纸质档案管理重要性及不可替代性之我见

冯存志

【摘 要】在电子档案快速发展的几十年内，纸质档案也得到了长足发展，由此可以见纸质档案在人类文明进程中的不可替代作用明显。随着科技的发展，双套制管理方式有效弥补了电子档案与纸质档案的不足，有利于提升档案管理的科学化程度。

【关键词】纸质档案；重要性；双套制管理

随着现代信息技术的高速发展，档案工作发生了日新月异的变革，在这其中电子档案得到了快速发展，但其快速存取、高效利用与风险并存。与此同时，纸质档案并未因此消失，其重要地位始终无可取代。在档案管理中，纸质档案与电子档案协调发展。

一、纸质档案和电子档案之间的比较

1.电子档案的特点

一是存储形式多样性。电子档案充分使用多媒体技术如音频、视频信号、数字代码等存储信息，只需较小规格的介质载体，并可实现统一的登记、整理、装订、归档保管，更加生动的显示档案实体的真实信息。

二是操作便捷性。我们可以对电子档案随意进行增、删、改等操作，还可以通过电子文件对档案进行分类、统计、汇总、打印等，提高了工作效率。

三是资源即时共享。电子档案不用受地域、人数的限制，可以通过互联网技术使多人在不同空间共享同一资源。

2.纸质档案的特点

一是纸质档案记录的原始信息不易篡改。纸质文件一旦形成，其记录载体与呈现信息永远结合一起，一般很难做到无痕迹的修改。

二是纸质档案存储介质适宜长期。实践证明，纸张、胶片最适宜长期保存。纸张的主要制成材料是纤维素，它具有较强的耐久性，尽管在一定条件下会发生电解和氧化作用，但只要注意阻断造成纸质档案损坏的化学反应所需的条件可以实现千百年的保存。

三是信息与载体的依附性较弱。电子文件信息的存储需要借助于特定的存储介质，并在计算机网络技术的支持下进行操作，因而离开硬件设备、操作系统和应用软件，对电子档案的操作就无法进行。传统纸质档案一般要往往通过保存纸张而存在，不依赖于各类设备和技术，利用者只需到档案存放处继续查询就行。

二、纸质档案的不可替代性

1.纸质档案的安全性、真实性更强

纸质档案的不可轻易篡改的特性，决定了纸质档案具有“社会记忆保护者”美誉的原始凭证作用，并且有很高的可信度。而电子档案依赖于计算机与网络系统，它可以不受时间、地点的限制，就可以远程调阅，进行数以万次的拷贝、修改，这些因素都使得人们对电子凭证的真实性、安全性、可靠性心中没底。

2.纸质档案比电子档案保存寿命更长

温度、湿度、磁场及磁性物质、灰尘及微生物等都有可能对纸质和电子档案造成损坏，危害一旦造成，电子档案几乎无法挽回。但在纸质档案的保护过程中，只要排除人为损害，在适当的温度下去除档案的灰尘，防止霉变和蛀虫，以及过度的光、热、有害气体等发生化学反应所需的条件，就可以使纸质档案的寿命达到数百年甚至上千年。

3.纸质档案的成本远低于电子档案

纸质档案在信息存储方面虽然存在占地面积大、容量小的缺点，但其存储利用的成本却要远低于电子档案。之所以这样说，就在于电子档案的管理、开发、利用对工作人员的计算机网络等相关知识和技术要求较高，对存储电脑的软、硬件配置以及对网络安全维护等要求都更高，这也是一笔高昂且持续的人力、财力的投入。

三、“双套制”推进档案管理的科学化发展

“双套制”是指将纸质文件制作成数字化副本的从纸质文件到电子文件的异质异地备份以及将电子文件转化成纸质的方法。“双套制”管理的最大优点在于它兼有纸质档案和电子档案各自的优势。

1.实现档案安全的“双保险”

电子文件传输、存储的安全性一直广为诟病，一次病毒的侵袭，或者是系统的崩溃，就可以使大量的信息难以读取甚至化为乌有，这种损失是难以估量的，也是任何一个机构和单位所无法承受的。“双套制”实施后，可以使档案管理者免去了这些后顾之忧，保存一份电子文件和一份纸质文件，等于是给档案上了双保险，从而大大提高了档案管理的安全性。

2.发挥电子文件方便检索的功能

档案保管的最终目的就是为了利用，但传统的纸质档案由于大多都是单份文件，所以说，利用起来往往效率很低，长期利用还会给纸质档案带来一些影响，电子文件在傳播速度和利用效率方面与纸质档案相比具有较大的优势。“双套制”保管与传统的纸质档案管理相比，其检索和利用的效率得以很大提高。纸质档案的检索一般靠人工，整个查询过程不光速度慢，劳神费力，还容易出错，而电子档案利用计算机管理，在归档时就可以完成文件的著录、标引和检索功能，极大提高了档案的检索速度，方便利用者网上查阅，可以节省宝贵的时间，缩短利用者与政府机关之间的距离。

3.延长档案原件的寿命

纸质档案往往由于反复利用，导致使其寿命大大缩短，采用“双套制”管理可以达到一次扫描，终身受益的效果，由于电子文件可以不受时空限制无限制的传输利用而不会对原件造成一丝一毫的损伤，因此可以大大延长档案原件的使用寿命。

4.提高档案统计的速度

在档案管理中，统计工作是必不可少的工作环节，其主要工作内容包括文书档案统计、档案利用情况统计、科技档案统计等等，这些工作比较繁琐，在没有电子计算机的时代，每到年终岁尾会有大量的统计工作积压下来。在实行“双套制”管理后，由于事先将档案信息都输入到计算机中，计算机强大的功能可以在几分钟内完成所有的统计工作。这样在过去需要耗费大量人力和时间才能完成的工作，在“双套制”管理模式下几分钟就做完了，这不能不说是“双套制”管理档案的巨大优势。

参考文献：

[1]康利.论纸质档案的重要性[J]，办公室业务，2013.6.

[2]徐蔚.论档案信息化管理中纸质档案的重要性[J]，档案建设，2015.10.