重视信息化技术 强化交通档案管理

陈素云

档案管理，对于一个单位来说是至关重要的。从交通部门来说，档案管理是交通工作的一个部分内容，对于交通事业发展起着非常重要的作用。目前随着社会的发展，信息化技术已经发展到各行各业，交通单位更是走在信息化的前沿。那么，在信息化技术普遍使用的今天，作为交通部门，如何运用信息化技术对交通档案进行管理，是一个值得研究的重要课题。如何利用信息化技术，加强交通档案的管理呢？笔者就此问题，结合工作实践，谈谈自己对于信息化管理交通档案的点滴思路及体会，

一、信息化技术建设对于管理交通档案的重要性

1、可满足时代发展的需求。时代发展越来越快，信息化技术也广泛使用，交通部门也是不能例外的。交通事业的发展速度非常快，信息化技术的兴起可以说是为交通事业的发展插上了腾飞的翅膀。这样一来，交通资料也就越来越多，越来越繁杂。这时，信息化技术，就为交通档案管理工作提供了有利的基础。作为交通档案管理的领导者或是工作人员，应该认识到这个时代的先进技术，充分利用。这样，就能减少档案管理工作中不必要的失误，增强工作活力，最大限度度地提高档案管理的水平与质量，更好地为交通事业的发展做出更大的贡献。

2、可有效改变档案管理的方式。很多时候，档案管理是很多单位工作中最为头疼的事情。资料众多、繁杂、凌乱，整理归类，很多时候都是心有余而力不足。有时为了一份资料的去留，都要颇费一番心思。可以说交通档案管理吃力不讨好，花费很多功夫下去，包括各方面的人力或物力或财力，很多时候的效果都是不甚理想，要么残缺不全，要么丢失遗漏，要么破损严重……凡此种种，不一而足。还好，信息化技术的发展，引进信息化技术是非常的必要的，也是迫在眉睫的。引进信息化技术管理交通档案，就能节省大量的有关于交通档案管理的一切投入，腾让出一些资金，以便投入交通事业建设的其他方面，从而推动交通事业的发展。

3、可促进档案服务向专业化发展。以往交通档案的管理，可以说跟很多单位一样都是纸质材料。纸质材料一个最大问题就是：纸质容易受潮破损。随着时间的流逝，纸质都会变黄变碎，甚至烂掉。有时为了查找一些过往的资料，就得翻找。今天翻找，明日再翻找，这些纸质档案三两下功夫都会留下很多遗憾——要么丢失要么破损，成为交通管理工作中一个主要的问题。这个问题没有做好，也就是说档案管理没有做好，就成了整个交通管理工作中亟待突破的一个瓶颈。为此，交通档案管理实施信息化就显为更加重要。现在利用信息化技术管理交通档案，就更加方便，很多时候都可以在网上操作，实现档案资料异地共享，减少繁琐，实现档案管理逐步走向专业化。

二、信息化技术建设对于管理交通档案的新思路

1、改变工作理念，提高信息化意识。唯物辩证法人为，人的意识决定人的行动。一切行动的先行者就是人的意识形态。在交通档案管理工作中，应该与时俱进，不能因陈守旧。时代发展到今天，信息化也受到人们的青睐，广泛使用。作为交通档案管理工作应该也必须应该紧跟时代的步伐，充分引用信息化技术，使其为档案管理工作服务。怎么做呢？笔者认为：一要转变思想观念，大胆引用信息化技术。只有这样，交通档案管理才能突破瓶颈，不断进步发展。二是要建立信息化管理工作体系，提别是对交通档案管理这一块应该进行分门别类，让信息化技术在交通档案管理中实现效果最大化。三是树立全局意识，人人都有责任为交通档案管理作出自己的一份努力，使交通档案管理信息化提供必要的奉献，促使交通档案管理有条不紊地展开。

2、促进管理工作规范化。档案管理是个系统工程，也是一个技术活，是不可掉以轻心的，必须加以重视。要把交通档案管理做好，就是规范。孟子曰：“不以规矩，不能成方圆。”这个“规矩”同样适应于交通档案管理。只有規范管理才能实现档案管理工作效果的最大化，否则，就有可能成为档案管理工作的绊脚石。由于交通信息资料跟整个交通事业的发展息息相关，密切联系，属于交通范畴之内的资料等信息内容涉及面是非常广的，这就对交通资料档案的管理工作提出更高的要求，更有必要规范管理。怎么进行规范管理呢？笔者认为一是应该通盘考虑，分门别类，简明扼要地列出清单，以便有序展开。二是加强技术指导，让档案管理资料的分类更为科学合理，便于查询或调阅。三是要制作管理流程，首先要做什么怎么做，其次要做什么，最后要怎么样，等等问题应该清楚明确，以便展开。四是要组织档案管理人员对一些档案信息进行电脑录入，保存在电脑上，避免丢失，便于查询。

3、强化信息化工作。加强交通档案管理的信息化，应该着重做好以下几个方面：一是健全建立档案管理制度。俗话说：人管人气死人，制度管理活流水。在交通档案管理工作中，特别是信息化技术充分使用于交通档案管理工作的今天，制定一定的管理制度是非常必要的。有了管理制度，管理人员就有章可循，有文可依，可以避免工作中的盲目性与随意性，甚至因人情而妄为而导致错误。二是要对档案管理工作人员进行技术培训及职业操守教育，让档案管理人员学得一门技术，守住一条道德底线。比如说，交通管理部门的个人资料信息就要注意保密，不能随便外泄或随意让人查阅等等都应该有个严格的要求与条文的制约。三是交通单位应该从整个系统考虑，重视交通档案管理，特别是一把手更应该重视。只有重视了，才能舍得投入一定的资金购买信息化技术设备。没有信息化技术设备，所谓交通档案管理的信息化就成了一句空话。所以说，能不能实施交通档案管理信息化，关键还是在领导。

总之，在科学技术日新月异的今天，在交通事业蓬勃发展蒸蒸日上的今天，信息技术的运用谁也无法阻挡。充分利用，就能更好地服务于交通事业的进一步发展。否则，就有可能落伍。信息化技术对于交通档案的管理，改变了以往对档案资料的管理办法和查阅方式，实现了对档案资料的最大化利用，并为档案管理工作者的工作提供了许多方便。因此，交通档案管理的信息化建设不仅是促进交通事业发展的重要基础工作，还在改善交通运输状况、为工作人员提供便利条件等方面发挥了重要作用。