事业单位档案管理办公自动化建设的实践思考

摘 要： 档案管理办公自动化是档案管理工作未来的发展趋势，它可以使档案管理工作变得更加卓有成效。目前我国大多数的机关、事业单位普遍应用了办公自动化系统，随着办公自动化普及的逐渐深入，就会产生大量的电子文件，对档案管理的要求也会越来越高。本文主要是针对事业单位档案管理办公自动化建设实施展开探讨，推进事业单位档案管理工作的完善和发展。

关键词：档案管理 办公自动化 事业单位

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0046-01

随着信息技术的飞速发展，办公自动化迅速应用在各行各业，大大提高了生产力、工作效率和管理水平，同时也产生了大量的纸质文件、电子文档、影像档案资料，这就给档案管理工作提出了更多、更复杂的要求。只有对各类档案资料进行更加科学、规范的管理，不断提高档案管理工作的规范化和标准化，才能更好地与办公自动化协调发展。因此，事业单位档案管理办公自动化建设既是大势所趋也是必然要求。

一、当前我国事业单位档案管理中存在的突出问题

1.档案管理模式较为落后，造成档案管理工作效率的低下

从目前我国大多数事业单位的档案管理工作现状可以看出，档案管理模式仍然较为落后，主要表现为：档案管理工作方法落后，仍然是以传统手工整理档案资料的工作方法为主，没有普及应用计算机信息设备，工作效率低下。虽然有些单位引进了较为先进的信息系统，但是应用层面肤浅，没有实现全面的信息化、数字自动化建设。档案内容资料不合理。在筛查档案内容资料过程中不够细致、深入，对于需要更新、删除的档案资料也没有及时进行修改，导致档案资料内容不完整，实际应用价值不高。

2.档案管理意识守旧，信息化程度不高

随着办公自动化程度的逐渐加深，人们也渐渐意识到档案管理工作的重要性，但是由于对档案管理工作的认识尚且不足，对档案管理没有一个明确的定位，将其仅仅视为是资料存储、查阅的地方。由于档案管理意识的守旧、落后，因此缺乏对档案工作的系统管理，档案管理工作制度严重缺失。

此外，事业单位档案管理工作的信息化程度也不高，缺少先进的网络硬件设施的支撑，计算机信息技术软件应用也不到位，档案管理工作与信息化建设之间缺少必要的适应融合。

3.档案管理人员的综合业务能力有待进一步提高

当前事业档案管理中还存在一个突出问题就是档案管理人员的综合业务能力较低。在信息化时代，档案资料的形式呈现出多样化的特点，对档案管理人员的综合业务要求也是越来越高，要求其基本多元化的业务能力，如写作能力、档案管理能力、信息应用能力、学习创新能力和应急应变能力。但通过分析目前我国事业单位档案管理工作现状就可以看出，大多数档案管理人员不具备这些综合能力，与当今时代发展需求严重脱节。

二、实现档案管理自动化建设的途径思考

1.建立健全档案管理制度，实现档案管理的现代化和自动化

健全、完善的档案管理制度是实现事业单位档案管理自动化建设的重要制度保障。完善的档案管理制度就是依据本单位实际工作情况，制定出文档资料生成、收集、整理、归类、编序、立档、保管、检索、查阅等一系列基础性的规章制度。

明确了档案管理的制度保障之后，就是要不断尝试和变革档案管理的方法和手段，努力实现档案管理的现代化和自动化。在实现这一现代化、自动化的过程中需要从以下几方面着手探索：一是采用科学的档案管理方法。文书、档案的一体化管理可以提高二者的兼容性和互补性，大大减少了档案管理工作中的漏洞；建立数据信息中心，不进可以大大延伸档案资料的覆盖面，还把档案、书籍、多媒体资料、市场舆情等各项工作贯穿起来，实现了信息的一体化管理，更方便了信息的互通与共享。二是强化组织结构，提高工作效率，充分发挥档案管理的的职能效应。

2.积极转变思维模式，加快档案管理的信息化建设步伐

档案管理的自动化建设是事业单位档案管理工作中的重要内容，也是事业单位实现办公自动化的重要组成部分，因此，各事业单位应当引起高度重视，认识到档案管理信息化、自动化建设的重要性。

首先是加强档案资料的网络防护。安装防火墙和杀毒软件，并保持时刻开启状态，防止档案资料外泄。档案资料要设置加密，重要数据要做好备份工作。在查阅一些重要档案资料时，要对查阅人员进行权限设置，防止出现越级查阅。

其次是档案管理自动化系统的开发要有档案人员的参与。档案人员是直接从事档案管理工作的，也是最熟悉档案工作流程的，只有档案人员的参与才能够设计开发出既适合本单位工作实际，又符合档案管理业务需要的自动化软件系统。

3.尽快提高档案从业人员的综合业务水平和能力

档案从业人员综合业务水平和能力的高低直接决定着事业单位档案管理自动化建设的成败。档案管理自动化建设不仅要求从业人员懂得基础性的档案管理业务知识，同时还要求他们具有较强的计算机信息技术、安全责任意识和应急应变能力。

一是档案从业人员要提高安全意识和责任意识。档案资料的安全性非常重要，面对日益复杂化的网络环境，档案从业人员要不断提高自己的网络安全意识和责任意识，时刻保持警惕，妥善管理好各类档案资料。

二是提高档案从业人员的业务素质。档案管理工作有着其专属的工作流程、业务标准和管理模式，这就要求档案从业人员具有较高的业务能力，才能胜任工作。对于业务能力较差的档案从业人员可以转岗，也可以进行脱岗业务培训。

三是信息化技术与实际工作的结合。档案管理自动化建设要求档案从业人员要具备相应的计算机信息技术知识，通过与实际工作的结合，这也是适应档案管理现代化的发展需要。

三、结束语

档案管理自动化建设是我国事业单位档案管理工作未来的发展方向，它的成败直接关系到事业单位现代化建设、发展的进程。当然，在事业单位档案管理自动化建设过程中还存在着诸多问题，我们要做的就是跳出传统思维的束缚，勇于创新，凭借先进的技术手段和管理方法，不断提高档案管理自動化建设的水平，切实服务好档案管理工作的需要。

参考文献

[1]蒋瑞瑞.加速档案管理自动化进程之所见[J].山西档案，2013（07）；

[2]王晓彦.档案管理自动化进程中若干问题的思考[J].北方经贸，2010（05）；

[3]周婧.档案管理的办公自动化应用研究[J].电子技术与软件工程，2015（07）

作者简介：魏红（1968-），女，山东齐河人 ，德州市水利局潘庄灌区管理局，馆员，大学本科学历，研究方向：档案管理。