高校学籍档案利用情况的总结与思考

林琳

摘 要：高校学籍档案是学生在学校综合情况的原始记录，具有凭证作用和参考作用。本文分析了高校学籍档案利用的基本情况，包括利用者类型、利用目的和利用时间上的规律，总结了在学籍档案利用过程中需要注意的问题。

关键词：学籍档案；利用；总结；思考

一、学籍档案利用概述

学籍档案是学生在学校综合情况的原始记录，涵盖了学生从入学到毕业的全部信息，具有凭证作用和参考作用，关系到学生的切身利益，学籍档案的利用在求职、升学等方面具有不可替代的作用。高校学籍档案利用是高校档案管理的重要组成部分，在工作中需要不断总结经验教训，勤于思考，逐步提高高校学籍档案的管理水平和质量。

二、学籍档案利用情况

对学籍档案利用情况的统计和分析，有助于提高管理水平，完善管理质量。本文将从利用者类型、利用目的、利用时间三个方面对高校学籍档案利用情况进行分析：

第一、利用者类型。利用者类型主要有以下五类：第一类是在读学生，新生录取名册是在读学生利用的主要学籍档案，利用率高。第二类是已毕业的学生，已毕业的学生利用学籍档案类型多，主要有新生录取名册、毕业成绩单、毕业生登记表等。第三类是本校教职工查阅本部门已归档的学籍材料，用于工作查考。第四类是第三方认证机构。第五类是用人单位，用人单位通过查阅应聘人员的学籍档案，为聘用与否提供参考。

第二、利用目的。利用目的主要有以下五种：1、“报名”，指报名参加各类考试和比赛，包括以下内容：一、学业方面，报名参加专升本考试、考研、考博、出国留学、报考军校等；二、求职方面，报考公务员、海警、事业单位等招聘考试；三、技能方面，报考专业技能证书考试等；四、综合素质方面，报名参加各类体育比赛等。2、“审查”，指招聘单位对即将录用人员的身份审核，比如公务员和海警考试通过之后，录用单位在政审时要进行身份审查，同时部分企业在录用签协议和报到时也需要进行身份审查。3、“认证”，指为第三方学位认证机构进行学历学位和成绩认证。 4、“补充”，指已毕业的学生补充个人档案材料。5、“查考”，指校内教职工查阅本部门归档的学籍档案，进行工作查考。

第三、利用时间。学籍档案利用的高峰时段在4-5月和10-12月，利用的高峰时段与高校的运行周期相一致。这两个时期新生录取名册利用量大，主要用于在读学生报名参加考试、体育比赛、求职录用等。

三、学籍档案利用工作中需要注意的问题

第一、树立牢固的安全意识，维护档案完整。《档案法》第5条规定，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。实际工作中要严格履行借阅手续，保证查档人的身份安全。学籍档案在大量利用时，要注意控制利用顺序，避免造成混乱。利用完毕要仔细核查档案的完整性。在学籍档案利用的各个环节中，时刻把档案的安全性摆在首位。

第二、制作专门的检索工具，提高工作效率。在学籍档案中，新生录取名册利用率最高。在查阅的过程当中出现的问题是无法查到学生的具体位置，要从该年录取入学的所有学生中找到某个学生的信息如大海捞针，工作效率低下，同时反复翻阅档案，不利于档案的保护。

这个问题在本省生源的新生录取名册查阅中尤为突出，因此必须要为本省生源的新生录取名册制作更加细化的检索目录。检索目录要逐年进行制作，依次录入序号、入学年份、档号、学历层次、录取专业、页码等内容，按照招生录取的专业进行编制，对不同录取批次中同一专业所在页码进行汇总，查阅时只需要翻阅该生所在专业即可。利用细化的检索目录大大缩短了翻阅的工作量，提高了工作效率，并且減少了档案的磨损，从而起到保护档案的作用。

第三、探索异地办理的途径，方便远程查档。少量已毕业的学生人在外地，本人不能回到学校并且无法找到委托人代其办理查档。解决这个问题的办法是为查档人提供远程查档，查档人通过电话联系，说明本人情况和查档内容之后，运用QQ、邮件、传真等手段提供本人证件的复印件，证明查档人身份，通过履行查档手续确保查档人身份安全后可以予以办理。学籍档案证明材料办理完毕后，将材料邮寄给查档人。在确保查档安全的前提下，远程查档为查档人解决了燃眉之急，提供了便利。

四、结语

学籍档案记载了与利用者利益密切相关的信息和数据，随着高校毕业生逐年增多，就业形势日益严峻，高校学籍档案的需求量逐年增加。高校档案工作人员要不断学习新知识，更新工作方法，不断提高工作效率，完善高校学籍档案利用工作。

参考文献：

[1]肖秋惠.档案管理概论[M]，武汉大学出版社，2009.

[2]陈建平.高校学籍档案远程服务实践分析[J].浙江档案， 2015（10）：62.