智慧档案馆：大数据时代档案异构数据库信息资源整合产物

■ 王雪萍

智慧档案馆：大数据时代档案异构数据库信息资源整合产物

■ 王雪萍

本文分析了大数据时代档案异构数据库资源整合实践探索，探讨基于大数据的智慧档案馆在实现档案异构数据库资源整合共享的新举措，以期不断推进档案信息化发展，创新档案工作新理念、新模式。

智慧档案馆 大数据 信息资源整合 电子档案中心

随着档案信息化的不断推进，在大数据时代，档案利用者可以利用和查考的数字化档案资源越来越丰富。但是由于缺乏顶层设计和整体规划，这些档案信息资源存储在不同的档案数据库管理软件，不同结构的档案数据库系统资源无法实现档案信息资源的互访与共享，呈现出异构性的特点，即档案异构数据库。

这些档案异构数据库如何实现资源共享，更好地为档案利用者提供一站式服务已成为档案工作的新瓶颈，因此催生智慧档案室。大数据时代，为有效支撑和管理海量异构分散的档案数字资源，档案管理部门在数字档案室建设中需运用大数据、云计算等先进技术，使得数字档案室建设融入时代潮流，构建起智慧档案室，使得档案工作成功转型升级，积极主动为档案利用者提供多层次、多方位的档案信息资源共享服务。智慧档案馆给档案异构数据库资源整合和信息服务集成带来新的发展方向，对档案工作提出新的挑战，大档案新理念和新机制随之产生。

一、大数据时代档案异构数据库资源整合实践探索

大数据时代，面对档案异构数据库所带来的众多不便之处，我国多个省市国家综合档案馆也在进行不断的实践探索，寻求解决档案异构数据库的异构性问题。这些档案数据库资源整合实践主要体现为：建立档案信息资源共享平台系统、电子档案中心、区域性集中式数字档案室、智慧档案室等方式，这些实践探索为实现档案信息资源的社会共享提供参考依据。

1.建立档案信息资源共享平台

国家档案局于2009年6月就提出建设国家数字档案馆信息共享平台系统，该系统以国家三个档案目录中心和各省市档案馆的档案信息资源为基础，以整合档案资源、促进全国省（市）级以上档案馆信息社会化服务为目标，运用先进的信息网络技术，打破地域限制，为广大利用者提供“一站式”的档案信息资源共享和服务集成平台。福建省档案局采用“数据集中、分布管理”的方式，对全省档案信息资源进行整合，提供用户统一、友好、便捷的检索界面，为社会大众提供开放的档案信息资源。该共享平台系统主要是负责管理和发布全省开放档案基础数据库与公共档案专题全文数据库，为档案利用者提供档案信息资源服务。为实现档案信息资源区域性整合和服务集成，安徽省黄山市档案局馆于2016年11月召开档案信息区域共享服务专题部署会，讨论并签署了《黄山市档案信息区域共享服务公约》，提出加快整合区域内档案信息资源，不断实现区域性档案信息服务的人性化、便捷化[1]。

2.区域性集中式数字档案室

青岛市档案局采用数据挖掘等先进技术建成青岛市电子档案智慧管理平台，实现对文书档案和其他门类档案电子文件在线接收、归档和共享利用，其数字档案室建设水平已跨上新台阶，作为国家档案局2016年底公布的第一批数字档案室建设试点名单，在实现区域性集中式档案信息资源整合与共享提供借鉴和参考。绍兴市档案馆于2016年已建成全省首创区域数字档案馆信息共享平台，档案利用者可在绍兴市任何一家异地国家综合档案馆平台上查阅窗口申请利用共享平台上的档案数据，打破时空地域限制，实现绍兴市数字档案馆信息资源的整合与共享利用。浙江省杭州市城建档案馆已作为全国第一家专业档案馆于2017年2月22日通过国家示范数字档案室测试，该数字档案馆通过“互联网+”手段，利用大数据技术，对专业馆藏资源进行整合挖掘，使档案信息资源发挥公共服务作用，实现专业馆藏资源整合与共享[2]。南京市建邺区档案馆于2012年将档案信息化工作纳入区“智慧新城”建设总体规划，并于2014年建成南京市首批省5A级数字档案馆。2016年12月，通过“全国示范数字档案馆系统”测试，实现区域性数字档案馆资源整合，让档案信息资源多跑路，让档案利用者少跑腿。

