对建设工程资料管理的思考和探讨

摘 要：为了实现建设工程的控制目标，施工现场技术管理人员就必须从工程资料管理入手。加强工程资料管理，可以提高工程管理的效率，保证工程质量，规避风险，体现综合管理水平。因此，工程资料管理是管理层和从事施工现场技术管理者应研究和思考的问题。

关键词：建设工程 施工现场技术管理 工程资料管理 研究和思考

一、工程资料管理的重要性和现实意义

工程资料管理是建设工程信息管理的一项重要工作。是实施施工现场技术管理，进行目标控制的基础性工作。它记录着施工现场管理的全过程。记载着建设项目的所有活动。是评价施工管理工作的规范化、标准化、技术科学化水平和管理成效的重要指标。是分析、处理、解决问题和界定责任、规避风险的重要依据。是变被动管理为主动管理，提高管理效率的重要手段。可见，工程资料管理所产生的作用是非常重要的。工程资料管理的现实意义，不仅仅是及时收集、整理、归档，最关键的是利用，是服务。从大方面讲，为社会、法律、历史等提供需用资料。就建设项目而言，为投资者和建造者获取双赢，为建设工程管理工作顺利进展创造良好条件，为处理质量事故、安全事故、索赔事项等提供客观依据，为解决施工管理中工作的问题，有针对性地迅速查询完整的资料提供方便快捷，为建设工程档案的归档提供可靠保证。

二、工程资料管理的难度和重点

记录建设工程中形成的各种形式的信息文件，称之为工程文件，在建设工程活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称为工程档案。工程文件和工程档案组成了建设工程文件档案资料。对建设工程实施过程中形成的工程文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷分类及检索和利用等一系列工作的管理，称之为建设工程文件档案资料管理简称工程资料管理。

工程资料管理过程中的难度主要体现在以下几点：（1）工程建设周期长、工艺复杂、建筑物料种类多、技术发展迅速、过程阶段性强且相互交叉，由此导致了工程资料多层次、多环节、相互关联。（2）工程资料必须全面记载工程项目的各种信息，真实反映工程的实际情况。其全面性和真实性直接影响着施工管理的决策、方法、措施，关系到工程质量和安全。（3）工程资料与工程进展应同步形成并纳入管理，要求工程资料必须具有及时性和时效性，否则质量、进度、投资、人、机、料均得不到保证。（4）工程资料在整个建设过程中的各个阶段、各个环节中产生，很多工程资料是由具体的工程事件引发，因此具有随机性。（5）不同的专业、多种的学科产生的工程资料不同，综合目标管理的内容又是多方面的，使得工程资料具有多专業性和综合性。

工程资料管理的重点：（1）应设专职资料员收集、整理和归档，配备良好的硬件设施。（2）工程资料必须随着工程项目的进展，及时整理、分类有序、真实准确、完整系统地反映建设工程活动的全部内容。（3）工程资料必须依据《建筑法》、《建设工程监理规范》、《建筑安装工程质量检验评定统一标准》、《建筑工程文件归档整理规定》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《技术制图复制图的折叠方法》、《城市建设档案案卷质量规定》等有关国家法律规范和技术标准，参照《建设工程管理条例》、《建设工程勘察设计管理条例》、《建筑工程招投标管理条例》、《建筑安装工程资料管理规程》等有关文件，进行细致的规范化管理。

三、工程资料管理过程中存在的问题和采取的措施

目前，对工程资料管理中存在的一些问题，采取怎样的措施和解决办法？是管理层和从事施工现场技术管理者应探讨和研究的课题。

1.管理层对工程资料管理的重要作用认识不够，配备的现场资料员为兼职，或一个资料员兼管多个工程项目，使工程资料系统性差，遇到各类问题时拿不出有利的证据，问题得不到有效的解决，造成工程管理的被动。为避免此类事件的发生，建议在合同中附注约束条款和经济措施。

2.对施工阶段信息的收集和掌握不全面，使处理和解决问题的准确性下降。为了信息的真实、全面，必须加强巡查，进行技术询问，采集音像资料，并做好监理日志和施工日记的复查。

3.文件签发不及时，事件与进度不相符。事后补签、补发、补内容，造成工程资料的不完整和不真实，还带来事实的遗忘和资料的丢失，使工程质量、进度、投资等控制目标失控，留下不可挽回的损失。为了保证工程资料的全面性、真实性、及时性和时效性，应健全工程资料管理制度，严格按照资料管理职责、传递流程和管理方法等要求来管人管事。

4.文件内容缺乏范围性、强制性、准确性、时效性、规范性。

范围性是指要有一定的针对性，包括一定的内容范围和时间范围。如停工部位、时间的起终点等。

强制性是指指令要明确，指令内容具有不可选择性，执行的强制性。

准确性是指文件内容与现场实际和技术规范要相符。

时效性是指文件传递不能延误，及时签认传达。

规范性是指书面格式要标准，用词要严谨，书写要工整，严禁涂改、伪造、随意抽撤或损毁丢失。

四、把好施工阶段工程资料管理的几个关

工程资料是整个建设项目所有方面的真实写照。施工现场的管理主要是工程质量、进度、资金的目标控制管理，因此工程资料管理必须围绕着施工管理这一主线来进行管理。

1.把好来往文件登记关。必须签名和记录时间。

2.把好质量控制方面的资料关。如材料（构配件）、设备进场使用报验单、工序质量报验单、隐蔽工程报验单、施工测量报验单、混凝土浇注报审表等。

3.把好进度控制方面的资料关。如总进度计划、季月周进度计划、修正后的进度计划、倒排的进度计划、关键线路完成时间、工程进度计划报审表等。

4.把好资金控制方面的资料关。如延长工期报审表、工程量计量报审表、工程费用索赔报审表、工程款支付申请表、工程款支付证书、工程变更单等。

5.把好安全管理方面的资料关。如安全控制实施细则、安全管理的技术措施、机械设备安全使用记录、安全隐患事故处理报告等。

6.把好日常管理方面的资料关。如施工日志、监理日志、例会和专题会的会议纪要、各种信息的收集与整理等。

7.把好工程各参建单位对工程资料的及时确认和签字关。

通过对工程资料管理的探讨和实践，可以说工程资料档案管理也是一项系统管理工程，要想提高工程资料档案管理的质量和水平，并在施工现场技术管理中发挥巨大作用，光有专业知识和认真严谨细致的工作态度还不够，必须走计算机辅助管理之路，只有这样才能使工程资料档案管理更加规范标准，更好地服务于建设工程，服务于社会。

参考文献：

[1]《工程资料管理》 郑文新等编著.上海交通大学出版社.2007-8-1版.ISBN：9787313048936.

[2]《建筑工程资料管理规程》 本社编.中国建筑工业出版社.2010-1-1版.ISBN：1511217752.

作者简介：曹大庆（1959—）男。南京理工大学基建处工程师。研究方向：工程管理、人力资源。