浅析计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

徐艳

摘要：随着我国科学技术的迅速发展，网络化技术得到了快速的提升，计算机信息处理技术被广泛应用在多种领域，特别是在办公自动化中的应用，极大地改善了办公自动化的环境。本文主要从计算机信息处理技术和办公自动化的概念出发，简单阐述计算机信息处理技术在办公自动化中的应用以及办公自动化的发展特点，预测其发展趋势。

关键词：计算机信息处理技术；办公自动化；具体应用；发展特点

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2017）03-0235-02

近年来，计算机技术、网络技术得到了快速发展，这些技术也被逐步应用在社会的多个领域。基于网络的计算机信息处理技术逐渐被企事业单位在工作中所应用，使得办公信息处理的模式得到改变，办公自动化得到了较快的发展。在办公中运用计算机信息处理技术，不仅能够完善管理结构，而且能够加强各部门之间的联系，降低劳动强度，提升办公效率，使得管理更加流畅，同时还可以实现较快的决策。

1 计算机信息处理技术和办公自动化概念简析

计算机信息处理技术主要指集信息的获取、输送、检测、处理、分析、使用等为一体的技术，其主要作用是对各类信息、数据进行管理和处理。计算机信息处理技术是由计算机技术、网络技术、通信技术、传感技术和微电子技术等多种技术结合而成，因此，也被称为“现代信息技术”或“信息和通信技术”。

办公自动化，即Office Automation，简称OA，是一种将计算机信息处理技术和单位的办公工作结合起来的工作方式。基于计算机技术、网络技术、通信技术等技术的硬件和软件的开发，单位的办公工作逐步物化于各种设备和软硬件中，这种由办公人员和办公设备、软硬件等构成的人机处理系统，被称为办公自动化系统。这里需要着重指出，使用办公自动化系统时，必须具备人和相应的机器设备，同时必须具备相应的软硬件设备。

办公自动化的概念范围非常广泛，凡是在办公过程中采用了计算机技术均可纳入办公自动化，因此，它也是当代应用最广的一类应用。近年来，随着办公自动化设备的完善，办公自动化在电子邮件系统，远程会议系统，高密度电子文件，多媒体综合信息处理等方面都有许多新进展。

2 办公自动化中计算机信息处理技术的具体应用

在办公工作中，适当运用计算机信息处理技术，能够降低工作强度，改善办公质量，提高工作效率。计算机信息处理技术因功能不同，可以满足办公过程中的不同需求，其在办公自动化中运用主要表现在以下几个方面。

2.1 文字处理

利用计算机信息处理技术，能够极大地提高文字处理的效率，从而促进办公效率的提升。文字处理是办公系统当中较为基础性的内容，因此，计算机文字处理被认为是办公自动化中的基础功能之一。目前，在企事业单位较为普及的文字处理软件有微软公司的WORD、金山公司的WPS Office等，它们都是基于WINDOWS平台的文字处理软件，能够进行文字编辑、文章排版、文档合并、文档打印等操作，不仅能够对文件进行管理，还能够将数据、文字和图片结合，进行多项命令的执行，从而实现办公工作的高效化和高质化。

2.2 图文制作

图文制作是办公自动化中使用较多的一项功能，指通过计算机信息处理技术，把办公中需要用到一些数据或者是文字性的东西放到幻灯片的格式当中，并在其中插入一些图片、音频等，然后将其通过屏幕演示出来。这类软件较为普及的有微软公司的PowerPoint、金山公司的WPS Office套件中的WPS演示、苹果公司的Keynote等。通过这类软件，我们可以制作直接通过计算机屏幕或投影仪播放的文件，这种文件图文并茂，能较为清晰地阐述个人观点，使别人更加容易理解的辅助工具。这种技术能够让信息更加直观化和清晰化。

2.3 表格处理

制作表格、填写报表是目前企事业单位办公较为常见的工作之一。利用表格处理软件，可以方便地完成表格的制作、填写、编辑、处理等操作。常用的表格处理软件有微软公司的Excel、金山公司的WPS等。Excel能够方便的对数据进行一些函数运算，比如求和、连乘等，能够较为快捷地实现数据的统计、分析，极大地简化了表格处理的强度，提高办公效率。

