地质调查项目野外车辆内部控制管理

向桂芬　李宪琛

摘要：通过对地质调查项目野外用车管理业务流程的梳理，结合实际情况及时进行风险评估，准确识别内部控制风险点，采取适当的控制措施，合理保证地质勘查单位经济活动合法合规、资产安全和有效使用，逐步完善地质勘查单位内部控制管理体系。

关键词：地质调查项目 野外车辆 内部控制 管理

2008年5月22日，财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会出台《企业内部控制基本规范》；2010年4月15日，又发布了《企业内部控制应用指引第1号——组织架构》等18项应用指引、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》；2012年11月29日，财政部发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》。随着地质勘查单位改革的进行，部分地质勘查单位性质由事业转为企业，目前大部分地质勘查单位仍保留事业单位的性质，实行企业化管理。因此，为加强内部管理、提高资金使用效率，地质勘查单位应健全有效的内部控制。由于地质勘查单位的双重性质和管理特点，内部控制工作涉及面广，将企业和行政事业单位内部控制交织在一起，为此有必要梳理地质勘查单位的业务流程，建立健全内部控制制度，分析各环节控制风险点，提出风险控制措施，落实责任认真执行，做好信息沟通和监督评价。

随着地质勘查单位公务用车改革的深入，对地质调查项目生产野外用车逐步规范，除了从交通费资金的预算、执行、审计等过程加强管理外，还必须从交通工具的选择、配备、使用、维护、安全、收支核算等业务流程进行全面管控，提高交通工具利用率和资金使用效率，进一步加强交通费管理，细化业务办理流程。

由于地质调查工作的特殊性，地质调查工作区范围广、工作流动性大、劳动强度高、项目组驻地极不固定，很多工作区都在无人区、荒滩戈壁、高海拔山区或林木覆盖区等，工作和生活条件艰苦、后勤服务及医疗卫生设施无法正常保障，交通工具的重要性尤为凸显。地质调查野外工作实施过程中的交通工具包括各类交通工具以及畜力牲畜，交通费用包含交通工具的租用费、燃料费、维修费、过路过桥费、保险费、安全奖励费、饲料费等，司助人员、马夫等费用计入人员费或劳务费。

一、野外车辆使用预算的编制与审批

地质勘查单位年初根据年度工作预算，逐级分解地质调查项目任务，首先了解各地质调查项目工作地区自然环境与道路交通条件，其次根据实物工作量、生产定额、设备定额等资料计算各地质调查项目野外工作用车数量，并征求项目组对车辆型号的要求，组织编制单位年度车辆使用预算，经单位办公会议审议，由设备管理部门统筹调配车辆，其中对属于政府采购的车辆购置或租赁工作应按相关程序办理。

二、野外车辆的配备

（一）车辆数量的配备

地质勘查单位的车辆主要分为公务用车和生产经营用车，公务用车应按照《党政机关公务用车配备使用管理办法》配备使用管理，公务用车按工作人月数实行定额预算管理。

生产经营用车根据地质调查项目设计实物工作量依据生产定额计算应配备的人员数量，一般按野外实际生产人员每4人配备1辆车，不含项目管理人员、综合研究人员、其他室内作业人员。在保证生产车辆使用的前提下，可以按月生产工作需要人员统筹调度使用车辆。地质调查项目野外用车按工作区面积及工区距离驻地里程、工作量与台班效率、野外搬家次数等因素合理估算单车月行驶里程，再乘以项目使用车辆数量计算车辆月行驶里程。依据车辆型号确定百公里油耗，采用近期平均油价计算燃料费用。日常维修费一般控制在车辆原值的2%-5%，保险费、审验费参照车辆管理部门发布的标准执行，过路桥费、停车费等其他费用可按参照行驶里程估算。

（二）司助人员的配备

司助人员可分为公务用车和项目生产用车司助人员，除对司助人员的驾驶时间、安全责任、健康状况等情况规定外，地质调查项目野外生产用车司助人员一般选择年龄不超过55周岁的男性，且还要能适应野外工作的需要，如高原、戈壁、沙漠等恶劣自然环境。司助人员分在职职工、聘用人员和劳务派遣，其费用按单位内部制定人员费管理标准执行。

三、租赁车辆选择

由于地质调查项目使用车辆长年在野外工作，对租赁车辆性能要求比较高，一般以越野车辆为主。租赁车辆可以采取招标或委托方式进行，一般由地质勘查单位车辆和安全管理、设备部门统一组织用车租赁，根据工作需要时间分为长期和短期租赁车辆。租赁车辆应严格执行年度野外用车计划，并遵守国家车辆管理有关规定的车辆使用年限限制要求，不得租用超期服役和黄标车辆，保障生产安全运行。

