更好地发挥文档一体化管理优势的保障

刘士影

摘要：在大的项目管理中，很多都应用文档一体化的管理模式，因其独特的优势，被工程管理方逐渐认可。公司1000万吨/炼油工程应用文档一体化的管理过程中，发现适应其成长的土壤、水和阳光，即以下几个方面是文档一体化的管理模式成长的必备条件。

关键词：项目管理；工程管理

一、IPMT的人员管理机制为一体化管理提供了机构保障（土壤）

（一）公司IPMT管理模式

炼油企业的建设期使用人员与生产期使用人员素质要求有很大的区别，处于建设阶段时需要多为有施工管理经验的技术人员，而公司储备的多为生产管理的技术人员，而且建设期结束后，在生产阶段不再需要众多的工程管理人才，所以公司在工程建设期间主要采用了IPMT联合工程管理模式。联合工程管理模式IPMT（Integrated Project Management Team），指一体化项目管理团队，主要有公司、英国的AMEC公司及寰球工程公司共同组成。利用AMEC公司先进的管理经验及管理软件，发挥寰球工程公司人员优势，展示公司员工认真负责的工作精神，在工程管理的各个岗位中发挥各自的优势。在工程管理中，共形成200多个程序文件，规范了管理中的工作流程及主要职责。所有人员按程序文件要求人尽其责，利用本身的管理经验优化管理，没有明显的身份的区别是组成这个优秀管理团队的最大的不同。机构设置的特点，决定了文档一体化的管理模式，也是文档一体化管理的重要保障。

（二） 文档一体化中人员模式

文档人员身兼数职，即文控工程师又是兼职档案员，负责文件的审核和传递的同时还负责文件的整理归档，根据工作量进行工作职责转换，当文档人员的工作量增加后，在文档人员中出现专职档案人员，并由1名专职档案人员变成2名，而文控人员也在增加，文档人员最多时达46人。但人员管理方面始终在一个文档中心，人员各司其职，没有身份的区别，只有工作的配合，真正体现了文档一体化管理的优势，保障最终档案的归档率。在实现文档一体化管理中人才的培养和程序文件的规范起了很大的作用，也成为应用文档一体化管理模式的一项重要保障。

二、完善的程序文件为一体化管理提供制度保障（水）

（一）规范程序文件的程序文件

公司共形成263个管理程序文件，最先发布的程序文件为“IPMT程序制定以及修改管理PGRP1-GEN-PRO-0046”，该程序文件经过各部门的讨论，最终经文档人员审核，由质量部门发布，规定程序文件形成的工作流程，审批流程及修订流程。同时，对文件格式，页面设置，字体，行距都有严格规定，每个程序文件应按此规定执行，由文档人员负责审核，只有合格的程序文件才能下发执行。该程序文件的发布，使用整个程序文件发布在受控状态，保障了所有程序文件的格式统一，字体一致，同时强调文档人员在整个工作中的地位。

（二）文件的控制程序

紧随其后发布的就是“文件控制程序PGRP1-GEN-PRO-0060”文件，程序文件只是管理文件的一种，但公司还有其它的文件要管理，文件控制程序是文档人员的工作手册，也是其它人员了解和尊重文档人员的前提，是公司正常进行管理工作的重要程序文件。此文件确立文档人员在文件管理中的地位，文件通过文控人员进行发放和接收，私自传递文件不能作为文件传递的依据。

（三） 文件的编码程序

统一管理的文件体系及管理软件必然需要一个统一的编码程序，但要将工程所有的文件都管理起来的编码规定要求特别高，公司各方面的专家集中在一起，经认真讨论，考虑工程管理的特点及文件的特点，形成最终的八个字段27位编码架构，并使用该规则对各类文件都试验给出编码，查验编码规定的正确性，找到可能出现重码的情况，再对程序文件进行了完善，形成最终的编码程序文件。

（四）各类文件的管理程序文件

公司的管理文件类别有很多，但要管理众多的文件，就会有众多的文件规定的程序文件，因为工作中文档人員参与到程序文件的制订当中，在各文件规定中详细规定了文件的格式，字体等方面的要求。对不合格的文件，文档人员可提出审核意见，直到文件合格才得到签发和传递。公司对合同文件、设计文件、竣工文件、信函、传真等多类文件都有明确规定，保障整个公司的文件管理受控，同时也保障文件的归档质量。

（五） 档案管理规定

在发布这些程序文件之前，公司提出了档案管理规定及归档范围。作为公司的管理规定，在工程管理中由文档人员监督执行，主要体现在文控人员按档案要求审核文件，并注意在工作中积累归档范围内的文件并及时归档，保证各部门归档率。

三、良好的工作环境为一体化管理提供保障（阳光）

（一）软环境优势

管理中发挥国际化管理的优势，利用先进的管理软件Cimage和Convero，提高了文档管理水平。公司管理人员通过电脑，登录Convero管理系统及邮件系统，获取文控人员传递的文件及信息。这样的管理模式改变了传统工作模式，员工获取信息的主要方式由老企业的纸质版，改为现在的电子版。这一改变大大减少了纸张的使用，节省了管理费用开支。

（二）硬件优势

公司提供网络及计算机，完全适应了现代化管理的需要，公司员工注册了邮箱账号，考虑邮箱容量问题，为完成传递大容量的电子文件，建立了FTP网络硬盘，为公司员工使用电子文件打下良好的硬件基础，也为电子文件的传递提供了方便条件。机构、人员及环境等方面的管理特点为文档一体化管理模式提供保障，也确保了最终文件的归档质量，为项目档案达到齐全、完整、准确打下良好基础。