事业单位内部信息管理系统的建立方式及相关问题分析

杨鹏?梁偲偲

摘要：随着科学技术的不断发展，信息管理系统逐渐被人们完善，企业信息管理工作越来越方便。近几年来，我国应用信息管理系统不可能是一步到位的，各事业单位要了解自身实际情况，掌握系统结构和数据库信息的相关知识，在实际应用中不断地加以改进和完善，才能推進信息管理系统不断的进步和发展。

关键词：因特网；信息时代；信息管理

伴随着世界经济一体化的发展，世界国与国、国与地区之间无论是政治、经济还是文化交往逐渐频繁，以至信息量较大。同时，信息组织与存储技术迅速发展，使得信息储存积累可靠便捷。赖于信息技术的快速发展，才使信息处理和传播的速度也不断加快。信息对管理工作的作用大大提高，信息的处理方式方法也就变得复杂。早期所谓的信息加工就是指一种经验性的加工或者就是低级的计算。而现在的加工处理方法不仅要依靠数学方法，还要使用数理统计和人工智能等方法。

一、信息管理系统的发展及其作用

（一）信息管理的发展

信息管理系统早在20世纪80年代初期，就已经在向美国等发达的资本主义性质的国家学习，而且经过漫长的研究开发，以英国为代表，有关管理信息的系统软件被广泛使用在生产生活、运输交通等各个行业，早期人们称信息管理为无纸化、无笔化管理方法。但是因为我们国家的计算机软、硬件的研发技术相对发达国家是比较落后的，由于经济发展的滞后性和计算机软件研发受限以及软件研发人才稀缺，很大程度上对我国管理信息系统的开发和应用造成了影响；就目前而言，我国信息管理系统大部分都是从国外引进的，再进行汉化、改造，变成符合我国事业单位或各行各业的信息管理系统，不符合发展要求。所以我们国家首要任务就是要建立自己的信息管理系统，来满足国内各行各业的信息管理，减少对国外系统的依赖性，逐步健全我们自己的信息管理系统，只有这样，我们国家才能享受现代化信息时代带给我们的利益。

（二）信息管理系统的作用

1.辅助分析作用。事业单位对内部信息和外部信息管理需要进行监督，这也就要依靠各种数据信息。传统依靠人工方式来处理数据，那样得到的信息相对需要较长的周期，很难满足事业单位的需要，导致很多事业单位的决策和监督不能有效的完成，这样严重的影响了企业的经济效益。信息管理系统主要就是通过计算机将信息储存起来，可以随时提供各种所需的信息，能保证决策监督的准确性和及时性。

2.节约人力、物力。由于计算机处理大量、重复的信息管理工作，所以可以减轻工人的工作强度，关键是将信息输入到计算机系统以后，所有的工作都由它来完成处理和保存等工作，这样可以省略人工方式处理环节，最后达到减员并且提高经济效益的成果。

3.信息管理系统可促进事业单位组织管理的职能优化和结构优化。信息管理系统的本身就是一项繁琐的工作，同时加上我国事业单位存在着管理基础比较薄弱和管理方式方法不妥当等问题，所以在这个问题上，就会涉及事业单位原有的职能分配问题、机构设置问题是否恰当，因而需要进行管理职能和组织结构的调整、优化。

二、在事业单位应用过程中出现的问题以及解决对策

（一）导入阶段

1.存在的问题。事业单位应用信息管理系统有什么目的呢？这个问题是每个事业单位在应用信息管理系统之前明确的首要问题。为了满足事业单位信息整理的需要，信息管理系统实施过程中，很多时候问题的考虑出现很大的问题。应用信息管理系统需要准备好大量的人力、物力、财力各个方面的管理。信息管理系统的载体是一种先进的管理思维，这就要对事业单位的业务流程做出恰当的调整以及更好的优化。

2.解决导入阶段问题的对策。第一，提前做好准备工作，比如说应用信息管理系统的可行性分析报告、在事业单位内部的宣传工作、选择什么样的团队等，做好准备工作，就能为接下来的开发工作奠定基础。第二，需要上层管理者对信息管理的全面的、清楚的认识，这样就会影响到基层对信息管理系统的认识以及实施的最终状况。

（二）研发阶段

1.存在的问题。研发阶段过程中首要问题就是信息管理系统依靠什么方式？如果采用外包方式，软件开发商需要承担软件开发及维护等一系列的工作。如果采用内部研发方式，事业单位的内部员工需要承担相同的工作，这样一来，就对事业单位信息管理研发人员的要求比较高。就目前国内情况来说，现在30%事业单位都采用研发外包的方式，但是外包往往使事业单位不重视调研和开发，缺乏研发的积极性，认为把研发的工作交给开发商做就可以了，这样就造成在应用的时候软件不符合事业单位的实际需求。

2.解决研发阶段问题的对策。研发工作需要建立在市场调研的基础上。如果在市场调研方面没有基层参与，只有事业单位的上层领导独自决定，容易造成信息管理系统不能满足整个事业单位机构的实际需要，结果就是导致资源的浪费和效率提高不明显的问题。因此技术人员需要在基层员工的帮助下进行技术建模，要尽量定制出适合事业单位各个机构的信息管理系统。

三、意见和建议

事业单位应用信息管理系统不可能是一步到位的，还需要在很多方面去进行改进，那么就其安全性设计而言可以从几个方面加以改进：一是由于事业单位自身存在的特点，对其信息管理的安全性要求较高。在引入的阶段必须要注意机构身份的识别，事业单位数据信息进入信息管理系统必须要严格把关。二是对于单位内部的信息的进入和管理的工作要做到责任到个人，这样就避免任何的细节性错发的发生。三是利用其他与事业单位信息管理系统相关的安全保护系统为工具，对数据库信息的安全进一步保护。

参考文献：

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