信息技术在档案管理中的有效运用

万庆红

摘 要： 档案，是对于过去的事情和工作进行详细记录的文件说明，对于不同类别的记录进行相应的归类储存，是档案的重要执行步骤。当代社会的电子技术和互联网的发展迅速，以及信息技术加快发展，对于社会发展起到了非常重要的影响，各行各业都面临着越来越多的档案信息储存需求，因此在现代社会的企业管理过程中，档案电子化管理已经成为企业的共识，信息技术在档案管理中的有效运用展示出了非常显著的成效，也造就了档案管理工作的必备实施步骤。本文希望能够通过档案管理领域在信息化技术推动之下的发展进程做一简要分析，提出档案的动态查询、高度集成、资源共享和快速处理的对策。

关键词：信息技术 档案管理 有效运用

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）01-0035-01

引言

对目前的档案管理工作而言，信息技术的应用，仍然处于使用的初级阶段，在我国，对于信息技术广泛使用的优点已经被人们所认知，但是在档案管理过程中，信息技术的使用优势并没有被详尽的开发，因此档案管理工作对于任何企事业单位而言，虽然非常重要，大部分企事业单位却没有能够切实地领会档案管理工作和现代企业管理之间的互动关系，使得档案管理工作的重要性被突出，电子化信息化特点却不明显。

一、信息技术与档案管理结合必要性

1.海量信息处理的需要

现代社会生活节奏加快，企事业单位的发展及业务与销售工作紧密相关，海量的客户信息、销售辅助内容、企业内部管理消耗等，都为档案工作带来了更大的挑战。传统的手工档案记录已经不能满足现代企事业单位的发展需求，信息技术最大的特点就是能够借助网络实现信息的交互记录和储存，对于档案管理而言，信息的储存是档案工作的第一步必要工作流程。通过信息的应用可以建立起电子化的档案管理库，为企事业单位内部信息的读取、应用和共享提供了便捷的可能。

2.实现数据共享的需求

现代化的信息化管理是能够为同一个企事业单位内部各个不同部门更好地进行数据共享服务的过程。档案管理工作中最重要的功用就是将各项资料和信息数据便捷的进行整理储存，并且快速运用。在现代化信息技術与档案工作紧密结合的过程中，其基本工作效率可以大力提升，人员的人力资源利用量也大大减少，使得信息储存共享和再度使用成为可能，在档案的管理工作中，信息化的读取非常便捷，因此档案的查询不再是一种琐碎麻烦的事情，在具体资料的管理工作中，档案数据的读取方便，对于档案的应用更快捷，对于档案的记录工作也就变得更加有意义。

3.延长档案寿命需要

传统的纸质档案承载的信息量是非常有限的，而且储存起来浪费时间，浪费空间，又非常容易受到自然因素和严重的人为事故影响，会导致许多宝贵的档案信息被破坏。档案在企事业单位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事档案和财务档案如果被大规模损坏，就可能会对企事业单位造成严重的影响和损失。企业使用的信息技术和互联网技术储存的档案信息可以建立起专门的电子化档案储存系统，并进行多个备份的储存，因此珍贵的大数据可以通过高效的保存和备份策略保存和应用，因此有利于进一步的存储。并且在实际的使用过程中，可以将信息通过其他的技术途径，如光盘储存、电子扫描等方式将传统档案中的特殊数据保存甚至还原。

二、信息技术档案管理中的应用策略

在档案管理应用中，大量地应用信息技术具有明显的优势，也为现代化的档案管理工作的效率提升提供了有力的技术支持，因此为了采用更好的技术发展手段来确保档案管理工作的高效性，就应该设计能够满足现代化档案电子管理要求的技术体系，使用行之有效的信息技术手段，为企业和单位创造出更加高效和准确的档案管理保障。

1.档案管理工作的硬件准备

信息化技术必须依托于完善的硬件和局域网，只有完善局域网和信息储存手段，才能够为企事业单位的专业性的信息分类整理、利用和收集的过程，提供必要的硬件基础。强大的信息支持系统，不仅可以有效地保证电子化档案的管理过程准确有效，而且能够全面地提升档案工作的处理效率，可以多元化的实现企业内部的快速信息反馈和共享机制，为企业的现代化沟通和合作提供使用档案信息的基础。

2.对档案管理人员实施培训

信息化的档案管理是一种重要的归纳总结技术，因此传统的档案管理人员的技术手段和信息技术水平，已经不能满足现代的档案电子化管理需求。尤其是老牌国有企业或大型集团性企业的档案管理工作，本身是一个需要档案管理复合型人才进行综合服务的体系化过程。这就需要档案管理工作和信息技术体系的快速完善和发展能够同步进行，因此，企事业单位必须要保证各管理人员在技术水平上，能够与档案电子化管理技术保持同步。定期对于当管理人员进行有针对性的培训，使所有管理人员都能够满足党管理的基础性需求，并且在不断的工作过程中提升自身的档案管理素质。

3.提升信息化档案管理重视度

档案管理工作在长期的历史发展过程中，一直是作为企业并不重要的文秘工作分支存在的，对于信息的多元化管理工作并不被重视，档案管理部门的薪金待遇和保存流程都不够完善，也不利于高素质人才的培养和留任。在很多企业内部，关于档案的规范化管理规定制度并不规范。因此使用信息化技术加强对于档案的规范化和专业化管理，必须建立健全相对应的档案管理制度，使得档案管理流程和传统的档案管理模式有所区分，建立快速的信息同步管理制度，从制度上保证档案管理工作的实效。这就需要企业的各部门、各人员，尤其是财务部门和档案管理部门，加强对于信息化档案管理工作的重视。实现企业内部的档案管理工作快速对接，随着信息化技术的深入应用，将档案管理工作的流程标准和任务都进行细化的规定。这就使得其内部的档案管理工作有所章法、有据可查，能够实现对于档案工作的有效监督和内部的规范化管理，有利于档案管理工作的快速完善，为其提供基本的支持。

三、结束语

信息化基础，在互联网的迅速发展背景喜爱，是当今多元化时代发展的必然产物，电子化的档案管理工作是档案管理领域的必然趋势，因此各企事业单位要实现自身对于档案管理工作的有效促进工作，从技术优势出发，研制出相应的档案管理工作体系，从而满足档案管理工作不断优化的新要求，使企事业单位内部的档案管理工作更加行之有效。

参考文献

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