我国个人档案管理研究述评

胡冬梅

摘 要：人事档案其实就是关于人才的各种信息统计，是社会不同用人单位需要掌握的信息，人事档案管理在现代人力资源管理中具有举足轻重的地位。在过去较长时期内，我国人事档案管理受计划经济体制的制约，没有实现正常发展。笔者首先分析了人事档案的概念与性质，指出了人事档案管理中存在的各种问题，最后提出了人事档案应该如何管理，希望对企事业单位的人事管理工作有所帮助。

关键词：人事档案；管理研究；发展方向

当前，人事管理在人力资源管理中具有举足轻重的地位，因此得到了很多人的关注与重视。做好人事档案管理工作、认真对待人事管理，才能与当前快速发展的时代要求相适应。我国人事档案管理当前存在的主要问题是管理方法较为落后，因此要求必须引起有关部门的重视，笔者从事人事档案管理工作多年，主要自人事档案的概念与性质等方面论述了如何做好人事档案管理工作。

1 人事档案的基本概念与性质

1.1 人事档案的基本概念

人事档案主要记录在人事管理活动中出现的、有关个人的、以及个人与社会不同方面出现的各种情况。我国当前实行的人事管理制度当中，人事档案具有不可替代的地位，可以为聘用单位提供有价值的资料。在当前不同单位的人事管理制度中，人事档案记录了每一个员工的身份情况、学历情况、工资情况、工作经历等，同时当中也包括每一位员工的职业道德、工作表现等，在职工的转正定级、职称评定、申报保险中发挥着重要作用。

1.2 人事档案的基本性质

（1）必须做到真实可靠

对人事档案的首要要求就是必须真实，在企事业单位当中，只有具备认真负责的管理人员与工作人员才能使单位正常运行。在不同单位当中，要求人事档案必须真实记录每一位员工的实际情况，要做到真实可靠，不得弄虚作假，各个单位在招聘员工、提拔员工、职称评定中可以依据人事档案进行。所以要求人事档案必须做到与实际情况相一致[1]。

（2）要兼顾员工的各个方面

人事檔案还需记录每一位员工的全面情况，要求其中不但真实记录员工的个人情况、家庭情况、学习经历、进修情况等，而且还需记录员工学习的学校、原来的工作单位、员工的能力、员工的道德、其他员工的评价等。要求人事档案要记录更为全面的员工情况，不但要记录每一个员工的基本情况而且也要记录员工在参与各种社会活动时的表现等，只有保证记录涉及员工生活生产的各个方面，才有利于用人单位自人事档案中获得有价值的信息，才能全面了解员工的实际情况，、才能保证员工进入最为适合的工作岗位。所以要求人事档案必须记录员工的全面信息[2]。

（3）员工的信息不是一成不变的

随着时代的发展与社会的变迁，人是生活在社会中的一分子，本身情况也会不断发生变化。人事档案应该随着员工发生的各种变化做好记录工作，要及时更新人事档案。因此人事档案管理人员一定要随着时代的发展及时搜集员工的最新信息，才能使人事档案发挥最为积极的作用。所以人事档案会随着时代的发展不断发生变化。

（4）不得随意泄露员工信息

由于人事档案真实记录着员工的各种信息，同时也较为全面，所以对人事档案也提出了保密的要求。在人事档案当中包含着每一个员工的各个信息以及参与各种社会活动的情况、各个奖惩情况等，员工要求不得随意对外泄露自己的信息。通过查阅一个人的人事档案可以全面掌握此人的详细信息，因此人事档案其实也是个人的秘密。依据《中华人民共和国档案法》，要求档案管理人员必须严守档案机密，有关部门也对档案管理人员开展了有关此方面的培训[3]。

2 人事档案管理策略

进入新的历史时期以来，我国人事研究主要涉及以下四个方面的内容。

（1）人事档案管理存在哪些问题

当前人事档案管理过程中，是需要解决人事档案管理中出现的各种问题，同时创新人事档案管理模式。主要问题集中在档案的全面性、真实性、变化性等几个方面。所以要想保证人事档案的完整，就需做好上述几个方面的工作，防止出现不符合实际情况的档案。

（2）人事档案管理必须借助信息化手段

最近几年，我国科学技术得到了较快发展，人事档案管理实现信息化已成为时代发展的要求。要求有关部门一定要认识到档案信息化管理的重要性。但在开展信息化管理过程中，档案管理人员的素质有待进一步提高，要利用各种措施提高管理人员的操作水平及信息录入速度，保证实现人事档案管理网络化[4]。

（3）认真对待高校人事档案的管理工作

随着我国教育改革的大力发展，在实现九年义务教育的基础上涌现了数不胜数的高等学校，所以要充分利用高校做好人事档案管理工作，要求高等学校要认识到人事档案管理安全的重要性，提高信息化录入准确性，大力培养高素质的人事档案管理人才，才能促进我国人事档案管理工作的健康发展。

（4）高度重视流动人口的人事档案管理

随着我国市场经济的快速发展，为了有效解决城市劳动力不足的现状，大量农村人口进入城市参加工作，但他们通常稳定性较差，因此管理这部分人员的档案存在较大困难。为了有效解决这一问题， 国家政府部门要建立专门性的农民工人事档案管理部门，争取在最短时间内实现信息化，及时将农民工的各种信息传递到用人单位，同时有利于帮助农民工就业，使其为城市建设贡献自己的力量[5]。

3 结语

总之，人事档案管理工作千头万绪，涉及企事业单位每一位员工的方方面面，其中记录着每一位员工的真实全面的信息。要求人事档案管理工作不能脱离员工的实际情况，可以借鉴以往工作经验，及时创新档案管理模式，记录最新的员工信息，才能不断提高人事档案管理水平，保证企事业单位的健康运行，从而推动我国经济的顺利发展。

参考文献

[1]陈芳.档案管理现代化的意义[J].管理观察.2016（33）.

[2]廖思兰.提升档案管理效率的措施分析[J].城建档案.2016（11）.

[3]吴新华.刍议劳动保障档案管理工作中存在的问题与解决对策[J].才智.2016（32）.

[4]隋秀芬.高等院校仪器设备档案资料建立方法及具体应用[J].赤子（上中旬）.2016（19）.

[5]任斯璐.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].人力资源管理.2016（12）.