试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系经验谈

董翠国

摘 要：市场经济体制的深化改革，为社会各行业的稳定发展创造了有利的条件。在此形势影响下，为了更好地搜集与管理档案信息，全面提升档案管理水平，需要注重电子档案与传统档案管理的有效区别，明确二者之间的联系。基于此，本文就电子档案与传统档案在管理中的区别和联系展开论述。

关键词：电子档案；传统档案；管理水平；区别；联系

根据实践经验及相关的参考资料，不断加强电子档案和传统档案在管理中的区别和联系研究，有利于提升单位档案整体管理水平，提高档案信息利用效率，最大限度的发挥电子档案在各项业务中的优势，更好的适应时代的发展要求。因此，需要从不同的方面对电子档案和传统档案在管理方面的区别和联系进行深入的探讨。

1 电子档案与传统档案管理工作现状分析及相关特征

结合档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。

2 电子档案与传统纸质档案在管理中的区别

2.1 归档方式方面有所差异

结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 归档时间不同

当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分类、编目等方面的不同

电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。

3 電子档案与传统纸质档案之间的联系

电子档案与传统纸质档案之间的联系表现在：（1）二者本质上都是档案，在档案的一般性能方面具有共性，某些电子档案管理中需要参考传统纸质档案信息；（2）电子档案是对传统纸质档案的继承，相比纸质档案管理工作效率更高， 某些业务中也需要交叉使用电子档案与纸质档案；（3）电子档案的发展与传统纸质档案密切相关，丰富了档案管理方式，保持了档案管理工作高效性。

4 结束语

做好档案管理工作，对于各类信息的保存至关重要。因此，需要对电子档案与传统档案在管理方面的区别和联系有着必要的研究，确保档案管理水平能够始终保持在更高的层面上。因此，未来各单位发展中应重视不同类型档案管理模式及方式的转变与优化，大力培养专业档案管理人才，促使各类档案信息能够达到及时的保存。

参考文献

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