基于Word 2010长文档的编辑方法与技巧

席哲

摘 要：Word是目前应用最广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中编辑长文档的功能具有很高的实用价值。该文结合作者的实际经验详细地介绍了利用Word 2010编辑长文档的大纲结构、非连续页码、纸张纵横向交错、图片的题注自动编号等的方法和技巧。在进行长文档编辑时，利用所介绍的方法和技巧，可以有效提高长文档的编辑效率和质量。

关键词：Word2010 长文档 大纲结构 非连续页码 纸张纵横

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（c）-0010-02

Word 2010是目前常用的文字处理软件，其功能十分强大。所谓长文档就是指诸如教材、杂志、标书等长达几十页甚至几百页的Word文档。要利用Word 2010编辑和制作出专业性强的长文档，必须掌握一定的方法和技巧，才能提高编辑的效率和质量。笔者在Word 2010的实践中，总结了一些编辑长文档的方法和技巧，对有效组织和管理长文档，提高长文档编辑工作的效率和质量具有较高使用价值。

1 建立长文档的大纲结构

长文档的大纲结构是文档的脉络，文档的大纲结构可以用大纲视图来编辑和管理。通过用大纲视图来编辑和管理文档，既能使长文档逐层展开，结构清晰，又能使读者很快对文档的层次和内容概括性地了解，还能快速查找并切换到特定的内容。

操作方法：（1）单击“视图”菜单中的“大纲视图”选项或点击文档右下方工具条上的“大纲视图”按钮切换到大纲视图。（2）选择要设置标题的内容，并确定其级别。Word 2010默认的大纲级别有“1级、2级、3级、4级、5级、6级、7级、8级、9级、正文文本”共10个级别，在每个标题前都有一个“□”记号。（3）标题的级别可以调整。将光标定位在要调整标题的任一位置，选择级别。也可以点击 “升级”或“降级”按钮进行调整。经升/降级后，各标题之间的关系就像一般文件夹那样逐层相套。若某标题以“+”标示，则表示该标题下是有内容的，即是可以展开的。若某标题以“-”标示，则表示该标题下是没有内容的，即不可以展开。（4）可用大纲工具条上的按钮对各标题进行上移、下移、展开和折叠等操作。（5）单击“显示级别”并确定级别后，大纲结构就显示在指定的位置了。

2 自动生成目录

长文档不仅篇幅长而且包含的内容多，因此，在长文档中必须生成目录以便于查找，同时修改内容时，目录也能随之自动更新。

操作方法：（1）将光标定位在要插入目录的位置，点击“引用”菜单“插入目录”，即弹出“目录”对话框；（2）在弹出的对话框中，勾选“显示页码”“页码右对齐”，并设置“格式”“显示级别”等，然后点击“确定”按钮，目录就自动生成了。（3）若标题的内容有改变，点击“更新目录”，在弹出的“更新目录”对话框中，勾选“更新整个目录”，然后点击“确定”按钮，整个目录就会自动更新了。

3 编辑非连续页码

在普通文档的页码设置中，单击“插入”菜单下的“页码”命令，根据对话框选择“插入位置”“对齐方式”，单击“格式”，设置“页码格式”即可。或者在“视图”菜单下，选取“页眉和页脚”命令，在“插入自动图文集”中选取“第X页 共Y页”。这样word就会为整篇文档加上连续的页码。

长文档通常包含了封面、目录、前言、序、正文等内容，不同的内容需要设置成不同的页码，即页码是不连续的。为了设置非连续页码，必须对文档进行分节操作，应首先对长文档进行与设置普通文档的页码一样的操作，然后再在封面、目录等文档位置前后加上分节符，最后对页码进行修改。

操作步骤：（1）将插入点移动到文档中一个内容开始的地方，点击“页面布局”菜单的“分隔符”命令，弹出对话框，选择“分节符类型”中的“下一页”，单击确定。把这样的分节符添加到封面、目录等内容的分节段前。（2）双击页码设定区，弹出“页眉和页脚”对话框，删除“共Y页”中的“Y”，并把光标定位在该位置上。（3）单击“插入”菜单的“域”命令，选择“域名”中的“Section Pages”，单击“确定”。（4）双击页码设定区，弹出“页眉和页脚”对话框，删除“第X页”中的“X”，并把光标定位在该位置上。（5）设定“页码格式”中的“页码编排”，选择“起始页码”从1开始，再单击“插入页码”。这样就可以看到封面、目录等不同的页码起始了。与页码编排相似，若想在长文档的各章各节插入不同的页眉页脚，也需要在每章每节的分界处插入分节符。

4 设置纸张纵横向交叉

一般长文档页面布局为纵向。但长文档中通常会有一些需要呈横向排版的表格或图片。这时，就必须将还需横向排版的表格或图片的页面纸张设置为横向，而其他的文档仍为纵向。这样，整个文档就呈现出纸张纵横向交叉的情况。只有在不同的“节”中才能有不同的纸张页面设置。

操作步骤：（1）在需设置为横向的表格页或图片页与前后文档分页处插入分节符，单击菜单“页面布局”下的“分隔符”命令，插入“分节符”中的“下一页”。（2）对该独立节进行“纸张方向”设置，根据需要选择“横向”，点击确定。（3）为不影响到页码的表示，此处的页码格式需重新设置为“续前节”。

5 设置图标题注和交叉引用

长文档中往往包含大量图片。为了方便地描述图片，必须对图片进行顺序编号。“题注”是图片下方显示的一段文字，用于描述该对象。当图片数量有增删时，图片的编号也应随之变化。然而，手工修改图片编号相当繁琐，而且易出错。因此，必须实现图片的自动编号，以满足增删图片的需要。Word的“题注”模块功能可以实现对插入图片的自动编号，实现图片增删后编号的自动更新。

操作步骤：（1）选择图片，菜单 “引用”，选择“题注”命令，单击“新建标签”按钮，建立标签“图1-”，确定。（2）在第二幅图片出现时，单击“引用”菜单下的“插入题注”，单击“确定”即可。（3）当图片有增删时，可以选择任一图注，击右键，点击“更新域”，则题注编号会自动更新。

6 结语

在使用Word 2010进行长文档的编辑时，首先应该制作文档大纲，然后进行正文内容的填充。这样不仅可以提高长文档的编辑效率，而且可以使所制作完成的文档既合乎要求，又具有一定的专业化程度。除此之外，耐心地去研究和掌握以上方法和技巧，可以使我们的实际操作水平得到进一步的提高，从而快速、高效地制作出精确、令人满意的长文档效果。

参考文献

[1] 黄朝阳.Word 2010实用技巧大全[M].电子工业出版社，2014.

[2] 冯宇，邹劲松，白冰.中文版Word2010文档处理项目教程[M].上海科学普及出版社，2015.

[3] 高昂，魏惠茹，王婷婷，等.Word 2010文檔处理案例教程[M].清华大学出版社，2016.

[4] 龙马工作室.Word 2010办公应用实战从入门到精通[M].人民邮电出版社，2014.

[5] 张帆，杨海鹏.中文版Word 2010文档处理实用教程[M].清华大学出版社，2014.