如何做好建设单位在施工管理过程中的档案管理

2017-04-24

四川水泥 2017年4期

(河北环境工程学院)

孙盛楠

(河北环境工程学院)

随着我国建筑业的不断发展，制度的不断健全，在现代建筑工程中资料档案管理显得愈发的重要，尤其是建设单位的工程资料具有种类繁多、数量庞大、涉及面广、收集整理周期长等特点，因此如何规范的进行建设单位的工程资料档案管理是每个建设单位都需要考虑的问题。

建设单位；施工过程；工程资料；档案管理

目前建设单位档案管理的现状

重视工程实体建设忽略档案管理

目前的建设工程项目大多工期紧任务重，建设单位的相关人员都在忙于工程的前期审批手续、工程招标、现场指挥进度以求用最短的时间完成工程建设达到验收要求。但在每一项工程完成后所形成的大量工程资料的收集整理并没有足够的重视。有些领导认为档案资料员不需要有什么专业知识，只要掌握基本的办公操作就可以，还有一些单位没有设立专门的档案室，档案柜、办公设备配置不齐全等现象。

工程档案时效性差

在建设施工过程中，会发生大量的洽商变更文件，此类文件需要建设单位、监理单位、设计单位及施工单位的相互配合，由于设计单位人员基本不会驻扎在施工现场，对该类文件的处理不及时会造成经济损失。另一方面施工单位的专职资料员较少，一般都是兼顾几个工地项目，由于其固定在一个工地上的时间较少，对于工程资料的编写与整理滞后造成了建设单位项目资料归档的时效性差。

工程档案真实性差

在施工单位，工程资料往往是由资料员在办公室“闭门造车”做出来的，没有与工程进度同步进行，经常在工程的基础、主体及竣工验收前加班加点进行编制，这样的资料不能真实反映出工程的实际状况，没有起到质量控制的作用。建设单位和监理单位应加强对施工项目的监督检查，不仅仅是检查质量、安全，同时还要按时检查工程技术资料。

档案管理人员更换频繁且不专业

由于对档案管理工作的不重视，造成了资料员、档案员的更换频繁，档案资料整理不系统、不完善。另一方面许多单位的资料员专业不对口，没有受过专业培训就直接上岗，面对投资大、子项多的工程资料无从下手，只是对收到的工程资料进行简单的归档，并没有区分前期审批资料、过程技术资料、行政资料、经济资料等，造成了档案收集不规范、查找起来不方面。

建设单位工程资料档案管理的思路

建立健全档案管理制度

首先领导重视是加强工程档案管理的关键，建立健全档案管理制度，使档案工作按照规章顺利推进，有些施工单位、监理单位来自不同地区，都按照各自形成的习惯进行方案管理，需要有统一的档案管理制度使归档资料更准确规范。同时设置专门档案管理员、建立专门的档案室、配备必要的办公设置，进一步优化档案工作环境。

重视档案工作专业培训

档案管理员在上岗前要接受专业培训，掌握了档案员的基本操作技能后方可进行工作，在之后的工作中也需要参加档案管理的加强培训。

建设单位工程资料档案管理的具体做法

1.前期审批类资料的档案管理

建设单位相关部门及时收集各类文件资料进行归档，例如：项目立项申请、批复，可行性研究报告、环境影响评价、规划方案、项目用地相关手续、规划许可、建设施工许可等，这类资料使用频率高，应分类进行整理归档，在收集好纸质文件的同时利用计算机制作电子版文档，建立台账，便于日后的查找。

2.招标类资料的档案管理

工程招投标是工程施工的前提，归档时要注意其完整性。一套完整的招投标文件应包括：在公共媒体上发布的招标公告、招标文件、资格预审文件、资格预审申请、资格预审报告、投标文件、招标投标备案资料、中标公示、中标通知书、工程量清单、拦标价。在收集整理时每份资格预审申请和投标文件往往不止一份，正本与副本及电子类投标文件都需要进行归档。

3.合同类文件的档案管理

合同是工程档案的重要组成部分，可以按照各个单项工程分别立柜整理，主要分为施工类合同、服务类合同、设备采购类合同等几大类。

4.洽商变更等经济类文件的档案管理

在工程施工过程中，洽商变更的产生是不可避免的，由于其对于工程的造价影响较大尤其需要注意处理该类文件的时效性，一旦发生设计变更需要及时下发给施工单位、监理单位、建设单位的相关人员及审计监督单位，并做好收发文记录。

5.工作联系单等施工过程资料的档案管理

施工过程中发生的各类工作联系单、监理通知单，建设单位接收后需要迅速进行研究并及时反馈信息给相关单位，做到闭合管理，在收集归档时也要注意每份联系单和反馈信息整理到一起，形成一份完整的过程资料。同时在施工过程中还需要将每个里程碑式的施工阶段的图像等影像资料按照建筑单体进行收集归档。

6.图纸的档案管理

在对图纸进行整理归档时需要注意通过详规图纸、施工图审核图纸、施工图纸、竣工图纸的分别归档。在下发施工图纸时由于涉及单位较多，为便于图纸的发放情况查询，设计了这份

发放记录供大家参考。