浅谈技校档案管理信息化建设

农青杰

摘要：新时期信息化高速发展，对学校档案管理工作也提出了新的要求，档案管理信息化可以大大节约管理成本和实践，本文以技校档案管理信息化为研究重点，分析了档案信息化管理的好处，并对档案信息化建设的实现提出了一些可行性建议，旨在促进我校的发展、提升技校档案服务水平。

关键词：技校档案管理信息化

学校的档案工作是教育事业的重要组成部分，在学校日常管理中的作用至关重要，档案管理工作不仅可以反映和维护学校历史真实面貌、还可以服务于教学、为学校经济建设提供帮助。近年来，随着计算机的普及，信息化发展越累越迅速，这对我们学校的档案管理提出了一个不可忽略的问题，即信息技术在档案管理中的运用。计算机信息系统的运用，在很大程度上可以提高工作效率和工作质量，而且还可以帮助档案管理在技校整体管理工作中发挥更好的作用。所以，提高学校档案管理水平要求我们必须加强实现档案信息化建设。

一、档案信息化管理系统的好处

第一，数字化档案信息可以解除时间和空间的限制，管理者或者使用者不管在何时何地都可以利用一台能联网的电脑来进入档案管理系统，这在很大程度上可以节约时间，提高工作效率，也有利于查阅所需的档案信息。

第二、档案管理信息化可以使档案管理工作进入良好循环，进入一个新的发展时期，这种良好的工作环境可以为档案管理人员节约更多的工作时间，使他们有充足的时间去进行编研工作，有利于开发档案资源，加速档案管理信息化的发展。

第三、档案管理信息化可以使学校档案工作变得更加方便快捷、提高工作效率。档案信息数字化可以帮助档案及时归档，尽快地发挥利用价值。再者学校的文书处理部门可以将收文或者发文都上传到网上，然后大家根据自己的权限去传阅相关文件，并备注好处理意见，这样在年终归档时，就可以只向档案室移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案室减少了以往的收集、整理、归档的繁琐的工作。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案室的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。

第四、校园网中各类数据库的建立，有利于各类数据的统计与共享，可以增加归档数据的准确性和及时性。尤其我们校内的管理对象较多，流动性也比较强，学生毕业、新生入学、教职工的入职、退休和调离，这些情况要想统计准确，按照传统的方法只能在归档后才能查清，但是数字化的档案管理可以做到及时准确的统计，实施反映当前的情况。

第五、实现档案管理信息化，就可以凭借档案管理系统的巨大容量储存更多的数据，并且还能实现所有学生教师档案管理的高效化，提高档案信息的安全性。使用计算机管理档案，可以实现档案信息的数字化，相比较传统的纸质档案，电子档案以磁盘作为储存载体，可以为我们的日常工作带来更多的便利，有利于查询和调取，提高工作效率的同时节约了资源，降低了档案成本。

二、实现档案信息化建设的途径

第一、提高认识，加强领导。校领导对档案工作的态度，直接影响着档案工作的开展，有些领导对档案工作的重要性缺乏足够的认识。为只要按时归档，不丢档案，不少档案，检查不出问题即可，再加上技校学校本身招生就没那么简单，相对来说学校经济状况也稍逊色，在档案管理方面投入不大，致使档案工作勉强维持现状，甚至处于落后状态。实现档案信息化，必须提高认识，加强领导，把这一工程列入议事日程，摆上重要位置。

第二、加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员的自身素质。为保证档案信息化能够快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识，在短时间内提高档案管理人员的素质。就要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及档案管理系统软件知识的学习与掌握。随着档案管理的信息化建设的发展，档案管理人员还要加强专业素养，这样才能够使档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应信息化要求的合格档案管理人才，也才能够为学校档案的管理与服务水平提高提供保证。档案工作是一项业务性很强的工作。档案工作人员不但应该具备必要的政治、思想素质外，还必须具备较扎实的档案理论基础知识和较系统的档案专业知识，既要懂得档案学的自身规律，又要掌握一定的和本专业有关的相关学科知识，做到勤于学习，一专多能，才能满足档案工作发展的需要。要培养档案工作人员对档案事业的热爱之情。档案工作是一项服务性的工作，它在教育事业发展中的作用，常常由于它的潜在性使人们不能立刻了解。由于档案内容的广泛性，要想 全面地掌握它也绝 非易事。因此，想要在档案事业上取得一定的成绩，就必须要热爱档案事业，淡泊名利，甘于奉献，以百折不挠的毅力和献身事业的精神，努力学习，加倍工作，用辛勤劳动实现自己的崇高理想。

第三、加大投入。信息化建设需要投入很大资金，如电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、网络以及应用软件系统等。要利用计算机技术、扫描复制技术、声像录制技术等，提高档案工作的工作效率和质量。要实现办公自动化，配合政府，无纸化办公，网络的实现，尽快 完善完备各种条件，并且解决好办公自动化过程中档案工作将遇到的新問题，使档案工作适应新形势的需要，满足学校各方面工作对档案工作的要求。建设一个现代化的档案管理基础设施，必须资金投入作保证，只要领导重视，加大投入，加强管理。我校档案信息化建设一定能够上升到一个新的层次和水平。

三、结束语

加强技校档案管理信息化建设是技校档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代华的客观需求，是提高档案信息服务水平的必由之路。我们应善于在实践中总结经验，吸取教训，逐步形成适合我们学校档案信息化建设的一套理论，理论与实践并进，不断推动技校学校档案信息化建设稳步向前发展。

参考文献：

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