流动人员人事档案管理与改革研究

郄波+王兆欣+贾大鹏

【摘 要】本文以人社部出台的各项政策为依托，对流动人员人事档案管理服务工作的内容特点进行了综述，指出目前存在的问题，从提高我国社会公众的人事档案意识；及时、准确的丰富人事档案内容；加快档案服务的信息化进程；健全档案管理制度，明确工作人员工作职责四个方面提出了改进建议，探索更高效的改革措施，以期改进目前人事档案管理工作，实现就业服务部门的可持续发展。

【关键词】流动人员；人事档案管理；改革

人事档案记载着一个人的个人经历、人事关系、工作表现，记录着各阶段的奖励处罚等个人资料，作为用人单位使用人才的主要载体和依据，直接关系到个人的切身利益。流动人员的人事档案管理工作，对促进人才合理流动和市场化配置发挥了重要作用，是我国人事档案管理工作中非常重要的一部分。

一、流动人员人事档案管理服务的工作内容

新世纪以来，随着经济的飞速发展，人力资源市场日趋活跃，劳动力流动规模及速率有了极大提升，从而致使流动就业人员档案管理工作的难度和强度都大为增加。总的来看，当前流动就业人员档案管理工作主要包括以下几项内容：

（1）档案材料的收集与整理工作。人才流动服务机构及时收集人事档案材料，将存档人员的德能勤绩、科技创新以及人事调动、任免、奖罚等情况填入檔案中，不断充实档案内容。

（2）档案的保管工作。人才流动服务机构须配备防火、防潮、防虫、防盗的专用档案库房，档案放在铁制的档案柜内，并定期进行检查，确保档案存放的安全性。档案库房、阅档室与办公室分开，加强档案管理信息化的建设，尽快实现档案管理的现代化。

（3）档案的转递与接管工作。随着流动人员数量的逐年增加，档案的流动也越来越频繁，严格按照有关规定程序进行流动人员人事档案转递与接管工作，简化转递流程，确保档案安全。

（4）档案的服务与利用工作。就业服务部门提供档案的查询、政策的通知等服务，还肩负着流动人员的培训及再就业的职责，有针对性的利用档案，开发人力资源，解决就业问题，为社会建设做出更大的贡献。

二、流动人员人事档案管理存在的问题

（一）人事档案意识薄弱

随着我国市场经济的发展，随之而来的是人才的大量频繁流动，由于受知识水平和当地有关部分宣传力度的影响，广大群众尤其是流动人员，认为人事档案与个人利益没有关系，近些年来，“弃档”越来越多，对流动人员工龄计算、户口挂靠、职称评定等造成直接的影响，同时增大了档案管理部门工作，不利于社会对流动人员的开发与利用；部分私人企业对员工档案管理缺乏重视，并未安排足够的财力、人力负责这项工作。

（二）人事档案内容信息量不足

流动人员人事档案包括多项内容，如学历职称、履历、合同、职务任免等材料。流动人员工作、住址变动相对频繁，给信息的收集带来了困难，加之工作单位更重视经济利益，忽视在岗、离岗员工的档案转递和移交工作，造成档案信息的变动不能及时归档。

（三）人事档案管理单位软硬件配备有待加强

近年来，国家召开了一系列的档案工作会议，制定了一定的工作规程，但是仍有部分地区的人事档案管理方式还是停留在保管纸质档案的层面，存在占据空间大，查阅不方便，工作效率偏低，容易产生差错等问题，即使是已经使用了部分信息化技术参与到人事档案管理过程中，也往往会因为技术不兼容、安全有风险等原因使档案管理信息化无法发挥其更为积极的作用。

流动人员数量逐年增加，档案管理任务相当繁重，而且在基层的档案管理部门的工作人员有一部分是兼职，兼职人员其自身根本不具备档案管理知识体系，对档案管理工作力不从心。另外，当前大部分流动人员档案库硬件设备也不足，档案库房简陋，缺乏必备的防水、防火、防盗等装备。

