电子文件管理元数据的质量控制与管理

张明毅

摘要：元数据在电子文件中有着不可替代的作用，元数据质量与管理的好与坏关系着电子文件的好与坏，而且与元数据的运用价值也是息息相关的。本文提出了电子文件管理元数据质量存在的问题，也介绍了一些元数据质量控制的方法，最后提出了一些元数据方案管理的措施。本文的目的在于引起人们对元数据质量控制和管理的关注，加强电子文件的信息化、精确化。

关键词：电子文件；元数据质量控制与管理

一、电子文件管理元数据质量存在问题

电子文件管理中元数据质量非常重要的，但是它不可避免地存在着一下几个问题：

（一）对于电子文件管理元数据的理解有误

理解电子文件管理元数据，应该包括其概念，以及其可覆盖的范围大小。文件管理元数据是为了保证文件的真实性、可靠性、完整性、可用性而开发，描述了文件的背景、内容、结构以及整个管理过程。很多用户对于电子文件的认识不到位，对于元数据的理解也有偏差，不符合元数据的要求。用以描述电子文件管理的元数据，却没有覆盖应该覆盖的范围，这对电子文件管理的描述是不完整的，是欠缺的。对于电子文件管理元数据概念的理解不一致或者是不清晰，对该元素对文件管理的作用了解不透彻，可能会造成定位信息的不准确，某些元素的缺失或是不正确。

（二）获取电子文件管理元数据时出现失误

电子文件管理元数据的获取包括获取方式和获取后处理两项内容。电子文件不同于纸质文件，元数据是整个电子文件的灵魂所在，而且是肉眼无法洞穿的。元数据隐藏在文件内部和管理环境中，分散在其产生的技术环境中，比如软件、程序、系统等。正因如此，元数据的获取和纸质文件不同，一般采用系统程序录入的方法，有时候也会有人工录入这样的方法。电子文件的信息获取与文件的準确性、信息性有着重要的联系，但是在很多时候，获取电子文件管理元数据的时候会出现很多失误。

系统产生的元数据是不允许改动的，但是有时候系统产生的元数据无法准确说明文件。比如，某些文件只是由他人代为起草的，但是系统会默认为文件输入者，这时就需要人工对数据进行修改，以保证元数据的准确度。系统生成的元数据是固定的，不符合的时候需要人工加以辅助。

二、电子文件管理元数据的质量控制

元数据的质量直接影响到被它描述的数字对象被发现与被证明的可能，也影响元数据自身的应用价值。为了控制电子文件管理元数据的质量，可以从以下几个方面进行努力。首先，可以对元数据创建工具进行改进，增添一些新的模板或是字段选择手段，以应对多元信息时代的发展。其次，在软件开发上面也可以多做努力，不断改进软件的操作程序，简化操作程序，精细化操作程序，使得程序可以实现不同方案之间的自动跨越。另外，对于内容创建者也可以进行一些适当的培训，帮助创建者了解元数据的概念，能够灵活使用与元数据相关的软件。最后，在元数据质量控制方面，还可以通过健全元数据方案，使得元数据的检测程序更加完整、准确度更高。

三、电子文件管理元数据的管理策略

元数据管理是一件颇为复杂的事，存在数量多、标准化程度低、类型多元等特点，这些特点在某种程度上对元数据的管理来说也是一种制约。笔者从以下几个方面提出了一些管理策略：

（一）利用备案登记方式进行管理

电子文件需要承载可能超过成千上百的数据单位，想要使每个单位的元数据方案都是统一规范很难，因此在实际操作中，也给元数据的系统性管理带来很多麻烦。创建者可采取元数据方案备案登记的方式进行管理，这种管理方式是指各单位数据在电子文件中心的指导之下，基于通用规范制定元数据方案，将经过认可的元数据方案提交至电子文件中心。这样一来，就减轻了各数据单位的工作，有利于实现各机构、各类型或是版本的元数据方案的统筹管理，使得元数据的管理更加高效、更加标准、更加精确。

（二）采用生命周期管理加强管理

元数据方案管理是电子文件中心的重要管理活动，这里的元数据方案管理包括元数据的编制、备案、发布、注销、备份等一系列活动。这是一套完整的生命周期，元数据方案管理的时候要关注这一生命周期的管理，把握每一环节的管理，不可顾此失彼。在元数据编制时，立档单位应直接采用通用规范，元数据方案编制也要在电子文件中心的指导前提之下进行，遵循电子文件中心程序的安排。备案时，应该包括元数据方案的版本、提交单位、有效时间范围等重要信息，不可遗漏，对于未通过审核备案的元数据方案要进行返回修改。发布元数据方案时需要注意把元数据方案录入相应的环境中。

（三）要加强元数据方案业务指导

业务指导在元数据管理中是必不可少的，因为有很多工作系统做不了，这时候就需要立档单位自行录入。为保证元数据方案质量，促进规范接受，电子文件中心应提供针对元数据方案编制的业务指导，通过业务指导加强元数据管理工作，提高元数据管理工作的效率和准确度。这里的业务指导包括编制专业知识的指导、元数据概念和内涵的指导、元数据管理相关知识的指导等。

四、结束语

随着信息时代的到来，电子文件在人们的生活中扮演者越来越重要的角色，很多工作和项目都离不开电子文件。正因如此，电子文件元数据管理也渐渐成为大热话题，很多单位开始注重元数据的质量控制和管理。从本文可知，元数据质量上面还存在着很多问题，但是笔者也提出了一些改善元数据质量、加强元数据管理的方法，相信在未来，元数据质量控制和管理问题能够得到真正的解决。

参考文献：

[1]张正强.电子文件管理元数据的功能研究[J].浙江档案，2008（08）：38-41.

[2]张大伟.归档电子文件的质量控制与元数据的应用[J].档案学通讯，2016（05）：52-55.