地质勘查单位应对车辆出租方提供的所有出租车辆营运证、行驶证、车辆维修、保险及司助人员驾驶证、健康状况、医疗保险等相关资料信息进行核查。

地质勘查单位应组织招标或成立谈判小组，与正规汽车租赁公司或出租个体进行询价谈判，在租赁合同中约定租赁车辆型号与用车要求、合同签订双方的权利与义务、结算价款与方式、违约责任等条款，经法律顾问审定后签订格式租赁合同，明确双方的责权利。车辆出租方应提供車辆行驶证、保险单、车辆维修保养手册记录等必要证件，地质勘查单位应对拟租赁车辆车况及是否满足安全作业需要进行必要的核查。地质勘查单位除应对车辆租赁合同统一管理外，还要对租赁车辆在各地质调查项目之间的调配统筹管理。适用政府采购管理的地质勘查单位，应执行政府采购管理程序，科学合理选择确定出租方。

四、车辆的使用管理

（一）车辆的调配和使用

地质勘查单位依据年度用车计划，结合工作地区自然环境与道路交通条件，选择能满足工作需要且适应野外工作环境的车型。地质调查项目工作区距离工作驻地较近、路况较好的可以单车行驶，艰苦偏远山区、荒漠区等自然环境和道路条件较差且距离驻地较远的应安排两辆以上车辆共同出行，车载定位仪、卫星电话、工具、燃料、水、干粮、应急药品、衣服等物资要准备齐全。

地质调查项目生产用车，一般在野外工作开始及工作结束停用车辆时抄报行车里程数，以确定单车在该地质调查项目野外工作期间的行驶里程，按使用时间、行驶里程等分车分项目分次填写派车单，作为完成工作车辆费用结算的依据，通过对项目组、车辆双方制衡及绩效激励的考核工作，确保车辆在保证项目组完成工作的前提下工作不懈怠，也避免了项目组无限制的浪费车辆资源。

地质勘查单位各地质调查项目野外用车应统一调度管理，对车辆实行统一记录管理。每台车辆应配备单位统一发放的车辆行驶记录本，由专人对车辆使用人、司助人员、出车检查、保养、修理、车载装备等情况进行管理记录与核查。

（二）车辆的维护

由地质勘查单位车辆管理部门、用车部门共同编制年度车辆修理保养工作计划，车辆维护计划内容主要包括维修保养车辆型号、数量、维修点选择、维修和保养方式、费用预算、结算方式等。车辆的年度维修工作计划由单位办公会议审议批准后，经车辆管理部门协同用车部门统一审签，按地质勘查单位审批流程履行相关审批手续，交由车辆管理部门备案执行。车辆管理部门通过招投标或政府采购选择定点维修单位，并与车辆维修企业签订维修合同。

车辆应按单车规定的时间定期或达到累积行驶里程数后进行维修保养，一般分为定点维护、就近维护与自行维护三种方式。定点维护是地质调查项目野外车辆可定期或达到累积行驶里程数后到车辆管理部门指定厂家维修保养。由于地质调查项目野外工作的特殊性，车辆在野外道路通行条件较差的路面或地区行驶，后勤补给及维修条件较差，应于野外作业出车前自备常用维修材料自行维护，或及时就近维护。选择就近与自行维护车辆的项目组，应做到审签手续完善，如就近维护取得发票与费用明细单、材料消耗领用单等，并做好车辆维修记录与停用车辆时的备案工作。

野外车辆维护常备材料采购，也要以车辆维修计划为依据，实行预算控制。车辆管理部门统一采购领用和野外临时采购领用，应按业务流程管理执行。

（三）车辆的安全管理

地质勘查单位应重视野外车辆安全管理工作，车辆管理部门应定期开展交通安全培训教育和宣传工作。车辆管理部门应与司助人员签订安全行驶责任书，司助人员必须承诺遵守交通规则、文明行驶，牢固树立安全第一的责任意识。车辆管理和使用部门应定期检查保养车辆，车辆出发前应对出行地区或道路情况、天气状况进行事先查询、了解，对存在高度出行风险的地区，本着安全第一的原则，做好应急预案准备工作，避免人员、设备、车辆损伤。不但要做好行车装备记录与检查，还要重点检查野外车载工具、燃料、水、干粮、衣物、应急药品、卫星定位仪、卫星电话等物资配备是否齐全，并定期检查、更换和补充。地质勘查单位应建立安全奖罚制度，定期对安全行驶的司助人员进行奖励，对发生安全事故的司助人员及相关责任人员进行处罚。

五、车辆费用的结算

地质勘查单位交通费结算应以公务卡、银行转账结算为主，以野外工作区现金结算为辅。

交通费主要包括司助人员费、材料费、燃料费、修理费、过路桥费、停车费、保险费、差旅费等，野外生产用车配备的司助人员分为在职职工、聘用人员、劳务派遣人员，在职职工、聘用人员的工资或劳务费一般采用银行代发，劳务派遣人员费一般由车辆管理部门与劳务派遣单位签订用工合同采取银行转账方式结算，由车辆租赁公司与租赁车辆一同配备的司助人员的人工费由租赁公司支付。

