员工绩效考核等信息的记录，是考察和对比不同员工工作效果的重要参考依据，与公司内部的薪资待遇、福利保障和绩效考核有密切的联系。人事档案信息对于员工的职位调整、薪资调整和福利奖惩等重要决策都是主要的参考信息，人力资源管理部门做好人事档案信息的记录工作能够确保这些参考信息的公平公正性，对凝聚公司员工凝聚力和团结性有直接作用。

二、提升人事档案信息在人力资源管理中发挥作用的策略

（一）建设现代化人事档案管理模式，构建电子信息化服务平台。随着市场经济的不断发展，现代信息化手段在工作中的应用日益增多。人事档案信息管理工作的趋势应该向网络自动化和电子信息化方向发展，实现整个人力资源部门一体化管理，充分利用互联网技术将封闭的人事档案信息管理系统与互联网技术相结合，形成动态式的人力资源管理系统。企业人力资源管理部门在发布招聘信息时，需要对应聘人员的学历和专业资格证书等资料进行考察核对，通过建立相应的电子信息查询系统能够有效提高人力资源管理的办公效率。

（二）确保人事档案信息的真实性、完整性和实时性。人事档案信息是企业单位反映员工个人信息、工作状况的最直接体现，具有一定的权威性，因此，必须保证人事档案信息的真实性、完整性和实时性。具备真实性反映在人才招聘重要环节，许多应聘人员通过伪造证据、杜撰工作经历的方式欺骗企业单位，如果不对人事档案信息的真实性进行考证，那么势必会影响人才招聘的效果。具备完整性才能充分体现出人才的工作能力、特长技能等优势，加强档案信息管理审核，对人力资源部门优化企业员工配置有重要作用。具备实时性可以及时反映出单位员工的工资薪酬、职位变动等信息的变化，发挥人事档案信息效用。

（三）加强沟通和信息传达，发挥人事档案信息的作用。提升人事档案信息管理效用的一项重要手段就是加强各部门人员之间的沟通与联系，及时发现档案信息中存在的管理问题，不断更新和完善人事档案信息。比如，企业员工的职称与信息填写资料不符，人力资源管理部门须立刻核实情况，确保信息的准确后，再进行该员工的职称评定。企业单位的领导要重视人事档案信息管理人员的研究成果，充分發挥人事档案信息在人力资源管理中的作用，确保企业单位工作的顺利开展。

三、结语

在人力资源管理工作中，人事档案信息是其中非常重要的一项环节，在招聘人才、管理企业单位员工过程中发挥着至关重要的作用。随着人事档案信息管理模式的改革变化，人事档案信息在人力资源管理工作中的作用愈发重要。为了提升人事档案信息在人力资源管理中的作用，应努力建设现代化人事档案管理模式，构建电子信息化服务平台，同时确保人事档案信息的真实性、完整性和实时性，加强沟通和信息传达，充分发挥出人事档案信息的作用。

【参考文献】

[1]孙旭东.浅析人事档案管理在人力资源管理中的作用[J]. 人力资源管理： 学术版， 2009 （5）： 134.

[2]孙迎滨.浅析人事档案管理在人力资源管理中的作用[J]. 科技致富向导， 2011 （33）： 364.