医疗设备档案管理工作存在的问题及对策浅析

郑伊灏

医疗设备在现代医院中扮演者不可或缺的角色，医院的医疗、教学、科研等各种业务开展都不离开各类医疗设备。笔者在医院从事档案管理工作多年，发现当前医院普遍存在对医疗设备“重使用，轻管理”的现象，医疗设备档案管理工作存在一定问题。主要体现在：对医疗设备档案的管理重视不够，相对于医疗设备的先进来说，档案管理模式过于落后，医疗设备档案资料收集难度大，难以做到从医疗设备的购入、使用、维护到报废整个生命过程中的动态档案管理。针对这些问题，结合笔者自身工作经验，对医疗设备档案管理做一浅显的分析。

一、当前医疗设备档案管理工作中存在的问题

1.医院对医疗设备档案管理工作不够重视。作为医院来说，主要资源肯定是投入到医疗业务方面，档案工作作为后勤保障工作之一，只是医院行政工作的一小部分内容。相比起其他医院行政管理工作（如人事、财务、安保等）来说，档案管理是一项幕后性、基础性的工作，不容易显现工作成果，也不能直接创造效益，由此显得不那么重要。可以说档案管理在整个医院工作受到的重视程度不够，是大多数医院的普遍情况。具体到档案工作人员，大多数医院的档案员身兼数职，档案工作只是他们其中的一项工作职责，真正进行档案管理的时间精力有限，对档案工作重视程度也不够高，往往应付了事。而且，档案员从事档案工作有限的精力往往投入到了文书档案工作中，在这种情况下，医疗设备档案管理存在着前提性的缺陷。

2.医疗设备档案的特殊性导致其收集整理难度大。从技术方面来说，文书档案由于有收发文制度及办公自动化系统，文件流转办理完毕后比较容易收集归档，但与文书档案相比，医疗设备档案是一个动态管理过程，其收集周期长，涉及部门、人员多，导致档案管理的难度很大。一是相比较于其他专业档案，医疗设备档案的收集周期较长，收集难度较大。在采购、安装、调试、使用、维护、报废整个过程中，产生大量的材料，这些都是医疗设备档案的收集范围，这就要求医疗设备从论证、采购、验收，到设备的运行、维护直到报废整个生命周期实施动态的档案管理，各个生命阶段都要规范收集好相应的档案，一个完整的收集周期短则几年，长则可达几十年，档案管理难度很大。从实际情况来看，在整个周期的前段，即设备采购、验收阶段的前期文件材料，以及周期的后段，即设备报废材料的收集工作一般做得比较好；而周期的中段，即设备日常运行、维护等材料收集往往做得不够。原因就在于相比起采购、报废来说，设备运行是一个长期的动态过程，根据医疗设备的使用周期，过程可能长达10年以上，在此过程中持续跟踪收集档案难度很大。二是医疗设备档案管理需要较强的团队协作意识。由于医疗设备档案管理的周期长，除去前期采购和后期报废，中期运行管理涉及设备使用方、管理方、维护方，而且管理时间跨度大，需要动态管理，任何一方配合不够或者任何一个时间段出现遗漏，将直接导致医疗设备档案收集不完整。而设备的采购、使用、维护往往涉及不同的部门，目前我国医院的行政管理体制使得跨部门协作方面效率不高，这给医疗设备档案管理带来了很大的挑战。

3.医疗设备档案管理手段落后。在档案管理方面，信息化管理水平相对比较落后，运用信息技术进行档案管理还不够全面，大多数情况还在通过人工管理，特别是医疗设备档案，由于大量的文件材料多为纸质载体（如设备说明书、验收报告、维修记录等），电子化比例偏低，因此，其管理手段仍以手工管理为主，效率低下。

二、加强医疗设备档案管理的几点对策

1.提高人员意识，加强宣传培训。从医院领导层面加强对档案管理工作的重视程度，进一步提升相关人员管理意识，牢固树立档案管理工作要适应医院发展并服务于临床的工作理念。加强档案法制宣传以及档案管理业务培训。定期组织医疗设备档案管理专题培训班，对医疗设备档案整个生命周期管理过程中涉及的相关人员进行专题培训，增强各环节人员收集档案的意识，形成工作习惯。使医疗设备从采购、验收、安装调试，到日常使用、维修维护，再到报废整个生命周期的的情况得以真实地反映在设备档案中。

2.完善制度建设，加强检查考核。坚持用制度管人、依制度办事，建立完善医疗设备管理机制。建立健全医疗设备立项、采购、使用、维护、报废等系列制度。根据医院实际，规范医疗设备档案管理工作流程，明确相关管理人员的工作分工和岗位职责，建立岗位责任制。重点完善医疗设备使用及维护过程中的档案收集管理工作，指定专人对设备实施管理维护，检查维护时，注意收集相关材料，做好记录，详细记录设备使用、故障、维修及更换零配件情况。档案管理部门定期对医疗设备档案管理情况进行检查，发现问题及时整改，保证医疗设备档案收集的及时性和完整性。加强工作考核，将医疗设备档案管理工作作为档案工作一部分，纳入医院综合目标管理体系。使医疗设备档案管理工作与个人年终考核以及各类评比挂钩，以增强相关工作人员的责任意识。

3.坚持专兼结合，打造工作网络。当前，国内医院普遍面临专职档案管理人员人手不足问题，仅依靠专职档案人员的力量，难以应对医疗设备档案管理工作。因此，兼职档案员的力量显得尤为重要。应在医院各部门、各科室设置兼职档案员，协助档案管理部门开展医疗设备档案收集与管理工作。兼职档案员最好是设备的直接使用者或者管理者，依靠其自身对设备的了解以及工作上的便利，使医疗设备档案管理工作达到事半功倍的效果。同时，专职档案员也要加强对兼职档案员的指导与支持，做好统筹管理与监督检查，形成合力，共同开展好医疗设备档案管理工作。

4.医疗设备档案管理现代化。进一步提升医疗设备管理的信息化水平，结合医院实际，建设管理信息系统。系统注重对医疗设备整个生命周期实施全程动态管理，除了对设备的采购信息、出入库信息等进行登记和查询功能外，还应进一步加强申请审批管理、立项管理、采购管理、验收管理、技術管理、财务管理、使用管理、维护管理、报废管理等功能的扩展和完善。

随着医疗技术的进步，对医疗设备的依赖程度越来越大，其档案管理越发显得重要。目前医疗设备档案已被广泛用在环境影响评价、医疗项目收费标准核定、三甲医院评审、医疗技术准入等方方面面。作为医院档案工作人员，应当进一步做好医疗设备档案，使其在卫生事业管理工作中发挥更大的作用。