浅析合同阶段管理的要点

周登志

(中国五冶集团有限公司，四川成都610000)



浅析合同阶段管理的要点

周登志

(中国五冶集团有限公司，四川成都610000)

合同是合同双方当事人设立、变更、终止民事权利关系的协议，是一种法律行为。订立合同的目的是针对合同双方约定的权利和义务，通过合同管理实现合同目标，本文根据合同管理的几个阶段管理要点进行分析，并提出一些管理措施。

合同管理； 各阶段； 管理； 要点

1 合同的定义

1999年3月公布的《中华人民共和国合同法》规定，合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

《中华人民共和国民法通则》第85条：合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。合同是一种法律行为，依法成立的合同，受法律保护。

在工程建设过程中，各主体关系之间因工程建设合作关系而签订的合同称为建设工程合同。在工程建设期间，为确保工程建设顺利推进、完成，对建设工程合同的管理成为不可忽视的重要环节，合同的顺利履约完成是工程顺利推进的保障。

结合工程实施过程中的情况和特点，从以下几方面对合同管理进行浅析。

2 项目的合同管理

什么是合同管理？合同管理是工程管理的中心环节，是以实现合同价值为目的，以合同为管理对象，依照法律、法规等规定，从准备、谈判、订立、生效、履行、变更、解除、争议解决、终止直至立卷归档整个过程的管理行为。

项目实施各个阶段的目标通过合同来实现，无数个合同贯穿了项目整个生命周期(图1)。

图1 合同的生命周期

合同的管理主要体现在合同订立、合同审查和合同文件管理3个方面。

3 合同管理各阶段的管理要点

合同管理主要分为招标阶段、投标阶段、合同签订阶段、合同履行阶段、工程结算阶段、工程后评价阶段。不同阶段因实施内容和关键点的差异而有不同管理特点、要点，具体如下。

3.1 招标阶段的合同管理要点

(1)根据标的特点和需求，在招标文件中要重点描述、明确。

(2)招标文件中约定对投标人条件的合理设定，不得设置有针对性、指向性和单一性的条件。

(3)对招标潜在的风险进行分析，并在招标文件合同条款中予以明确约定。

(4)由于招标人自身原因无法准确分析的不可控因素，要在招标文件合同专用条款中进行特别约定予以防范。

3.2 投标阶段的合同管理要点

(1)投标人在获得招标文件后要及时组织相关专业人员认真研读招标文件，对招标文件约定重点事项进行分工落实。

(2)对招标文件实质性条款(如技术、质量、计价方式、付款条件等)要细读，找出与常规条件的差异。

(3)对招标文件风险点(尤其是招标文件中出现的“一律”“一概”“不予调整”“包括但不限于”等字眼)要重点研判。

(4)招标文件内非实质性条款可在后期合同谈判阶段进行明确的应予识别并单列。

(5)投标报价要根据项目的复杂程度、项目设计的深度、采用的先进技术施工的程度、自身的技术人员条件、对进度要求的紧迫程度、工程的付款和结算条件等几方面认真分析，报与自身能力相符的“合理低价”。

(6)投标报价要特别关注“报价已包含了(但不局限于)下列因素……”项的条件设置，避免漏项、错项情况的发生。

3.3 合同签订阶段的管理要点

合同签订阶段根据招标方式的不同管理要点也略有差异。

(1)公开招投标项目，在招标阶段合同内容就已备案，只允许对非实质性的条款进行补充和修改。

《中华人民共和国招标投标法》第四十六条规定“招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。”

同理，对《中华人民共和国招标投标法》无禁止和特别说明的，在合同谈判签订阶段，可以进行适当调整修改，如：

①可以细化工程进度计划(如图纸提交计划、阶段性预算的提交和审查等)。

②可以细化设计变更签证、价差调整、工程量增减等的分阶段计算方法。

③可以将一些重要的澄清、补遗等信息直接列入合同。

④可以细化业主审查结算与审计单位审查结论的时限和结算款的支付办法。

⑤对隐藏在投标文件中的与招标文件不同的条款进行协商(招标文件援引了废止的规范，进行修改；招标文件中工艺的选择比较落后，建议修改等)。

⑥可以对合同中比较宽泛的定义进行说明甚至明确具体内容。

(2)非公开招标项目，可以以招标、比选、谈判等方式双方协商一致，签订合同。

在合同谈判、签订时，尽量争取合同文本的拟稿权，掌握主动。否则，应由专人或者专门的部门负责合同的审查，风险预判宁做加法不做减法，合同谈判时应选择有谈判能力和专业经验的人参与。

