企事业单位办公自动化文件收发管理研究

唐振新

（南通市通州区人大常委会办公室）

摘要： 随着我国社会的进步和科技的发展，我国的各行各业都进入了办公自动化的时代，这应当说是一种大势所趋。文书档案作为记录我国各类社会组织也企事业单位的政治、经济、研发等等不同领域的重要参考资料对于我国而言是具有极为重要意义的一项工作。在办公自动化的潮流下文书档案工作也紧跟时代潮流进入了办公自动化时代，但是文书档案管理工作进行自动化应用中还是存在着一些问题亟待解决，只有将这些问题解决才可以使得文书档案的办公自动化真正的成为文书档案管理的最佳助力。

关键词：企事业单位；办公自动化；文件；收发管理

1、前言

随着我国互联网的快速发展，使得我国的电子化进程不断加速，使得我国大部分行业都进入了自动化办公的时代。文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。这些资料对于领导作出相关决策有着重要的参考作用，因此其向电子化与自动化的转变对于我国而言是具有重要意义的。简单来说文书档案管理的办公自动化就是将原本的纸质文书档案转换为电子格式的档案利用计算机对这些档案进行相关的建立、分类、利用及归档工作。下面我们就来谈一谈关于文书档案管理的办公自动化应用。

2、办公自动化概述

计算机办公自动化主要就是指把先进的计算机技术与通讯技术等一些科学技术应用到事业单位与企业的日常办公系统之中，充分的融合信息技术与办公活动，这样就能够在现代化的办公活动之中真正的实现自动化与网络化，实现办公室设备的现代化，有效的提高对办公管理的直观性与科学性，提高单位办公活动的效率，提高办公管理的透明度，同时也能够增强单位与企业的团结性与一致性，节约人力、物力成本，不断的规范现代化办公行为。

3、文书档案管理办公自动化的优势

3.1 文书档案管理办公自动化节省了人工资源

传统的文书档案管理工作对于人工资源的要求是较高的，其无论是建档收集过程还是其分类与利用和归档都需要有专人进行管理，如果文书档案管理的单位较大那么其一天所需要整理归纳的文书档案数量是非常大的，其需要很多工作人员同时进行工作才能够保证文书档案管理工作的正常进行。但如今文书档案管理实现了办公自动化之后对于人工资源就有了极大的节省，计算机的应用可以使得文书档案管理工作的各个环节都变得更有效率，计算机可以辅助管理人员对档案进行自动分类，并且还可以利用专业软件避免了档案信息重复，且在文书档案需要利用时也仅仅需要利用计算机将电子文件形式的文书档案复制一份然后直接传输给档案的需求者，省却了提档和归档的繁琐程序。当然这种形式的文书档案利用只能是一般的不具保密性质的文书档案。

3.2 文书档案管理办公自动化实现了资源共享

在以往文书档案虽然具有这较为重要的作用，但是由于共享的手段有限，文书档案的需求者只能去文书档案管理部门进行申请然后调取相关的档案，期间费时费力。而如今有了互联网和电子文件格式的文书档案则将这样的问题彻底解决，一些不具保密性质的文书档案可以直接被文书档案管理人员储存在共享电子文件库当中，需要这些文书档案的人可以在任何时间直接进入档案库调取相关的文书档案，这使得文书档案的利用方面更加方便，且在真正意义上实现了档案资源的共享。

3.3 文书档案管理办公自动化便于档案的保存

文书档案管理的办公自动化，使得大量的原本纸质的档案变为了电子档案。这就大量节省了文书档案管理信息保管所需要的空间，过去纸质的文书档案管理信息的保存需要较大的存放空间，需要将不同的文书档案管理信息放置在不同的书架或档案柜当中。电子化的文书档案管理信息则只需要将文书档案管理信息存储到光盘、硬盘等各类数据载体当中，需要的存放空间极小。降低了文书档案管理信息的保管难度，由于纸质文书档案管理信息的特性对于文书档案的保管环境有着很高的要求，为了防止文书档案变黄或虫蛀需要保管人员定期进行通风或晾晒工作。电子化的文书档案管理信息对保管环境的要求则更为宽松，从而使保管工作更加轻松。

4、办公自动化下文件收发管理

4.1.收发文管理模块概述

对于只有普通权限的用户，他在收发文模块中没有对发文进行审批的权限，而对于管理员身份进入的用户，他们却具有能对所在部门的发文进行审批管理的权限。从新建发文到对发文进行审批的这个过程，应用到了工作流的思想。所谓的工作流就是对一组人员为完成某一项业务所进行的工作转交（交互）过程的程序化描述。几乎所有的业务过程都可以用工作流形式来表示，比方如办公自动化应用系统的核心应用-公文审批流转的处理、会议的管理等。对于每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草者）来发起流程，经过本部门以及其他部门进行相应的必要的程序处理（如签署、会签），最终到达流程的目标（如发出文件、归档入库）。工作流程之间是可以相互连接、交叉或者循環进行的，因而有时会出现一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点。

4.2.收发文管理及其流程设计

在本系统中用户可通过建立发文子模块新建一篇发文，且可选择发文是否需要审批，对于不需要审批的发文直接发送给邮件的接收者，而对于需要审批的发文，则邮件被转发给该用户所在部门的领导邮箱中，部门领导可通过收发文管理模块下的批文子模块对该用户的发文实施审批工作，同时系统以管理员身份给发件人发送一封邮件已被驳回的通知邮件。用户在收发文管理模块下可分别查看收件箱、发件箱、待批文件及它们的详细信息。用户通过点击左侧功能菜单下的收发文管理模块，或通过点击收件箱列表上方的[新建发文]按钮，可链接到新建发文的页面，新建的发文被自动转存到该用户的发件箱列表中。如果用户拥有系统设定的管理员权限，则在收发文管理模块下待批文件处理子模块为可视，用户可对该子模块下的待批文件进行处理；如果用户仅具有普通用户的权限，则该子模块在左侧的功能菜单下为不可视，这样就实现了对不同用户的权限分配。

4.3.浏览收发文模块的设计与开发

在该子模块中包含了一些下列功能：浏览收件箱，以列表形式显示登录用户收到的发文；浏览发件箱，以列表形式显示登录用户发送的文件。在收发文管理模块下的待批文件模块的实现与浏览收文模块的设计比较相近，任何登录用户都可以在收文模块中查看到相应的内容，而对于待批文件模块只对应于拥有一定的审批权限的管理用户开放，且只能查看本部门员工发送的发文请求。本系统所实现的收件箱是通过查询数据表中发文的接收人为当前登录的用户名来实现的。在收件箱，发件箱还有待批文件中可供查看该发文的详细内容。浏览收文子模块的逻辑流程。

4.4.批文审批模块的设计与开发

以管理员身份进入的用户，可以在收发文管理模块下打开待批文件列表，该列表问本部门用户的新建发文请求，对于一般的公务性邮件，用户可以不必经过审批而直接发送给邮件的接收者，而对于比较重要的公务邮件，则需要经过本部门领导审批后才可发送，有必要的对于有些更加重要的公务邮件还需经过更高一层的领导审批后才能进行发送，这是因为其设计原理差不多，在本系统中就只考虑部门领导为最终的审批者。

5、结束语

通过对企事业单位办公自动化文件收发管理的研究分析，我们可以发现，该项工作的顺利进行，有赖于对其多项影响环节与要素的充分掌控，有关人员应该从其客观实际出发，研究制定最为符合实际的应用实施策略。

参考文献：

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