3.电子档案中心

江苏省档案局根据自身的档案数据库建设情况，将分布式档案基础数据库信息资源进行整合，建成包括全省性的档案综合基础数据库中心，实现对其进行逻辑化集中管理，整合全省各类电子档案资源并共享，建立电子档案信息资源一站式查询检索服务体系[3]。安徽省档案局通过建立电子文件中心实现电子文件和数字化档案信息资源的集中管理与利用。浙江省海宁市档案局积极探索建立民生档案目录中心以实现民生档案信息资源区域内共建共享。2016年底，福建省档案局承担的福建省电子文件与电子档案数据接收系统项目和福建省证照数据电文 (电子证照)共享服务系统(一期)项目通过验收。该项目的建成有力推动了福建省电子档案的在线接收归档以及电子档案信息资源的建设与共享，促进了福建省档案信息化工作持续、健康发展。

4.智慧档案馆（室）

四川省档案局运用三维可视化技术和移动互联网技术等先进的数字表达技术，开发了四川省档案馆及部分市、县档案馆三维虚拟仿真平台，构建了面向社会的新型网络档案爱国主义教育互动平台体系，提出智慧档案馆及网络爱国主义教育基地互动体验平台[4]。2011年11月，南京市档案局提出构筑“智慧档案”建设总体思路，并将具体建设思路融入“智慧南京”顶层规划中，构建畅通的信息交互和管理协同机制并形成内容丰富、结构合力、质量优化的档案资源体系。2012年青岛市档案馆提出建设“智慧档案馆”思路，并于2015年5月完成智慧档案馆一期工程项目建设[5]。山东省临朐县档案馆于2014年初提出建设“智慧临朐数字档案馆建设项目”，该项目于2016年8月已完成档案目录数据库、档案全文数据库等建设，构建起数字档案信息资源的传输、采集、存储管理和应用服务平台。四川省绵阳市城建档案馆也于2015年就开始着手建设智慧城建档案管理平台。江苏省昆山市档案局也开始启动智慧档案馆建设。山西省阳泉矿区在旧馆基础上进行升级改造，建立智慧档案馆，市民可通过个人身份即可登录电子档案系统，进行自助查询各类档案信息资源。

二、基于大数据时代的智慧档案室研究思考

伴随2011年南京档案馆首次正式提出“智慧档案”这一理念后，档案学界开始对以前瞻性的眼光对智慧档案馆建设进行先行探索和关注，2014年3月11日，国家档案局技术部和浙江省档案局在杭州联合召开“智慧档案建设”研讨会对这一新命题进行前瞻构想和深入研讨。基于大数据时代，实现档案信息资源整合与共享上，智慧档案室建设将突出以下几方面内容。

1.找准智慧档案室新定位——以资源整合、业务协同、信息共享为主线

智慧档案室（smart archives）是以物联网为技术基础，实现智慧化的档案服务和管理，继数字档案室之后的更高阶段。基于大数据大档案环境，档案工作者不断创新档案管理模式和档案服务模式，加强协同创新，发挥档案的智力引擎作用，以实现区域间档案异构数据信息资源的整合与共享，根据档案用户需求，做好定性的专题档案材料编研和提供个性化档案信息资源服务，实现由档案保管者向大数据首席档案信息分析官转变。因此大数据时代，智慧档案馆建设要以资源整合、业务协同、信息共享为主线，不能只停留在云计算、物联网等技术领域的关注，要对资源领域和服务利用领域加以深入探索[6]，加强档案信息资源体系建设的同时，要着力倾向智慧与感知融合，使得智慧档案室建设凌驾于数字档案室建设之上，以档案利用者为本，全面分析利用需求，达到互动协同，跨越传统实体档案馆和数字档案馆形态，档案信息资源不再是以0和1字符形式存在档案异构数据库中，而是通过先进技术和全媒体技术将档案异构数据库信息资源生动融合并实现馆际间基础设施共享，技术有效集成，档案工作者与利用者之间互动服务得以提升[7]。

2.明晰智慧档案室新内涵——基于全面感知的档案一站式智慧服务

大数据时代，档案部门要树立大数据、大档案思维，运用物联网、云计算等现有技术对海量档案资源进行有效智能化管理，将智慧档案建设融入智慧城市建设浪潮中，整合档案异构数据库信息资源，跨越档案“数字鸿沟”，建立档案信息资源互联互通，形成跨系统应用集成、跨部门信息共享，达到有效挖掘整合利用海量异构的各类档案数据，对档案信息资源共享服务进行集成，积极主动提供档案利用者多层次、多方位、多渠道、一站式档案智慧服务，实现跨馆际档案信息资源服务共享整合新形态。因此，智慧档案馆的新内涵是基于全面感知的一站式智慧服务[8]，要实现由数字档案馆向智慧档案馆跨越发展，就要实现知识服务向智慧服务转变，从而实现档案管理、检索的多层次、全方位便捷服务，充分满足档案利用者的需求。

