电子化时代图书馆的文书资料管理之我见经验谈

詹玉龙

摘 要：随着我国经济的不断发展，各种信息之间的相互交流日益密切，需要存储的信息也在不断的扩大，因此对于各个地区来说，图书馆的文书资料的管理工作就显得尤为的重要，而传统的文书管理的模式已经远远落后现代社会的需求。因此，为了更好得发挥各个地区文书资料管理的作用，本文将以山东省某县的实验中学的图书馆文书资料管理为例，深入探究在文书管理过程中总结的管理经验。

关键词：电子化时代；图书馆；文书资料管理；经验

现如今，各个中学的图书管理随着科学技术的发展也在进行一些管理模式上的创新，而由于计算机的普及，图书管理的工作由纸质化开始向电子化不断转变，而且许多的中学的文书资料不断的进行公开化、透明化、大众化，这也为图书馆文书资料管理工作带来了许多的困难。因此，由于实行电子化时代图书馆的文书资料管理方式由于受到多种因素的影响，实际的效果还不是特别明显，而研究当前的图书馆文书的电子化管理对于更加的管理文书资料显得尤为的重要。

1 图书馆文书资料电子化

由社会的发展趋势决定，我国的文书资料管理工作将必然实行电子化，也将是图书馆文书管理工作的必然结果。随着科学技术的不断更新换代，对于文书管理工作来书提出了新的要求，即根据文书资料所涉及的领域的不同、保存的特殊要求、保密级别等不同方面采用不同的管理方式，从而使得管理的方式真正的为资料本身带来一定的效应。比如，图书馆的一般文书资料主要采用模拟的方式，对于文书的原始数据及实物样品在胶卷的管理时使用罗马数字进行记录，目录的编写以英文字母为主，从而使得文书的分类更加的清楚，而且还有利于查找，对于较为复杂的资料采用复制、比例放缩的形式。近几年，由于电子照相产品的不断更新，相机的像素有了大幅的提高，这对于使用电子化保存和展示文书资料的完整性上都起到了非常大的帮助。采用电子化时代图书馆的文书管理方式不仅提高了文书资料的使用率，还保障了资料的完整性、准确性以及客观性。

当前，各个学校的图书馆文书管理的方式主要采用传统的纸质管理与电子化相结合的方式，从而实现资料的电子信息化管理，对于实物资料只要以做好目录，同时及时的做好数据的收集、修订、保存工作为主，从而达到数据与实物相匹配的效果，以使方便图书馆文书资料管理的有序进行。

然而，在实际的文书电子化实行的过程中，由于信息化水平的不断提升，造成一部分的文书资料开始硬化。因此，为了更好的适应社会的发展以及文书管理周围环境的变化，以使得文书资料能够有效的保存下来，现今，最为普遍的文书资料管理的格式为Born Digital Contents，同时辅之实物和电子记录资料的方式进行文书的保存。

2 文书资料电子化过程

当前，各个学校的文书资料管理工作，通过全面的与电子技术的结合，在地方学校、社会各类活动的广告信息以及活动过程中产生的网络信息资料和各类文书都在渐渐的采用电子化的数据信息资料管理方式，对于较为复杂的实物资料要做好目录，从而实现资源数据与信息之间的无缝对接。当文书资料以WEB形式时，文件以HTML和时时图像数据进行保存；进行数据的插入时根据OS及浏览器的依赖程度，在确保数据完整性和外部环境安全的基础上实行插入和应用程序的管理。

而文书的的实际操作人员要实事求是，认真的学习电子化文书管理的操作规范，履行好正确填写文书的责任，同时还要适当的使用录音笔、PDA、数码相机、便携式打印机以及笔记本电脑等工作设备，从而有效的开展取证、资料采集、数据录入、打印等工作。

因此，为了进一步的实行文书资料电子化，首先要根据国家的相关规定编写文书资料管理的目录，然后要进行资料的实地取证以及核实，同时将文书送至相关部门进行审批修订并打印归档，然后由监管部门进行审查，落实文书的执行情况，从而做到责任到人，提前报错，绩效考核，最后对文书工作者的资格进行审查，并将个人的详细情况上传网络，从而进行系统化的管理，最终实现文书资料电子化过程的透明化、科学化、规范化。

3 目錄数据的设计思路构架

文书的目录主要包括档案馆的代号、分类号、缩微号、文件编号、题名、稿本、密级、保管期限、规格、类型、数量、关键词等项。记录的形式是以数码的方式通过光盘、磁带、磁盘等载体依赖计算机进行数据的阅读、再处理，同时还可以实现数据的交互处理的文件保存。

例如目录中包括的分类项目中有字段名FLH、类型CHAR、字节30、允许空NULL；题名项目字段名TM、类型VAR CHAR、字节120、允许空NULL；密级项字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文种WZ、规格字段名ZTGG、数量字段名ZTSL等。文件数据的保存格式为DBF或TXT，其中使用TXT格式的文件的每个字段占一行，记录为一行，列与列之间使用分隔符TAB隔开；在进行文件的再次压缩和重组时要同时移交相应的解压缩、合并方法；档案号应严格采用“全宗号—年号—目录号—案卷号—页号”的格式；缩微号由画副号和盘号组成；文件的编号由机关代字、年度、顺序号组成；文种分为决议、通知、会议纪要、任务书等；对于校级文件管理的密级度来说分为内部级NB、秘密级MM、机密级JM、绝密级UM。

4 结束语

现如今，随着信息技术的不断发展，人们的生活方式有了许多的变化，特别是在阅读的习惯上。因此，图书馆文书资料的电子化管理已经成为了各个学校文书管理的重要组成部分，实行电子化的管理可以有效的促进文书资料的使用率，同时还能够充分的发挥信息技术的优势，从而不断的提升我国电子化时代图书馆的文书资料管理的发展。

参考文献

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