浅析基层机关档案室管理要务

黄少丽

摘 要：随着国家经济的不断发展，经济发展和基础建设的不断更新和加入，基层档案管理越来越受到了人们的关注。现代档案的发展，对基层档案室的建设和管理提出了更高的要求，各级档案室也相继推出了各类档案管理制度和规范，全面有效的针对基层档案室进行科学的管理。本文笔者就当前基层档案室管理情况，结合信息技术的发展，谈谈如何有效提高基层机关档案室管理成效，希望对基层档案室管理和发展提供一些浅显的帮助和参考。

关键词：基层机关；档案室；管理；发展；规范；制度

1 引言

档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。档案室在各单位中的地位，既不是凌驾于各业务部门之上的特殊地位，也不是处在可有可无的低微地位，而是处在单位办公室（秘书科）内的与各业务部门有密切联系的地位。有的档案室是独立的职能部门，处在与各业务部门同等的地位。但是，它不同于直接从事物质生产的部门，而是为生产部门提供条件的后勤部门；它不同于履行单位主要职能的部门，而是为职能部门服务的辅助部门；它不同于直接创造精神财富的部门，而是精神财富的储存保管部门。因此，不能把档案室的地位提得过高，也不能把档案室的地位放得过低。过高了，不符合实际情况；过低了，不利于档案工作的开展。要正确认识档案室工作是单位各项工作中不可缺少的环节，把档案室放在适当的应有的地位上。

2 当前基层档案室管理现状

1.管理现状

目前，在很多的基层档案室中，其工作内容和管理的保密性相对不足。保密意识的相对落后，导致了很多管理人员其自身的专业素质和能力不足，工作积极性与主动性较低，很多时候都是被动的去参与到基层机关档案室的管理，无意中也会档案资料的外流。针对一些档案信息保护不到位的情况，现在很多档案室逐步的重视起现代化设备和办公用品的投入，加大了对基层机关档案室的资金投入。还有一部分基层机关档案室，其还没有实现现代化、数字化的管理体系，很多时候还是以纸质档案作为主要的实现方式，其档案管理手段和效率相对较低，对于基层机关档案信息的安全保障相对单一。

2.制度与规范现状

基层档案室在管理上应该具备一些列完备的制度和措施，但是从目前的档案室管理规范和制度上来，还有很多细节的地方需要进一步的去深入研究。此外，在很多档案室管理制度的执行规范上，还是有很多制度上的“盲区”，对于档案室的监控与管理较少的被执行，工作的方式还停留在过去的思维中，工作职责和意识有待进一步的强化和提高。

3.档案规整现状

很多基础机关档案室在档案的规整上缺乏一定的措施，面对堆积如山的档案资料相关的工作人员甚至“充耳不闻”，档案室领导面对这样的规整现状也睁一只眼、闭一只眼，放手下手去管理。由于档案资料在调取和收发环节缺乏一定的严密措施，很多借出的档案甚至不能及时的回收，档案的利用率低，服务意识相对不足。

4.管理人员及队伍现状

由于各个单位对基层档案室中档案管理的重视程度不同，因此各个单位下属的基层档案室管理水平也存在较大差异。例如很多单位的基层档案室管理人员水平不高，有很多都是半路出家，并没有经过系统的、专业的档案管理培训和学习，综合素质和专业水平都较低。

3 提高档案室管理成效的几点看法

1.提高思想认识，加强服务意识

想要全面的提高基层机关档案室管理成效，首先就是全面的提高档案管理人员的思想认识。只有从思想上得到深入的认识，才能真正的落实到具体的管理行为中去。作为基层档案室主管部门，应该切实的认识到档案管理人员自身的思想对于档案室管理成效的重要作用，经常开展一些讲座、报告会的形式，结合政工部门进行一些细致的思想政治教育，全面的对档案室管理人员进行思政和职业道德的教育工作，切实的提高档案管理人员的思想认识和服务意识。

2.信息化下数字档案的发展

信息化档案管理，也就是数字化档案，是未来档案管理的重要发展方向。数字化档案管理与发展，有效的弥补了传统纸质档案管理复杂、繁琐、不易保存、调取周期长等现实问题，能够帮助基层档案室管理人员优化工作流程，提高工作效率。比如，以前某单位需要某个人的档案资料，需要一些列的繁琐流程才可以去调阅到纸质的档案资料。在新时期，推动无纸化档案资料管理，可以实现即时的档案信息调阅申请，基层档案室的管理人员只需要通过授权就可以为申请人提供相对应的档案资料，避免纸质档案资料在外借的过程中丢失、外泄等风险的发生。随着数字化档案管理的发展和应用，未来更多的基层档案室管理将会处在一个十分严谨、安全的系统之下，更多的档案资料处理过程将会被监控，档案资料的安全和保密将会越来越严密。

3.互联网时代档案管理人员的发展与管理队伍的建设

由于档案管理工作涉及的内容较多，其专业化素质要求较高，因此，为了提高档案管理工作的质量，必须首先提升档案管理人员的专业素质。同时，为了实现现代化的档案信息管理工作水平，必须针对档案管理工作涉及的计算机操作技能，对基层档案室管理从业人员进行强化式培训，并对培训合格的人员颁发证书，作为其顺利上岗的考核之一。此外还应该切实的鼓励和引导基层档案室管理人员，利用互联网的优势，自主的进行学习，从而提高自身的专业素质和技能。最后，作为档案室的主管部门，应该切实的重视对人员的日常培训，尝试与其他兄弟单位、相关部门的档案室管理队伍，在一起沟通业务工作，交流业务问题。与此同时还可以组织各类业务能力的竞赛活动，其实的提高档案管理人员的基本素质，督促更多的档案管理人员重視自身专业能力和素质的建设，全面的提高自身的综合素质。

4.科学的对档案管理人员进行考核和评价，提高其工作积极性和主动性

科学的考核和评价体系是衡量一个单位工作成效高低与否的重要标准。作为基层档案室的主管部门，应该切实的认识到对档案管理人员的考核和评价工作，并且要创新考核和评价的内容，把关乎到档案管理人员工作的方方面面都纳入到考核和评价的体系中去，公平、公正、客观的对每一个档案管理人员进行评价，并且可以把这种考核和评价的结果与每一个档案管理人员的荣誉、福利等切身利益挂钩，引导和激励更多的档案管理人员充分发挥自身的主观能动性，积极的参与到基层机关档案室的管理中去，为基层机关档案室的科学管理、稳定发展做出贡献。

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