燃料、材料、修理、车辆保险、过路桥费等一般由车辆管理部门统一采购或办理加油卡、ETC卡、保险费、定点维修单位等，采用公务卡或银行转账方式结算。野外偏远地区，无法使用公务卡和银行转账方式结算的各项费用，可采用现金方式结算，但必须完善审签手续。

地质调查项目野外用车费用报销由经办人按照业务流程履行审批手续，报销凭据包括发票、费用明细单、转账回执单等相关资料，野外交通费大额支出，应控制在预算范围内，由经办人、司助人员或证明人、民主管理小组成员共同签字，报销凭据经地质调查项目负责人、车辆管理部门、主管领导等确认签字后提交财务部门报销，并填报单车费用汇总表。

地质勘查单位应加强地质调查项目野外用车计划信息公开化程度，发挥公众监督作用，对单位年度野外用车数量、交通费预算、车辆缺口、车辆购置计划、车辆租赁计划、项目车辆配备、货物与服务采购情况、年度预算执行、大额支出等进行公示。年终应对年度用车计划执行（含预算执行）情况进行公示，单位应提供相关公示内容的资料的查询路径或方式，具备条件的还可以向社会公开公告。

对单位年度交通费预算总体执行情况和单车核算情况向上级管理部门做出年度报告，针对存在的问题进行汇总分析，提出改进措施。

六、野外用车内部控制要点

交通工具实行分类管理、分级审批备案，严控用车数量，公务用车纳入部门预算，生产用车纳入项目预算。交通费实行预算控制，其预算按下属单位或项目组分解落实，也可具体细化到每辆车辆。交通费支出原则上不能突破预算控制数，费用支出应与工作量、行驶里程等匹配，杜绝公车私用、私车公养、铺张浪费等现象。

严格车辆租赁控制，从预算、采购、定价、资质核查等环节实施全过程管理。对未列入年度计划（预算）的车辆或单位现有车辆能满足工作开展需要的，不得计划外租赁。适用招投标管理条件要求的，应按照国家招投标管理有关规定采用招投标形式确定出租方。按单位统一定价或参考市场价格合理确定车辆租赁价格，不能无依据定价。租赁双方应签订格式租赁合同，项目租车费要控制在项目交通费预算总额范围内，车辆管理部门应对租赁公司营运资质、司助人员、行车资质、车辆行驶证、驾驶资格证等进行审核备案。

车辆管理实行单车控制、台账管理、审核监督。地质勘查单位应建立行车记录本和单车台账，严格执行费用预算，由用车单位、项目组与司助人员定期核对单车行驶记录与核算台账，按月或季度结算工作量、实际行驶里程和相关费用。实行单车核算、派车单制度，针对每辆车建立单车行驶记录本、核算台账，按月核算行驶里程、费用等，通过对车辆百公里油耗、维修费、过路桥费等因素分析，以及同型号、同工作地区等车辆费用对比分析，防控单车百公里油耗、维修费等费用超标，以发现问题降低管理风险。

由出租方配备司助人员的，有关司助人员劳务关系应在租赁合同中明确，或另行协议约定。对聘用人员、劳务派遣司助人员，应签订用工合同，明确双方的权利与义务。做好司助人员安全培训教育工作，避免疲劳驾驶、酒后开车、开赌气车等，牢固树立安全第一的观念。

定期或及时检查维护车辆，确保车辆状况良好。车辆的年度大修理工作应填报维修计划，并到指定维修点完成，维修费用应按单车分月或季度结算。实施定点维修的，未经批准不得到非定点企业维修，财務部门有权对未经批准的维修费用拒绝报销。

野外用车使用现金结算的临时采购等交通费支出，可由采购人、司助人员、项目管理人员等分工负责、相互牵制，避免同一人经办所有环节的工作，杜绝车辆常用耗材失控。

通过对地质调查项目野外用车业务流程的梳理，结合实际情况及时进行风险评估，准确识别内部控制风险点，采取适当的控制措施，合理保证地质勘查单位经济活动合法合规、资产安全和有效使用，逐步完善地质勘查单位内部控制管理体系。

参考文献：

[1]财政部，证监会，审计署，银监会，保监会.企业内部控制基本规范（财会[2008]7号）[Z].2008.

[2]财政部，证监会，审计署，银监会，保监会.企业内部控制应用指引[Z].2010.

[3]中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公务用车配备使用管理办法（中办发[2011]2号）[Z].2011.

[4]财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）（财会[2012]21号）[Z].2012.

[5]中共中央，国务院.关于印发党政机关厉行节约反对浪费条例的通知（中发[2013]13号）[Z].2013.

[6]中共中央办公厅，国务院办公厅.中央和国家机关公务用车制度改革方案[Z].2014.

[7]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于全面推进公务用车制度改革的指导意见[Z].2014.

（作者单位：向桂芬，甘肃地矿科技信息中心；李宪琛，甘肃省地质调查院）