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档案管理工作的规范化分析

2017-05-05朱志能

中国管理信息化 2017年7期
关键词:档案管理工作规范化分析

朱志能

(深圳市春晖信档案技术服务有限公司,广东 深圳 518000)

[摘 要] 随着社会不断进步,经济飞速发展,档案管理功能、业务范围等都发生了质的变化,档案信息利用率高低和档案管理工作规范程度紧密相连,急需要多层次优化档案管理工作,使其更加规范化。文章从不同角度入手客观阐述了新时期规范档案管理的必要性,探讨了档案管理工作规范化的有效途径。

[关键词] 档案管理工作;规范化;分析

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 064

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2017)07- 0137- 02

1 新时期规范档案管理的必要性

1.1 符合新时期档案管理的客观要求

在社会市场经济背景下,政治经济环境发生了质的变化,不同行业、领域持续发展,其运营管理环境也有了全新的变化,档案管理也被提出全新的要求,必须加强规范化管理,其符合新时期档案管理的客观要求,是新时期档案管理事业走上长远发展道路的重要保障,也是企事业单位持续发展的有效途径。在运营管理中,档案是企事业单位发展的重要资料,是其各方面发展的重要凭证,具有较高的参考价值,档案管理工作的规范化利于企事业单位准确把握发展自身发展理念、发展方向,有效解决日常管理中出现的一系列问题,降低运营成本的基础上,有效提高自身效益。

1.2 利于加强企事业单位管理,走上健康稳定发展道路

在日常管理中,档案管理是企事业单位不可忽视的关键性部分,可以及时整理、归档发展中出现的一系列问题,总结经验教训,开展针对性工作,少走弯路,避免造成严重的经济损失。档案规范化管理利于加大企业文化建设力度,塑造良好的外在形象,打造品牌效应,有效应对复杂多变的社会市场环境,更好地应对来自各方面的挑战,走上长远发展道路。

2 档案管理工作规范化的有效途径

2.1 正确认识档案管理工作规范化,优化完善档案管理制度

站在客观角度来说,档案管理工作规范化离不开健全的档案管理制度。在开展档案管理工作中,管理者必须与时俱进,树立全新的理念,结合自身各方面具体发展情况,正确认识档案规范化管理工作,高度重视档案规范化管理工作,注重档案管理硬软件设施的优化完善,定期对其进行合理化维护,充分发挥多样化作用。优化完善已制定的档案管理制度,要符合自身发展理念、发展目标等,具有一定的可行性、可操作性,有效指导档案管理工作,确保各项档案管理工作顺利开展。在此过程中,管理者必须制定可行的责任制,根据档案管理工作特点、性质,层层划分,明确档案管理人员的岗位职责、工作任务,有效防止“权、责、利”混淆,避免出现“一人多岗、一岗多人”现象,严格按照相关制度要求做好档案管理工作,促使档案管理工作更加规范化,逐渐提高档案管理整体水平。

2.2 借助技术措施手段,规范档案管理工作

随着社会发展步伐不断加快,档案管理工作开展中迎来发展机遇的同时,也需要更好地应对来自各方面的挑战,不能再采用传统档案管理模式,要将多样化先进技术灵活应用到档案管理中,借助电子、信息化等技术手段,充分展现计算机多样化功能,科学管理档案,提高档案管理工作规范化水平。具体来说,在开展档案管理工作中,档案管理人员必须综合分析主客观影响因素,结合新时期档案管理现状,以社会市场为导向,优化利用多样化的信息技术,借助信息化手段,构建“科学、合理”的档案信息管理系统,充分发挥信息技术在档案管理过程中的多样化作用,随时动态管理各类档案,促使檔案管理人员及时解决日常工作中存在的问题,促使档案管理工作更加规范化、科学化。在应用现代化信息技术过程中,管理者必须意识到安全防范的重要性,定期安排专业人员检查维护对应的垫子档案管理系统,加大加密系统管理力度,降低其故障发生率,处于安全、稳定运行中,优化档案电子签证系统登录功能,促使档案管理工作具有鲜明的“保密性、规范性”特点,避免档案管理工作开展中出现档案泄露、丢失等问题,造成严重的经济损失,为提高档案管理工作规范化以及信息化水平提供有利的保障。

2.3 提高档案管理人员综合素质

在新形势下,档案管理工作规范化离不开高素质的档案管理人员,这是因为档案管理人员是档案规范化管理的重要负责人,其综合素质高低关乎档案管理规范化整体水平。在日常管理中,管理者必须根据内部档案管理人员水平,制定合理化的“长、中、短”期人才培养方案,坚持“引进来、走出去”战略,要坚持“引进来”原则,适当提高新时期档案管理人员录用要求,要多角度考核其已有的技能等,准确把握其对档案管理工作的理解程度,是否具有较厚的心理素质、敬业精神,录用后,要对其进行系统化岗前培训,确保其在最短的时间内胜任本职工作,优化内部档案管理人员结构,不断注入新鲜的血液,优化档案管理人员队伍。同时,管理者要坚持“走出去”战略,要定期档案管理人员进行全面、系统化培训,优化完他们自身知识结构体系,在多样的实践活动中提高自身专业技能,提高档案管理水平,科学管理档案管理工作。管理者要优化绩效考核制度等,采用定性与定量的评价方法,客观评价内部档案管理人员,对表现突出的档案管理管理人员给予一定的奖励,比如,免费学习、深造、晋升,而表现较差的档案管理人员也会受到一定的惩罚,依法追求相关责任,促使档案管理人员意识到档案规范化管理的重要性,注重自身各方面技能的提高,尤其档案管理能力,规范管理档案,提高其规范化管理水平。

3 结 语

总而言之,在社会市场经济背景下,档案管理是一项系统、复杂化工程,涉及到的方面较多,受多种因素影响,难度较大。管理者必须从不同角度入手正确认识档案管理工作,提高档案管理人员综合素质,优化完善档案管理制度,借助技术措施手段开展档案管理工作等。以此,提高档案管理规范化水平,促使一系列档案管理工作有序开展,降低档案管理成本的基础上,提高各类档案利用价值以及规范化管理水平,有效提高档案管理的“经济、社会”效益,促使新时期档案管理事业不断向前发展,走上健康稳定发展道路,促进社会经济全面发展。

主要参考文献

[1]张如.论新形势下档案管理工作的创新服务[J].经营管理者,2013(18).

[2]张小丽.论新形势下如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务,2012(21).

[3]孙伟娜.浅析新时期如何做好档案管理工作[J].办公室业务,2014(3).

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