（四）管理体制混乱，工作流程不规范

中组部、人事部制定的《流动人员人事档案管理暂行办法》明确指出：流动人员人事档案管理实行“集中统一，归口管理”。但是目前部分民办人才交流中心、档案服务公司等不具备独立人事权的机构或单位，擅自接收和管理流动人员档案，并收取高额费用，不仅导致档案存储和转递流程繁琐，严重地扰乱了流动人员档案管理的秩序，还损害了存档人员的利益。

三、流动人员人事档案管理改革的建议

（一）提高我国社会公众的人事档案意识

我国普通存在人事档案意识缺乏的现象，不仅是存档人员，还包括档案部门工作人员，存在不求创新，态度死板的问题。一方面，要加大宣传，利用目前便捷的通迅手段，提高人民群众档案意识，减少弃档。另一方面，加强就业服务部门工作人员的职业道德和知识技能培养，提高档案管理服务的水平，使流动人员都能找到合适的工作岗位，实现个人的最大价值，为我国社会、经济、文化等各项事业的发展做出更大的贡献。近些年，国家相继出台了一系列相关文件来督促档案服务人员，工作人员的工作质量和工作效率都得到了普遍提高。

（二）及时、准确的丰富人事档案内容

及时补充流动人员工作的变动、学习培训经历、奖惩处分等个人信息的变化情况，确保人事档案内容丰富、真实。为了人才的合理利用，对档案内容进行更新，尽可能多的反映个人专长、业务能力、职业道德等方面的情况；同时，为了适应新形势的发展需要，根据存档人员的名字、性别、学历、工作经验等信息，将档案进行划分与整理，建立多元化的查找途径。

（三）加快档案服务的信息化进程

传统的人事档案管理方法已跟不上时代的进步，利用信息化管理，可以有效地弥补传统管理模式存在的诸多不足。目前，部分省份人力资源服务机构已实现联网，流动人员在省内任意一家政府所属的人力资源服务机构办理开具证明、介绍信或调档等有关事项，简化了繁琐的程序，而且不再需要本人来回奔波，也避免档案转递过程中出现的问题；各级机构的微信公众号也逐渐开通，流动人员可通过省市级人力资源服务中心官方网站和官方微信实现政策查询、业务申请、证明打印等业务的办理。

流动人员人事档案管理信息化建设，还包括系统软件的开发。聘请信息技术专业人员从事档案管理软件开发，实现档案资料电子化、档案管理现代化、档案服务网络化，减轻工作人员劳动强度，更为存档人员的档案查询和转递提供方便。

（四）健全档案管理制度，明确工作职责

依据国家政策，各级档案管理部门要健全和完善人事档案工作的管理制度，严肃处理工作中的弄虚作假、私自涂改、不按流程办事等行为；对在档案管理中不认真审查或审查不严的，视情节轻重给予批评教育，依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，依法追究法律责任，并追究领导责任；对于工作不负责、业务能力低的工作人员要加强培训与考核，必要时进行调岗甚至辞退。

四、结语

人事档案服务管理工作是一件重要且难度很高的工作，随着近年来一系列相关法律法规的不断出台，国家、省、市各级档案管理部门积极推进人事档案管理体制改革，我们基层服务人员在进行人事人才工作的同时也要不断加以创新、总结和完善，促进流动人员人事档案管理将逐步向规范化、制度化、信息化的方向发展，从根本上提高和改善流动人员档案管理服务的质量。

【参考文献】

[1] 王鲁花，韩春红.新时期流动人员人事档案管理的现状、问题及对策[J].人才资源开发，2014，（8）：3-4.

[2] 刘亚红.当前我国流动人员人事档案管理现状的思考[J].山东档案，2014，（4）：30-32.

[3] 宋晔.北京市流动就业人员档案管理服务研究[J].北京劳动保障职业学院学报，2016，10（2）：8-11.