无纸化会议系统的选型与应用

冯冬

（中国葛洲坝集团房地产开发有限公司 北京 100020）

一、背景

随着信息科学技术的不断发展与进步和“低碳、环保”呼声的愈渐强烈，为适应信息化时代高速发展的进程，会议模式已经开始由“传统纸质会议”向“智能无纸化会议”进行演变。

常规会议关于资料管理，涉及到资料来源、资料管理、资料打印、资料装订、核实人员、资料分发等多个程序，既繁琐，又浪费人力、物力和财力。

应急机制较差，如会议人数增加、会议文件的更新等，会议管理者需现场修改、打印、重新装订资料。

召开保密级别的会议，涉及会议资料可接触人员的选定、资料流传过程中的保密、资料回收、资料销毁等等，内部会议资料的泄露风险更为严重。

在充分综合的考虑与分析了传统会议和液晶显示器弊端后，结合公司实际需求并设计符合本次会议室现有情况，选定了也是当前阶段最先进、最适宜、最智能的席媒无纸化多媒体会议系统。

席媒无纸化会议系统要求该系统能够规范会议流程，电子化会议资料，明确用户职能和授权，检索查询和信息共享便捷，方便管理层及时掌握会议信息和决策。并要求管理端拥有丰富的管理与设置功能，包括席位管理、考勤管理与资料管理；背景与系统设置；视频跟踪拍摄；资料查阅；会议议程公示；会议投票；分组讨论；便捷的信息传送；灵活的会议录制；会议存档和会议服务等功能。

其中，智能会议资料管理方面的建设要求能实现无纸化会议、无纸化案件讨论，提高自动化办公与协同办公效率，避免人力、物力资源的浪费，降低行政办公费用的开销。

二、系统设备选型原则

选用国内知名器材，以及有雄厚实力和绝对优秀技术支持能力的厂家，以保证设计指标的实现和系统工作的可靠性。

基本上选用同类产品中技术最成熟、性能先进、使用可靠的产品型号，以保证器材和系统的先进性、成熟性。建立系统开放式的架构，以标准化和模块化为设计要求，既便于系统的管理和维护使用，又可保持系统较长时间的先进性。

三、硬件设备

3.1 硬件设备总体构成

席媒无纸化多媒体会议系统硬件设备总体由九个部分构成，分别为升降一体机（包括触摸显示屏与升降器）、全数字会议系统主机、会议服务管理服务器、高清流媒体服务器、有线会讨主机、音频设备、摄像设备、发言设备、投影设备。

3.1.1概述

16.5寸多点触控电容型超薄液晶升降屏一体机为席媒无纸化多媒体会议系统的一个主要组成部分，也是用户直接接触的部分。该一体机由升降器和多点触控电容型超薄液晶显示屏两部分组成，主要负责无纸化多媒体会议系统的显示、交互与显示器的升降。在会议召开时，一体机将通过上升的方式展现于会议桌面以上，方便参会者观看和浏览会议资料，并通过触摸操作参与会议讨论与交流。

3.1.2特点：

席媒产品液晶显示器外壳部分采用航空铝材CNC切削工艺一次成型，铝一体成型保证了产品的散热、牢固度、稳定性都具有极高的水准。

铝合金外框彰显高端，大气，颜色可根据甲方需求定制，可内嵌博世发言系统，保持桌面整洁，使用灵活，稳定性好，抗震性能好。

升降器自动开合铝面板，银色或黑色，超薄设计，外形美观大方，角度自动调节，支持任意分组控制升降。

安装方式：升降器安装方式由下向上落地式安装， 会议桌不承受升降器重力，自带支脚不影响桌板平整度，整体安装牢固稳定。

集成话筒：升降器面板上向左延长一部分，定制bosch发言按钮和麦秆接口连接件，麦秆可直接插入到面板上，麦秆接口连接件跟双代表机接口器连接即可。

四、 应用情况

4.1实施内容

会议室主要设计有三大部分组成： 无纸化会议系统、7寸双面液晶桌牌系统、信息发布系统。

4.2设计原理

4.2.1 无纸化会议系统

席媒无纸化会议系统采用嵌入式开发，基于Arm/x86架构，采用windows7操作系统.后台系统集中操作，方便会场布局管理，服务信息快捷显示。对外液晶屏可真彩显示会议内容，如参会者名字、职务、所属单位、会议名称、会徽LOGO等。支持定制化开发，采用全面数据文件安全策略、加解密技术与强制访问控制有机结合，有效杜绝机密信息泄漏和窃取事件。

4.2.2 桌牌系统

席媒桌牌系统采用B/S网络结构，所有的媒体内容可结合无纸化服务器分发并储存在播放终端存储設备上，并且从存储设备上运行，在节约带宽资源的同时，达到最稳定及最高品质的显示质量和效果；系统采用BS+CS构架，利用超强的开发工具和底层网络通信技术，保障了系统的稳定性，同时也具有极高的效率和扩展能力。后台集中管理，可实现批量修改终端显示内容。

4.2.3信息发布系统

席媒信息发布系统采用B/S网络结构，所有的媒体内容可结合无纸化服务器分发并储存在播放终端存储设备上，并且从存储设备上运行，在节约带宽资源的同时，达到最稳定及最高品质的显示质量和效果；播放终端采用嵌入式win7系统，具有较强的安全性；系统采用BS+CS构架，利用超强的开发工具和底层网络通信技术，保障了系统的稳定性，同时也具有极高的效率和扩展能力。可同步无纸化会议后台数据库内容，在屏幕上显示当前会议信息、北京时间、会场视频文件播放等。

4.2.4重点技术

后台管理：会议概况信息、参会人员、座位编排、会议流程、会议文件、会议投票和会议权限等进行设置和管理。

保密权限：如为保密会议，所有会议资料不允许保存、下载，会议结束后，所有资料自动删除。

会议签到：实现所有参会人员电子签到，自动记录、统计会议出席情况，签到同时自动下载会议文件。

参会人员：显示参会人员信息列表、签到时间、座位号及显示座位示意图。

同步现场：实现发言人与每位参会人员的桌面同步共享。同步时，支持手写批注、圈划。

会议文件：本次会议文件的列表、分类，供参会者查阅、讨论。支持修改文件上传、分发。

座位编排：会务人员在后台对参会人员的座位进行编排、调整，具有会议室示意图编辑功能。参会人员在会中可以浏览座位。

文件权限设置：对参会人员浏览文件的权限进行设置，哪一级别的人可以浏览哪些文件。

会议公告：会议主持人或会议秘书向所有参会人员发送的通知、注意事项等信息，会议公告以滚动字幕形式循环显示使用说明。

4.3 应用前景及优点

实用性和先进性

采用先进成熟的技术，满足举行各类型会议和活动的使用要求，并兼顾其它相关的管理要求，使系统在相当一段时期内保持技术的先进性，并能适应未来发展的需要。

安全可靠性

保证系统安全稳定运行，音频系统设备必须具有高可靠性，避免发生故障。在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，采用相关的中央控制系统技术提供较强的管理机制、控制手段、故障监控等技术措施，以提高整个系统的安全可靠性。

互连性

具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统互连互通的特性，确保系统作用可以充分发挥。

经济性

完成后的系统应以较少的人员投入来维持运转，提供系统的高效能与高效益。