规范现金日记账登记管理需抓好四个环节

鲁建

现金日记账是由出纳员根据现金收支原始凭证，按照经济业务发生的时间顺序，逐笔登记，反映本单位现金收入、现金支出和现金结余的序时账簿，其记载的内容力求准确、明细、精炼、整洁。但在实际工作中，有的单位不按要求填写账簿启用表；有的账簿登记不及时，“日记账”变成了“月记账”，甚至“季记账”；有的先用铅笔记账，待签字手续齐全后再用钢笔描一遍；有的隔行、隔页登记账簿；有的发现错记的业务就采用乱涂、乱刮、乱划等不规范的方法纠正……如此一来，不仅增加了财会人员的工作量，现金日记账登记不整洁、不规范，而且一旦出现账务问题，往往难以较快分清责任，所以要规范单位现金日记账的登记管理。

登记现金日记账总的要求是：分工明确、专人负责、凭证齐全、内容完整、登记及时、账款相符、数字真实、表达准确、书写工整、摘要清楚、便于查阅、不重记、不漏记、不错记、按期结账、不拖延挤压、按规定方法更正错账等。具体要注意抓好以下4个环节。

一、正确填写账簿启用表

“账簿启用表”，又称账簿启用和经管交接表、账簿启用及交接表等。其主要内容包括：单位名称、账簿名称、账簿编号、页数、会计姓名、职别、启用时间，以及会计人员变动交接时间、签章等信息。其作用是可以让查阅者尽快地了解账簿的使用状况，以及负责登记的财会人员概况等。

在同一会计年度财会人员发生变动时，要在账簿启用表的人员变动栏内注明，并由交接双方在结账后的现金余额处签字确认，原账簿继续使用，即：人换账不换 。这样，交接前后的记账责任便一清二楚。

二、正确登记现金日记账

1.上年余额结转要准确。年初建立新账时，首先要结转上年余额，结转时间为****年1月1日，结转余额的数额、方向要准确无误。

2.业务登记要及时。按照财务管理制度“日清月结”的规定，出纳员对发生的经济业务应该当天入账。这样，现金日记账的记账时间，也就是本单位现金收、支业务的发生时间。如果出现原始单据的开具时间与现金收支时间不一致的情况，应该依据现金收支的时间登记《现金日记账》。同时，可在摘要栏内注明原始单据的开具时间。

例如：某单位2016年7月5日，干部王某找会计报销2016年3月12日去市参加业务培训学习费用共计520元（发票上经手人、审批人签字齐全，之前一直未结算）。该笔业务的记账时间应为“2016年7月5日”，“摘要”栏内可注明“付王某3月12日培训费”，金额520元。

另外，现金日记账登记的依据是“三字”（经办人签字、财务负责人或分管领導签字、单位主要领导签字）齐全的原始单据。

3.账簿登记要规范。（1）登记《现金日记账》应使用蓝黑色钢笔或碳素笔，不能用圆珠笔，更不能用铅笔；年、月、日、凭证编号、摘要、金额等有关项目应登记齐全，字迹工整清晰。在登记书写时，不要滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪体字；摘要文字紧靠左线，应以能够清楚地表达业务内容为度，便于事后查对，现金日记账应逐笔分行记录，不得将收款凭证和付款凭证合并登记，也不得将收款付款相抵后以差额登记；同一月份内的业务，从第二笔开始，月份可以省略，但日期不能省略。（2）书写数字字体大小适中，数字要写在金额栏内，不得越格错位参差不齐，紧靠下线书写，并要按规定留好更正空间（登记的数字不能超过账簿行间距的二分之一）；记录金额时，如没有角分的整数，应分别在角分栏内写“0”，不得省略不写或以“-”号代替；阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使会计账簿记录整齐清晰。为防止字迹模糊，墨迹未干时不要翻动账页。（3）现金日记账采用订本式账簿，其账页不得以任何理由撕去，作废的帐页也必须留在账簿中。在一个会计年度内，现金日记账的账簿尚未用完时，不得以任何借口更换账簿或重抄账页。账簿登记必须逐行、逐页使用，不能跳行或隔页登记账簿，如不慎发生跳行、隔页时，应在空行中间划红线，空页中间打红叉加以注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员在空行、空页中间盖章以示负责。（4）账簿单页或年度记完后，必须按规定转页或转账。为便于计算了解现金记账中连续记录的累计数额，并使前后账页的合计数据相互衔接，现金日记账的每页登记完毕结转下页时，应结出本页发生额合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行的有关栏内，并在摘要栏内用红色字迹注明“过此页”和“承前页”字样。每月结账时，要结出本月发生额和累计余额，在摘要栏内红色字迹上下两栏内注明“本月合计”“累计”字样，并在下面通栏划单红线。年度终了时，现金日记账有余额，要将余额结转下年，并在摘要栏红色字迹注明“结转下年”字样；在下一年度新建账簿首页首行余额栏内填写上年结转余额，并在摘要栏内红色字迹注明“上年结转”字样。

三、要按规定修改错记的业务

对于写错的数码或文字，不得随意涂改、刮擦、挖补、撕毁账页或使用化学药物清除字迹等改动账簿，也不准另建账簿重新抄写，而应该根据错记业务的具体情况，按规定采用相应的方法进行更正。

1.划线更正法，又叫直接改正法或红线更正法。结账前发现账簿记录中的文字或数字有错，可采取用红线划去错误的文字或数字，然后在划线的上方用蓝字填写正确的文字或数字的方法（注意：仅有个别数码错误时，也要将整个数字全部划去，然后在上方写上正确的数码，并加盖会计人员私章）。

2.红字冲销法——又叫红字更正法。单位会计结账后，发现某笔业务不符合相关规定，在本月应撤出整改的收支单据，应用红字金额登记入账，在摘要栏内注明“冲销*月*日*号凭证”，冲销原记录。

3.补充登记法。发现所记金额小于应记金额时，采用补充登记法进行更正。

四、年终《现金日记账》要归档保存

现金日记账是会计档案的重要组成部分。出纳员月度与年终结账后均应与会计对账，核对无误相互签证确认，并于年度建立新账后，将上一年度现金日记账交给单位会计，与其他会计财务档案一并归档妥善保存！