新形势下做好人事档案管理工作的研究

摘 要：随着时代的发展，人事档案管理工作所发挥的重要作用愈加明显。信息化社会背景下，人事档案管理工作应当增大改革力度，勇于创新、不懈进取，努力发现并解决当前存在的一些问题，顺应新形势下经济社会发展的需要，充分发挥人事档案管理工作的重要作用。人事档案管理部门应当顺应新形势需求，勇于发现问题、提出问题，善于解决问题，探索不断创新发展的新方法，才能够更好的为新时期国家建设做出贡献。

关键词：档案管理工作；信息化建设；管理制度

随着市场经济的迅速发展以及政治体制改革的不断深化，人事档案管理工作所发挥的重要作用愈加明显。人事档案不仅关系着个人的前途和发展，更是企业遴选人才、政府培养人才、社会发掘人才的重要依据和凭证，它记载着个人的经历与德育水平，涵盖了个人在工作上、思想上、能力上的各种记录，是个人各项重要信息的关键载体。近年来，我国对人事档案管理工作不断进行深化改革和深入探索，取得了一定的成绩和效果，积累了宝贵的经验。信息化时代背景下，人事档案管理工作应当增大改革力度，勇于创新、不懈进取，努力发现并解决当前存在的一些问题，顺应新形势下经济社会发展的需要，充分发挥人事档案管理工作的重要作用。

1 当前人事档案管理工作中存在的问题

目前在人事档案管理工作中依然存在着一些问题，只有勇于发现问题、思考问题，才能真正解决问题，发挥人事档案管理工作应有的作用。当前人事档案管理工作中存在的问题，集中体现在一下几个方面：

1.1 模式陈旧，信息化建设不够完善

随着国家信息化建设不断推进，网络信息化越来越多的应用在了政府工作的各个方面，极大的提高的工作效率与综合水平。然而由于各方面原因，在人事档案管理中仍有部分人才中心依然沿用传统档案管理模式，分类归档简单固化、管理操作模式陈旧，难以适应当前快速发展的电子信息化节奏，造成了档案信息查找速度慢、效率低的问题。另外存在的信息分类方式不精细的问题，造成了信息查询繁琐缓慢，难以及时快速的提供信息服务。

在社会发展的新形势下，人事档案管理的信息化建设仍有很多方面有待完善，具体工作实践中仍然存在着亟待解决的诸多问题。例如硬件设备与资金的短缺，相关信息化软件的使用及操作培训不足，档案管理人员对新知识、新技能的学习和掌握有待加强，新形势下一些规划和制度有待改革完善，等等。这些因素制约着档案管理的信息化建设，应当予以重视。

1.2 缺乏监管，管理制度有待健全

人事档案管理工作涉及到的信息资料繁多，工作内容复杂繁琐，容易在管理工作中出现操作疏漏、流程不规范等问题。一旦在工作环节中忽视规章制度，消极对待档案管理，就会影响档案管理工作的有效进行，造成严重后果。

现有管理制度中，缺乏细致的监管细则，未能形成完善的监督系统，影响对人事档案管理工作的有效监查，导致了具体档案管理人员在具体工作中的疏漏与懈怠。在管理制度中，应当加强对人事档案管理工作的监督审核制度，以具体的规章细则保障档案管理工作的严谨性。同时，现有管理制度中对新形式下工作中出现的一些新变化、新问题，尚缺乏相应的规定和细则，制约了人事档案管理工作的继续发展。

1.3 思想懈怠，管理人员专业性差

在人事档案管理工作中，部分管理人员思想觉悟不高，对人事档案管理工作缺乏热情，不能紧跟形势积极认识到自身存在的不足，从而影响了人事档案管理工作的顺利进展。

少数管理人员对本职工作的缺乏责任感，对档案管理工作的重要性认识不足，认为工作内容枯燥机械，产生了消极懈怠的思想。在具体工作中就体现为工作态度不认真，工作中待人接物缺乏人性化，对待档案管理敷衍了事。一些管理人员缺乏相应的人事档案管理专业知识，不能在工作中严格要求自己，怠于学习相关理论知识、提升自身专业技能；有些管理人员思想保守，不愿意学习新技能、了解新事物，对信息化建设推进中需要掌握的新的操作技能不重视，固守传统老化的手工操作方。这些情况造成了部分管理人员在工作中难以适应信息化人事档案管理的要求，影响档案归纳分类与信息服务的效率，弱化了档案文件和资料的服务功能。