3.落实智慧档案室新举措——树立“数据为王”和加强标准规范体系建设

首先智慧档案室建设要强调“内容为王”“数据为王”，倡导大档案、大服务观念，以知识服务为理念，以数字资源为主体，对多元异构的档案数据资源进行整合与集成，构建馆藏资源平台，实现数字化向智慧化转变，对档案数据进行深入整合分析、挖掘和开发利用，加强档案数据资源体系建设[9]。其次，要建立基于大数据智慧档案室建设的数字资源长期保存有效的标准规范体系。在大数据环境下，档案数字资源及其所依赖的网络技术和存储媒体介质更新换代非常迅猛，各种数字编码程序、档案多媒体技术及软硬件不断发生变化，为实现大数据时代下庞大档案异构数据库资源之间的互联互通，保障智慧档案室建设顺利有效开展，要加强顶层设计和统筹规划，建立基于数字资源生命周期的标准规范体系[10]，对档案数字资源从数字资源创建、保护、访问、迁移、归档和最后处置阶段建立明确可执行的标准规范体系，将这一生命周期标准规范体系贯穿于智慧档案室数字资源存储层、管理层、服务层的管理，对数字资源进行主动前瞻性管理，建立起一个从档案资源的创建生成、获取存储、分析迁移、组织管理、服务到保护的每一个环节的数据标准规范体系来延长数字资源的生命周期[11]。

4.实现智慧档案室新跨越——构筑智慧档案室创新管理模式

构筑“大数据观”智慧档案室创新档案管理新模式，即构建获取数据——云计算——智慧化服务的三位一体的新模式[12]，实现档案服务平台由知识服务向智慧服务转变，构架起智慧档案室云平台，以“智网、智库、智控”三大模块为支撑的档案异构数据库信息资源共享平台智慧服务体系，即实现组织、资源、服务的融合。首先以提升档案系统内档案资源整合为出发点，实现档案数据库基础设施的互联、融合和共享，建设档案信息资源智慧空间，建立档案物理管理平台，实现组织的融合；其次构建面向智慧服务的档案信息资源，对档案信息资源进行逻辑管理，实现资源的融合；再次以智能管理助推智慧服务，采用智慧化管理模式，对档案服务思维的挑战与重塑，实现服务的融合，开启智慧档案室全媒体服务模式，借力新兴媒体技术，将各形态中档案资源相互整合，实现基于全面感知的一站式服务和基于信息移动的主动推荐服务，服务效果更直接化、动态化、立体化、生动化，颠覆传统档案利用视觉效果[13]。

[1]谢慧婷.黄山市各档案局馆签订档案信息区域共享服务公约[OL].(2016-11-16).[2017-03-07].

[2]杭州市城建档案馆.杭州市城建档案馆通过国家示范数字档案馆测试 [OL].(2017-03-02).[2017-03-05].

[3]江苏省档案局.江苏省电子档案中心建设与实践.数字档案馆建设工作研讨会论文集.数字档案馆建设工作研讨会.青岛，2009年7月，国家档案局技术部.

[4]四川省档案局.四川省档案局2项科技成果转化项目顺利通过验收 [OL].(2017-02-09).[2017-03-02].

[5]青岛市档案局.青岛市人民政府.青岛市智慧档案馆投入试运行 [OL].(2017-03-01).[2017-03-05].

[6]鲁冰莹.聚焦：“智慧档案”建设的前瞻构想.浙江档案.2014(03):14-17.

[7]李明源.基于智慧城市的智慧档案馆研究的意义与方法[J].办公自动化，2015(6)总第305期:54-58.

[8].陈静，韩海涛，田伟.大数据时代智慧档案馆构建探析[J].北京档案，2015(1):25-27.

[9]沈东辉，张震，李小瑶.大数据与智慧城建档案馆建设[J].湖北档案，2015(3）:16-17.

[10]肖媛.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].档案工作，2016(1):132.

[11]王涛.数字资源生命周期测度和管理研究[D].郑州:郑州大学，2009.

[12]李晶伟，陈智兵.从微观角度探讨智慧档案馆三大平台建设——智慧城市环境下档案馆发展新模式[J].兰台世界，2015(9):30-31.

[13]薛洁.基于用户需求的智慧档案馆服务新探[J].兰台世界，2016(22):73-74.

作者单位：中国科学院福建物质结构研究所