高校财务档案信息化管理系统设计与实现分析

莫振琳

摘要：近些年来随着高校建设规模的不断扩大，高校财务管理工作成为学校管理的重点，其中财务档案管理工作由于工作量巨大而影响到财务管理的全局。现代信息技术的发展和普及为高校财务档案管理工作提供了极大的便利。本文从高校财务档案管理的特点出发，设计一套可以快速查询和管理的电子档案和纸质档案的财务档案管理系统，为提高财务管理水平、确保财务管理安全提供支持。

关键词：高校财务管理；财务档案管理；信息系统；电子档案

中图分类号：F230 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）009-0-01

一、高校财务档案管理信息化系统开发方法及技术

1.软件工程开发模型

针对高校财务档案信息化管理而言，从高校财务档案工作的繁杂程度以及信息化系统的特征视角出发，采用基于C/S架构的思想，在C#.NET设计环境中中，运用SQL Server数据库知识进行高校财务档案信息化管理系统设计。从信息化管理系统的开发流程来看，常见的软件工程开发模型有传统瀑布模型、改进的螺旋模型、面向对象的喷泉模型、形式化方法模型等。结合高校财务档案管理的实际情况对各种模型进行详细的分析可知，形式化方法模型能够有效的克服很多问题，实现了可以产生无缺陷软件的承诺。

2.结构化设计方法

高校财务档案管理信息化系统应具备独立性特征，而且应有多个单一功能的模块组成，因此在高校财务档案信息化管理系统的设计中采用结构化设计方法，结构化设计的步骤为：评审和细化数据流程图→确定数据流程图的类型→将数据流程图映射到软件模块结构并设计上层→逐步分解高层模块并设计中下层→模块结果优化→描述模块接口。结构化方法中常用的设计图包括业务流程图、数据流图、数据字典、HIPO图等。

二、系统需求分析

1.系统设计目标与需求

对于高校财务档案管理信息化系统而言，系统需求分析是整个系统设计的开始，而系统设计的目标则为系统设计指明了方向。针对高校财务档案管理业务流程的详细信息分析可知，信息化管理系统应实现用户管理、财务档案管理两类功能，其中用户管理应包含用户的增删、权限与密码管理等；财务档案管理则包含档案录入、修改、查看、打印、删除、统计等功能。此外，高校财务档案信息化管理系统的设计必须要保证安全性和保密性，并且还要针对不同类型的用户设定不同的管理功能。

2.系统功能需求

功能是刻画系统行为、特别是系统与环境关系的重要概念，因此在设计高校财务档案管理信息化系统时，必须进行客户需求分析，根据客户的实际需求设计系统功能。从高校财务档案管理活动来看，信息化系统要涉及扫描员、档案管理员、主管领导、系统管理员、档案查询人员、纸质档案管理员等人员角色，针对这些角色的实际需求，信息化系统应实现以下功能，即电子档案建档、电子档案变更、电子档案查询管理、档案统计、系统管理、纸质档案管理等功能。

3.非功能需求

系统的非功能需求包含性能需求和安全需求两个方面。性能需求方面需实现系统的可维护性、易操作性、可扩展行和开放性，尤其是可扩展性，在信息技术快速发展的今天，必须保证系统的可扩展性来确保系统的软硬件不过时。对于安全需求而言，需要满足容错性、系统的外在环境安全性、系统每部安全性、系统运行安全性等需求。

三、信息化系统设计分析

1.系统总体设计

从高校财务档案管理信息化系统的实际需求分析来看，系统设计需遵循以下主要原则，即实用性和效益原则、安全性原则、灵活性和扩展性原则、信息查询的高效性和设备管理的有效性原则。系统设计的总体结构分为三层，第一层为财务档案管理系统，第二层包含系统管理模块、实物管理模块和电子档案管理模块，第三层是从第二层的基础上进行更细化的设计。系统管理模块包含系统参数设置、用户管理、权限管理、数据备份与恢复；实物管理模块包含纸质档案入库管理、纸质档案出库管理、纸质档案借阅管理、纸质档案归档归还管理；电子档案管理模块包含扫描录入、电子档案归档、电子档案变更、电子档案查询、电子档案综合统计。

2.系统功能模块设计

财务档案管理系统分为三个功能模块，及系统管理模块、实物管理模块和电子档案模块。系统管理模块的用户管理功能中，可以实现新增和修改用户信息，可以实现用户角色设置。权限管理功能中对存在的权限进行分类、配置权限之间的关系。在用户管理中，设置一名系统管理员，可实现对其他用户的管理，包括创建、修改密码、删除、赋予角色等。针对纸质档案，需要对档案进行统一的ID号编制，并来将该ID编号录入系统，以便查找、借阅等。电子档案应具备档案建立、编辑、增加、修改、删除、查询以及管理等功能。电子档案的录入包含纸质档案的扫描、编制等，还包含新建电子档案的录入。

3.数据库设计

在高校财务档案管理信息化系统的数据库设计中，系统E-R图可分为7个实体，即纸质档案、电子档案、管理员、档案借阅、档案归还、档案变更、普通用户。主要数据表则包含普通用户表users、管理员表admin、电子档案信息表DigitalArchives、纸质档案信息表PaperArchives、紙质档案借阅信息表PaperBorrowing、纸质档案归还信息表PaperReturn、电子档案删除信息表DifitalDelete。在纸质档案管理的数据库表中，要包括编号、档案室和档案柜号、凭证批次、业务ID、借阅者及借阅时间、归还时间等信息。

参考文献：

[1]陈娟娟.高校财务档案信息化管理研究[J].行政事业资产与财务，2015（6）.

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