(3)注意招标文件中约定的签约前置要求，比如履约保证金、安全保证金、民工工资支付担保等，按约定的提交形式在规定的时限内进行提交或收取。

(4)签约当事人的签约资格审查(特别是非公开招投标项目)。

3.4 合同履行阶段的管理要点

合同履行的前提是合同生效，合同的履行是合同生命周期的中心环节。 合同的履行就是合同双方或者多方为了全面、适当地完成合同的义务、实现合同的权利，通过对合同履约阶段的工作进行计划、组织、领导和控制等一系列活动，确保合同交易顺利实现。

合同履约中常见问题及管理要点有：

(1)缺乏对合同与合同履约管理关系的认识 。合同订立处于合同管理的前期阶段，在这一阶段往往受到高度重视。一旦合同签订了,往往合同就被束之高阁。实际上合同的履约过程是实现权利义务的过程，不能仅仅把履约看成是生产过程而疏于管理，合同条款与实际执行之间的脱节容易在履约的中后期出现纠纷。

(2)合同法律意识滞后 。有关人员对合同与合同法律的关系认识不明，有的为了签订合同故意忽视有关的合同法律规定, 有的在执行合同时缺乏勇气不敢依法履约,有的在合同履行过程中发现了违约风险却不善于使用预期违约制度等，造成不应有的损失。

(3)合同交底不及时。很多企业在签订合同时，企业都很重视，但一旦合同签订后，对合同分析和合同交底往往不够重视，甚至忽视了这项工作。合同签订与合同执行脱节，致使实际实施人员只知其相关工作职责，而对合同总体情况知之甚少，甚至完全不了解合同的具体内容，给日后的合同纠纷埋下了隐患。

(4)执行中忽视变更管理。 在履约过程中合同变更是正常的事情，问题在于是否及时变更，变更的不及时很可能导致不可预测的损失。超过履行期限未履行完毕的合同，不解除，也不追究违约责任，在对方提出履行时，不再对合同变更，而用想当然的方式履约，最终由于情势变更，把自己推向不利的位置。

(5)过程中缺少沟通与监控 。一份合同的履约完成要经过不同单位的多个部门的配合，良好的沟通与协作能在最大程度上减少管理中出现的问题，但现实中往往是相关的部门各自为政，互不沟通，出了问题相互推诿。同时对合同履行管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求，认为合同管理仅是具体经办人的事，缺乏相互监督和控制。

(6)加强合同履约管理的方法：

①确保企业组织与制度管理健全、完善。

②合同管理由专人进行管理 。

③合同交底管理 ：合同条文的解释权必须归合同管理人员，其应对合同进行分析和统一的解释，特别是复杂的、承包商不熟悉的以及各方面关系比较复杂的工程。

合同管理人员在合同签订后，不论采用交底会的形式还是实行网上交底，合同管理人员都应向合同承办各部门进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。合同承办部门向其所属执行人员进行合同交底，陈述合同基本情况、本部门的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等，并解答相应管理部门人员提出的问题。

合同承办人员应积极主动地学习合同条款，熟悉合同的主要内容、双方的权利和义务，分析各种违约的法律后果，有效利用合同保护自己的利益、限制和制约对方的违约行为，按照合同约定全面履行。

通过交底把合同责任落实到责任人和合同实施的具体工作上。在项目内部形成全员、全过程、全方位的合同管理意识，使有关项目管理人员能够熟悉和掌握合同内容，根据性质、范围不同分别落实各自的责任。

④加强合同培训管理，定期组织培训工作。

⑤加强信息和档案管理 ：作好施工中各种资料的记录与保存工作，包括书面协议、签证事项、会议纪要、往来信函，还包括各类请求、签字指令、索赔文件、合同变更文件等，要记录在案，保证索赔和后期工程结算的资料完整。

