剖析优化企业办公室管理的途径

张旭东

摘 要：社会主义市场经济的繁荣发展，使得作为市场主体的企业所发挥的作用越来越重要。企业作为市场经济的重要参与者，在新的形势下，要实现自身的综合竞争实力提高，就需要把握市场发展的动向，结合自身的实际状况，加强内部建设和管理。办公室作为企业内部的综合性管理服务部门，是构成企业整体结构的重要部分，它的管理工作质量在很大程度上影响着企业总体的经营状况，本文主要分析了企业办公室管理工作的具体优化措施。

关键词：企业；办公室；管理工作；措施

在企业管理工作中，办公室管理工作主要讲的是在企业内部管理中，办公室工作人员协同决策层和管理层，有效处理办公室事务的反馈活动、执行、控制以及其他相关行政性事务。在当前社会经济发展态势下，企业办公室管理工作的重要性不断凸显，对于企业管理来说，要确保自身经营质量的良好，提高管理水平，就需要重点强化办公室管理工作的重要性，依据办公室管理工作的自身特点，采取有效措施实现其进一步的创新和完善。

一、企业办公室管理工作的重要性分析

1.实现对企业各个部门之间的业务协调

企业的办公室管理工作是从企业的整体管理角度出发的，对于某些重要问题可以进行生层次的研究和分析。办公室作为企业内部的重要部门，可以在把握企业不同发展动态的基础上，为决策层的决策制定提供重要的参考作用，从而确保决策者可以进行全方位、多角度的分析，使各项决策更为合理。企业在制定某一阶段的规划目标时，办公室管理可以从全局角度出发，在满足企业领导层管理要求和不同部门的职能基础上来科学安排各项工作，保证企业各个部门之间在工作开展上可以相互合作，有机协调[1]。

2.明确分工，细化岗位责任

企业作为市场主体，在实际运行管理过程中会涉及到诸多方面，需要各个岗位之间有密切的配合，是需要多个岗位进行合作完成的，基于此，对于办公室管理工作来说，在进行实际工作的开展过程中就要严格细化各个岗位的职位分工，强化岗位责任制。此外，办公室管理工作还可以对不同岗位工作的权责进行合理的划分，确保不同的职位以及工作人员都可以做到尽守尽职，做好本分工作，进而使企业的生产效率提高，提高经济效益。

3.提高企业管理的信息化水平

科学技术的快速发展为企业的各项管理工作注入了新的动力，尤其是计算机技术和网络信息化技术的普及，使得企业办公室管理工作效率得到了大大提升。在信息化管理模式下，企业的办公室管理工作可以实现资源共享，促进办公效率的提升，进而为企业建立一个高效率、高质量以及高智能的办公体系，这样的话就可以更好的为决策层决策提供参考作用，同时也可以简化工作人员的工作量，实现对企业内部管理工作的进一步完善，这对于企业的市场竞争力提高也是十分有利的。

二、企业办公室管理工作的优化措施

1.提高企业办公室管理人员的业务素质水平

上述提到企业的办公室管理工作对于企业的总体经营发展来说是具有重要作用的，那么要做好办公室管理工作，就需要重视对办公室人员的教育和培训工作，因为办公室管理工作的主体是办公人员。对于企业来说，要尽可能的采用企业的有利条件来开展多样化的培训活动，鼓励办公人员积极参与其中，不断完善自身素质，例如上岗前的培训工作、各种技术等级的考证等等，促使办公人员的业务素质得到提高，可以对办公工作所涉及到各个方面有正确的处理，并且对企业可能面临的风险有正确分析。

2.进一步优化人力资源配置

在当前大多数企业办公室管理工作中，由于受到传统的计划经济机制的影响，导致工作开展在市场竞争中面临着被动的地位，实际所发挥的作用并不明显，基于此，就需要企业管理者改变企业管理的理念，树立新形势下的求真务实管理风尚，对办公室工作人员进行合理的安排和管理，实现办公室管理工作与企业实际生产活动相协调，达到精益求精的效果，同时还要对办公室员工的结构构成进行优化和改进，使之更贴近于现实的管理实际，而办公室管理工作人员也要进一步提高档案开发的意识，对于现行产业政策和决策动向有认真的把握和分析，使之具备实时的动态信息分析能力[2]。

3.对办公室内部机构进行合理分工

办公室管理工作对于企业的领导层来说，可以说是充当着一个辅助决策的作用，同时还可以起到连接上下级之间的作用，因此，从这方面来讲它就必须要具备有咨询、信息、服务等的多样化职能。那么要促进办公室管理工作的科学性，就需要对其内部结构进行合理的配置优化，把具体的责任落实到个人，细化工作分工，这样就可以大大降低管理工作中各种问题的发生机率，此外，在进行工作岗位的具体分配以及工作人员职责安排时，需要按照企业发展的实际状况，坚持最大程度的利用现有资源，实现对资源的高效率利用。

4.正确处理各个部门间的关系

如果从企业运营的整体角度来讲，办公室管理工作所充当的作用就是相当于工作枢纽，在它的作用下可以对各个部门之间的关系进行正确的协调，使部门间更好的进行配合合作，减少工作问题的遗漏点。在进行部门间的工作协调时，对于办公室管理工作人员来说，就要自觉主动的完成各项工作任务，拥有坚持不懈的精神[3]，同时还要把企业管理层会议中的各项内容和决策在第一时间传递到各个部门，能够对基层员工的工作情况进行客观的反映。

综上所述，在当前社会经济的快速发展推动下，作为市场主体的企业所起到的作用越来越重要。在企业经营管理工作中，办公室管理工作是重要的组成部分，它是企业内部各个部门间实现协调配合的重要保障，使企业各项经营管理决策更为科学合理，在新形势下对于企业来说，就要结合时代发展特点，采取有效措施提高办公室管理工作的质量和效率，减少不必要的管理问题产生，进而推动企业的健康稳定发展。

参考文献：

[1]聶海荣.办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].财经界.2014，（09）：285.

[2]董南北.优化企业办公室管理的途径探索[J].科研，2015，（18）：149.

[3]朱焱.优化企业办公室管理的途径探索[J].中小企业管理与科技.2015，（13）：82.