巧用档案管理软件进行计量管理

陈美玲 冯琳

DOI：10.19392/j.cnki.16717341.201714251

摘要：计量与档案管理的关系很密切，计量和档案管理都是计量比较重要的基础性的工作，计量和档案管理在计量管理中相互补充，相互促进。在利用档案管理软件进行档案管理的过程中，要注意计量工作管理的实践性。在软件的使用过程中，可以将软件的“库存管理”功能进行延伸和引申使用，这就使得计量管理工作更加简捷，得心应手，事半功倍，十分实用。

关键词：档案管理；软件；计量管理；管理软件

随着计算机技术的广泛应用，扩大了人们对世界的认知程度。同时计算机技术也在档案管理和计量管理中广泛引用。计算机技术在档案管理部门的发展特别迅速，每个部门都引进了先进的管理技术。对于软件管理中的不足，相关部门进行了不断的完善和修正。同时在软件开发和使用的过程中要进行合理的系统评价，要合理地引进和使用档案管理。

一、档案管理软件在计量管理中的应用

（一）计量管理要建立相关数据库

数据库主要包括三个方面的内容：计量标准装置档案、配套的设备档案和设备采用档案。计量标准档案主要包括申请表、建标报告、量传图、授权证书和履历书等内容

（二）计量管理的系统构建

这种管理软件系统具有数据增加、修改、查询、打印都比较方便，增加和修改是软件管理的重要功能，可以为已经建立的数据库增加或者删除新的数据，随时对数据库进行更新。管理软件的设计要允许期间核查，要按照要求编制不同的数学模型，满足期间核查的需要，要建立相应的软件程序，将原始的数据输入微机，软件能够自动处理数据，对产出数据要统一的核查标准进行衡量，统一制定出核查标准。

（三）计量管理中数据的查询功能

在查询的设计中采用顺次逐级查询，这种管理系统主要以树状的结构形式，显示查询功能。在设计中，要逐级对相关数据进行查询，逐级查询就是对软件的查询、对硬件的查询、对供应厂商的查询、对购置合同的查询等。软件查询通过数据分项表中的计量标准装置的查询，已经确认的计量装置标准会在平台上显示出来。

同时对数据的设备内容进行提示，例如，可以显示设备说明书、设备履历表、溯源证书、供应厂商的资质、与供应商的合同等。在数据库分项表的菜单中可随意查询，客户可以选择任意的一项选项进行查询，例如，可以对申请表、授权证书、计量标准、设备使用履历书、供应厂商资质等进行查询。

二、巧用档案管理软件进行计量管理的过程

（一）档案管理系统对计量管理的登记

在档案管理系统中的库房管理系统是采用菜单树形结构。在管理系统中要对各项目的名称对应的计量管理名称及其内容进行填写。填写的主要内容包括分类号、编号计量器具，鉴定证书、授权书、计量器具标准，同时还要填写建档日期、归档日期、案卷名称、保管期限、档案类型、归还日期、使用目的等内容进行填写，各项填写完毕后，要进行保存。

（二）档案管理系统中计量管理的催收与修改

在软件的设计过程中，要设置自动催还、催检查、催送功能。计量器具等需要外送办理业务的计量器具还没有外送时，登录时会出现提醒。在1个月内联系办理外送业务的，要保證计量器具不超过周期使用。部分的修改功能主要包括外送日期、送往单位、送检人名字、取回日期、外送目的、新的注意事项等内容。

（三）档案管理系统软件的计量管理

计量器具、标准器具、证书业务办理完毕后取回，要根据编号、名称进行检索修改。对新的检定日期进行修改，并对有效期和备注进行填写。对于到期没有取回的要进行提示，同时及时进行联系取回。采用这种方法管理计量器具、标准器的送检，授权证书、标准证书等内容，要对计量器具的动向进行实施跟踪。要特别注意软件的检索功能和自催功能，使用起來才会十分便捷。要对软件的功能进一步进行衍生和扩展。要将单位的内检计量器具分门别类编号输入，采用这样的方法来进行计量档案和实物的管理，将会取得事半功倍的作用。

三、系统软件的特点

采用中文帮你对话系统进行操作，使用会更加简便。软件原理要成熟稳健，要具有一定的稳定性，可在网络中应用。对任何档案的管理，都要依据具体的实际情况进行改动，方便解决实际工作中的问题。根据不同的使用授权，客户可以在终端更改档案的数据内容。

四、档案管理软件的功能

（一）系统软件收入的档案数据量及计量管理的范围

在软件的使用过程中，要选择合适的内存进行数据处理。对于软件使用者来说，数据收录得越多得到的信息越全面。各个单位要根据自身的经济条件和本档案馆的储存量选择合适的应用软件，切记不可追求时髦高档而造成不必要的浪费。

（二）档案管理软件对计量管理各种限制

对于用户来说，软件对用户的限制越少越好。在使用的过程中，由于各种各样的原因，不可避免的存在一定的局限性。在使用的过程中，对用户有着很多的限制。例如，计算机语言的限制，对输入方式的限制，对数据库选项限制。

（三）档案管理软件在进行计量管理时的数据处理能力

数据处理能力就是单位时间的数据处理能力来决定的，数据的处理能力还关系到数据的总量。在使用的过程中对输入输出的方式和输入输出设备的性能提出了新的要求，一般来说，简单的设备、简单的操作手段、快捷的数据处理能力、复杂的数据处理系统都是数据处理的重要的依据。

五、结语

当今科学技术高速发展，计算机技术和网络技术日新月异，在计量检定单位，要明确简化工作程序，减轻劳动强度，提高工作的效率。对于计量标准档案要运用计算机技术进行迅速、准确、科学、规范的管理。在新型计量管理中要不断摸索，要更加小心谨慎。

参考文献：

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