干部人事档案管理系统设计与数字化改进

宫晓东

摘 要：人才是政府管理和企业发展的重要资源，人员档案管理的质量和水平关系着当前国家政府和企业的发展与进步，尤其是干部人事档案的管理。传统的干部人事档案管理工作主要从纸质文件和资料中进行管理，档案的查阅、编辑、咨询和管理较为复杂，且增加了档案管理工作的任务量，不利于档案信息的获取和管理，从而降低了人事档案的管理效率，不利于政府管理或者企业管理工作的开展。随着信息技术的发展和进步，数字化技术也在逐步發展，干部人事档案管理中逐步融入了数字化技术，使得数字化信息管理系统发展迅速，并提高了人事档案管理的效果。

关键词：干部人事档案；管理系统；设计；数字化改进

传统人事档案管理模式较为陈旧，且管理的内容较多，管理方式过于单一，纸质人事档案文件的收集、编辑、调整、查询和管理等较为不便，且会增加管理人员的工作量，容易因管理不慎等导致纰漏和档案错误等问题出现，影响人事档案管理。故应用数字化技术对干部人事档案管理系统进行改进和优化，从数据、功能、操作等方面进行优化和改进，提升了干部人事档案管理的规范性、科学性和实用性，保证了数据资源的安全性，有助于单位档案资源的管理和应用。以适应于当前快节奏的社会发展，更好的为干部人事档案管理工作服务，提高管理质量和管理水平。

1 对干部人事档案管理系统进行数字化改进的重要性

（1）干部人事档案管理系统中仍旧采用的是传统的管理模式，且数据资料和信息大多都采用纸质文件，查询和管理极为不便，且对更新和编辑数据信息的难度较大，不利于对人事档案资源的应用。信息化建设的加快，迫切要求在诸多管理系统中建立统一的平台，并在管理平台中实现数据信息的可视化、精细化和智能化。（2）当前对着人才的大量涌现，干部人事资源较多，人事档案的数量也会不断增加，且分布区域较广，很难对其进行查阅和咨询，必须通过统一的干部人事档案管理系统平台对其进行整理，并可以实时的进行数据的更替和补充等，提高干部人事档案管理系统的实时性和有效性。（3）建立规范和统一的干部人事档案管理系统可以应用统一的权限进行认证，设定某区域干部人事档案管理系统的信息标准，有助于对系统中的数据和信息等进行统一规划和管理，统一受理、统一标准和统一口径，不仅可以提高管理效率，更体现档案的有效价值。

2 档案数字化国内进展

随着网络一体化和数字化的快速发展，人事档案管理中也逐步实现了数字化和网络一体化建设，并陆续出台了相关的政策和管理规范等，并在规范中对干部人事档案管理等内容进行约束和限制。但由于发展较慢，受环境和条件以及人为因素等的影响导致数字化干部人事档案管理系统的 建设并不乐观，管理技术等尚不成熟，在传统档案管理向数字化干部人事档案管理系统转变的过程中，非但没有成熟的管理技术，而且增加了干部人事档案管理系统的成本。当前信息资源数字化系统主要通过光学字符扫描和键盘录入两种输入方式，但通过光学字符扫描方式进行输入对源文件会产生干扰，且图像质量较低，成本较高。而通过键盘输入方式效率低，速度慢。故需要通过加大对数字化干部人事档案管理系统的研究和分析，并针对存在的问题提出可靠性建议，对干部人事档案管理系统进行优化和改进，提高其管理水平和管理质量。

3 干部人事档案管理系统的数字化改进设计

3.1 系统设计原则

干部人事档案管理系统设计需要保证信息的保密性，具有较高的安全性，且要体现其高性能，对用户的响应速度较高，提高干部人事档案管理系统应用性能，更好满足用户对资源的需求和应用。并要实现系统的高稳定性，资源的可靠性，运行过程中避免出现事故和异常，体现界面的友好性，保证系统界面简洁明了，切要明确各个部分的功能分区，便于使用和操作。

3.2 系统功能模块结构

3.3 系统技术结构设计

干部人事档案管理系统中技术部分主要包括表现层、业务逻辑层、数据访问层等部分，应用网络架构模式，即利用常用的浏览器和服务器，通过表现层借助于窗体来讲数据传入到服务器，在业务逻辑层将获得的数据信息进行编辑、整理等，该层次属于数据管理的中间部分，在数据访问层可以实现数据库被访问时，查询和修改数据库信息，并可以访问文本资料。

3.4 系统安全架构设计改进

干部人事档案管理系统安全架构包括多个层次体系，首先是要做好物理防护，保护好系统设备的完整性，而系统重点是对软件和网络进行物理维护，避免对其产生物理损害。系统防护中做好储存、清洁、湿度温度等调节工作，做好防水和防火等重要工作。然后是控制数据库的访问限制，只对特定局域网开放，避免黑客等对数据的攻击和侵袭，对重要的数据必须要进行加密，且对应用程序设定访问权限，即时可以通过局域网访问的客户，也需要急性验证，提高和数据的安全性。传输的过程中要保证数据的安全，避免在传输过程中对数据信息进行泄露，并要对系统设定安全验证，让用户访问时输入密码和账号，并要进行数字签名确认，输入三次错误则要被冻结账号等。

3.5 干部人事档案管理系统关系模型设计优化

对系统中基本信息、档案信息、用户记录、借阅信息和档案利用信息等数据进行统一规范，并包括组织机构信息和人事信息等内容，对档案信息的录入便于后期对其进行检查和管理。

3.6 干部人事档案管理系统细节设计

干部人事档案管理系统建立后需要对细节部分进行着重考虑，尤其是管理功能模块必须要高度重视，建立人事系统组织机构，可应用计算机中的树状图等对进行描述和表达，无论部门如何变化，都可以迅速的建立干部人事档案信息的组织系统，对系统中各层级进行管理。实现撤销、整理、添加、查询等层级的高效性、规范性，由同一 管理系统平台对各个模块进行管理，而对系统中干部基本信息的获取、编辑、删除、导入和修改等都可以顺利进行，并可以提高其工作管理效率和管理质量，保证人事档案信息管理的高效性和安全性。

参考文献

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