⑥合同付款条件与结算条件管理具体落实到工作中，按合同约定条件进行。

⑦检查与监督管理 ：合同管理部门应定期或不定期地组织开展对本企业的合同检查。合同检查人员在检查中发现需要整改的问题，应向被检查单位或部门提出合同管理的基本评价，存在的主要问题及对加强管理的意见，对问题严重的单位及部门应发出限期整改通知书，督促其问题的整改。企业应按照合同管理的考核与奖励制度，对企业各部门、单位的合同管理人员和业务人员工作情况进行检查、考核和评比。要建立经常性的跟踪管理检查机制，明确专人负责，定期或不定期的进行跟踪检查，并将检查情况如实计入合同跟踪管理手册。

⑧评估管理：通过实时评估掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止，维护企业良好信誉、合理规避风险。建立合同管理的后评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对存在的不足，应当及时采取有效措施加以改进。

3.5 工程结算阶段的合同管理要点

合同标的完成后，应按照合同约定的条件及时办理验收、交付使用、结算报审、资料组卷归档和结算款的拨付等工作。

工程施工结算的依据一般包括施工合同及其组成部分、工程招投标文件、施工图纸、设计变更、现场签证等。其中，施工合同是施工结算的主要依据，整个结算活动都是在合同范围内展开的。

项目管理的实践证明：在合同既定收入前提下，变更、索赔和价格调整是项目效益的3个主要来源，所以对变更、索赔和价格调整的管理也不容忽视(图2)。

图2 竣工结算价的组成

在结算过程中，当结算意见出现不一致时，合同文件的解释顺序为：合同有约定的从其约定，合同无约定的按相关规定执行。这就要求项目管理人员必须熟悉：

(1)合同范围的定义，熟知合同对施工范围的约定。是否属于合同约定的工程范围是确定是否可以获得签证的前提，超出合同或变更部分才可以办理签证。

签证是合同双方就工期、费用等意思表示一致而达成的补充协议，是施工合同履行结果和变化确认的事实，只要工程签证经双方签字，手续齐全，可作为工程款支付的依据，不需要其他证据来证明。

(2)索赔。按照合同和相关法律法规对索赔时限和资料的要求，收集和保存完整、充分的证据资料。即便知道索赔利润、费用不会成功，也要对此提出申请，作为结算中的一个筹码。

工程结算完成，资料移交档案，合同管理工作结束。

3.6 项目后评价阶段的合同管理内容

项目后评价是指在项目已经完成并运行一段时间后，对项目的目的、执行过程、效益、作用和影响进行系统的、客观的分析和总结的一种技术经济活动。

项目管理后评价主要包括项目目标后评价、项目效益后评价、项目影响后评价、项目持续性后评价、项目管理后评价内容，对项目整个生命周期中各阶段管理工作进行评价。既是对整个项目建设的总结、回顾，也是对项目建设各阶段合同管理工作成败的一次分析、评价。

通过后评价报告可以确定项目预期目标是否达到，主要效益指标是否实现；查找项目成败的原因，总结经验教训，及时有效反馈信息，提高未来新项目的管理水平，同时也为下一次的项目管理工作积聚经验，为提高合同管理的质量奠定扎实基础。

4 结束语

建设工程领域不管是工程总承包还是专业分包，不管是劳务分包还是材料采购，不管是物资还是金融采购等，均涉及到合同的签订和合同履约的问题。无论是合同签订前的报价，还是签订合同的谈判，以及合同履行过程中的管理、履行完合同的结算和后评价，构成了合同管理的几个重要阶段。通过对几个主要阶段的合同管理要点进行分析，提出了一些管理措施和建议，认识到合同管理的重要性，更好地做好合同管理工作，为企业带来良好的经济效益和管理效益。

[1] 中华人民共和国合同法[S]. 1999.

[2] 中华人民共和国民法通则[S]. 1986.

[3]gf-2013-0201 建设工程施工合同(示范文本)[S].

[4] 全国监理工程师执业资格考试命题研究组. 建设工程合同管理[M]. 机械工业出版社，2010.

[5] 贾彦芳. 建设工程合同管理[M]. 中国建筑工业出版社，2012.

祝贺中铁二十三局集团有限公司承建并牵头申报的“新建向莆铁路青云山隧道”工程获2017年度首批“四川土木工程李冰奖”。

周登志(1973～)，男，本科，高级工程师，从事工程管理工作。

TU723.1

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[定稿日期]2016-10-30