2 新形势下人事档案管理的优化策略

2.1 创新模式，推进信息化建设

人事档案管理的信息化建设是新形势下档案管理工作的切实需要。保障档案工作信息化建设的顺利推行，能够保障档案管理的工作效率与档案信息的准确分类。

创新档案管理模式、发展管理工作的信息化建设，首先是管理人员的心态转变以及技术提高。档案管理工作由传统的手工操作转变为电子信息化管理，管理人员应当积极转变心态，掌握相应的软硬件操作技能，从提高自身工作能力做起，推进自动化办公的进程。其次，将档案资料的电子信息录入至计算机档案管理系统，应当制定规范的操作细则，保障电子资料的准确性和完整性；强化档案电子信息的安全管理，对计算机档案管理系统中存储的档案资源進行规范化存储备份，保障信息安全性。

2.2 加强管理，鉴定、核查双管齐下

人事档案管理工作记载着个人经历及政治思想与各项成绩等重要信息，是人才录用和培养的重要参考依据。因此抓好档案管理工作是关系着社会发展，企业进步，个人提升的重中之重。

为解决目前存在的由于档案工作疏失造成的档案丢失、档案损毁等现象，应当在管理中加强档案的定期修复以及定期核查工作。强化管理人员的安全意识培养，对档案资料及时核对复查，防止资料窃取问题；对于有变动的相关档案信息要及时进行跟进和修正，保障档案信息的可信性和真实性。通过制度规范和思想教育，提高管理人员责任心，将政策落实到实处，时时对档案信息的分类管理进行核查，保障相关类别信息的规范化收纳整理，提高信息服务效率。

通过加强档案鉴定工作，促进档案信息的有效归纳管理，提高档案管理工作的时效。人事档案管理信息复杂，工作内容繁琐，因此容易出现文件归类不清的疏漏，造成后期的档案调取、信息服务不便。通过档案鉴定对档案进行精细分类归纳，提高档案服务质量，满足新形势下人事档案管理需求。

2.3 规范管理，加强人员队伍建设

制定规范化的管理制度，加强人员队伍的思想教育和技能培训，对人事档案管理工作的进一步发展具有积极作用。

档案管理的规范化建设，对人事档案的收纳、整理以及归类等都具有及其重要的意义，保障了这些工作的顺利完成。首先，档案管理应依据实施细则，精细化收集档案资料，时时补充缺少的信息，不断完善档案内容；其次不断更新人事档案资料，对已无效的档案信息及时处理，确保人事档案的准确性和客观性。

加强人员队伍建设，是进一步提高人事档案管理工作的必要环节。新形势下，人事档案管理工作已经发生了新的变化。首先是档案管理工作方式转变为自动化办公操作，其次对于人事档案管理的新的供求结构形成，过去的被动服务应当顺应时代潮流转变为主动服务。因此对于管理人员的培训，应从思想教育入手，帮助管理人员树立以人为本、人性化服务的工作意识；其次加强技能培训，通过授课学习、互助学习等多种方式提高管理人员的专业技能。

3 总结

新形势下做好人事档案管理工作，有助于进一步发挥人事档案作为个人信息载体的重要作用，有利于国家、社会、企业对人才的遴选和培养，符合经济社会发展的切实需要。各人才中心应当顺应新形势需求，勇于发现问题、提出问题，善于解决问题，探索不断创新发展的新方法，才能够更好的为新时期国家建设做出贡献。

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作者简介

刘馨远（1987-），山东省烟台市栖霞市人，本科，畢业于青岛科技大学，研究方向：档案管理。