2.4 数据处理

在计算机软硬件发展的基础上，企事业单位逐步将数据管理、分析和应用纳入办公的重点工作。数据管理主要包括对数据的撷取、加工、分析、存取以及传输等。目前的数据库系统可以实现联机实时处理，分布处理批处理等功能，数据的共享性高，冗余度小，为实现精准办公提供了数据支持。随着计算机网络用户数量的增长，每天要产生上万亿GB的数据，大数据的处理为计算机信息处理技术带来了新的挑战。

2.5 多媒体处理

利用计算机信息处理计算，可以有效地实现图像、视频和语音处理功能。通过图像处理软件，如Photoshop，可以对图像进行编辑设计，将原图片调整为所需图片，也可以用扫描仪等设备，将纸质文件转化为数据文件。通过视频处理软件，如Windows Movie Maker 、Adobe Premiere 、會声会影等，能够方便地实现视频制作、剪辑、合成等操作，将原本比较陌生的视频剪辑变为操作建议、方便易学的普通技能。通过这类软件，人们可以制作单位的宣传视频或产品介绍视频等。

2.6 网络通信

网络通信技术是目前办公室自动化中应用较为普遍的技术，指的是通过计算机和网络通讯设备对图形、文字或其他数据进行采集、存储、处理和传输等，使信息资源达到充分共享的技术。网络通信技术主要包括多媒体技术、移动通信、宽带网络技术等。网络通信技术的应用，改变了原来的办公交流形式，使得交流更加方便、快捷，不同地点的人们可以通过网络平台，进行多环境下的交流。除了传统的音频传输，文字、图像、视频等资源也可以实现传输，使得信息传输的内容更加具体，从而实现办公的畅通高效快捷。

3 办公自动化的发展特点及发展趋势

計算机信息处理技术的快速发展，引领办公自动化逐步朝着更高效更便捷的方向发展。许多企事业单位，已经逐步实现了无线办公的环境，而网络视频技术的应用也逐渐成为办公自动化发展的重要趋势之一。

虽然我们很难对未来的办公自动化的发展有一个准确的预测，但根据目前的计算机技术和网络技术的发展趋势来看，办公自动化的发展特点和趋势主要有以下几个特点。

3.1 办公环境不再受约束

无线局域网技术的发展，让基于网络的通讯方式迅速在办公领域兴起。利用手机、平板电脑、笔记本电脑等电子产品实现的通讯方式，比如即时通讯、视频会议等，在技术上实现了飞跃。固定办公地点的概念已不复存在，人们在饭店、商场、广场、咖啡馆、机场等地可以轻松地实现移动办公。无线网络覆盖区域的增加，极大地提高了办公的效率。

3.2 视频技术被大量应用

视频技术的发展，让动态图像传输变得更加容易，网络视频等诸如此类的应用在办公自动化中得到了快速的推广。通过手机、笔记本电脑等设备携带的摄像头，人们能够轻松地进行交流、布置工作、展开讨论等。网络视频会议技术可以实现点对点通信，同一传输线路上可以承载多种媒体信息，实现多点实时交互通信，可以让不同地点的与会的活动情况、会议内容等展现在各个分会场。因此，网络视频会议也将会成为办公自动化的重要组成部分。

3.3 工作程序更加简洁

目前各类的办公软件，包括利用网络的远程办公软件，提供了非常多的工程，使用起来简单快捷，极大地简化了办公程序，提高了工作效率。比如，电子文件在网络中传输，比纸质文件的传送效率要高得多，通过网络，还可以即时传输图像、音频、视频等资料。而且，利用办公软件，可以实现对电子文件的收集、整理和归档，不仅可以使之得到长期保存，而且不占用任何的空间。

4 结语

计算机信息处理技术的应用，为办公自动化提供了有力的技术保障，极大地提升了办公的工作效率，节约了人力资源，提升了经效益。随着计算机技术的发展，将会实现更多的功能，满足办公自动化日益增长的需求。

参考文献

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