高校构建和完善办公系统的探究

郭鹏

摘要：近年来，随着信息化和网络化的快速发展，高等学校的办公方式也在逐渐发生变化。传统的办公方式已不能和现代社会的要求相适应。因此，高校办公方式正朝着自动化方向快速发展，电脑已成为必不可少的工具。但随之也带来了许多问题和争议，于是完善高校办公自动化系统便显得尤为紧要。

关键词：高等学校；办公自动化系统；完善

中图分类号：G471 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）14-0015-02

俗话说：“工欲善其事，必先利其器。”把这句话用在高校办公领域，就是说若想提高办公效率，减少办公成本，必须先要完善办公系统。针对高校构建和如何完善办公系统，本文将从以下几个方面进行闡述。

一、办公自动化发展趋势与现状分析

由于软件的商品化，使各高校办公变得相对孤立和封闭，无法与外界进行沟通和交流。大多数系统都有其独立的用户验证机制，高校办公系统也不例外，若想要其实现统一验证，就连采用SOA都很难，更不要说互相配合实现统一。另外，产品化软件的二次上升的空间具有局限性。商品化的产品需要面向的群体是所有的用户群体，而每个部门都是独一无二的，都有一套完整的适合自己本身的机制和特点。所以在此基础上，产品若想到具体部门实践，就必须根据部门需求在所谓有限的空间里进行再次开发，这种做法即使开发商自己愿意，然而在现在的市场上，产品每天都在更新，定制的功能又成了一个难以解决的问题。随着技术的不断进步，原有系统的弊端也日益明显，比如安全防护性能、工作流程设计的局限性，这些问题对信息化的发展起到了阻碍作用，甚至某些办公自动化产品对它的发展已具有了危害性的作用。

二、实施并完善高等学校办公系统建设的必要性

现代大学在全球网络化和信息化的不断影响之下正逐渐在转变，由原本的传统型向综合型和科技型跨越，学校的活动领域也开始多种多样，不再只是单一传统的学术研究型。这种改变带来了大量的工作，在有限的时间内就必然要提高工作效率，此时高校办公自动化建设的实施与完善便尤为必要。高校各个部门的工作效率都直接影响着学校各项工作的开展和进行。从负责操办高校各项具体事务和制定与推行学校的各项规章、章程以及各种政策的行政管理部门，到与之相对应的服务职能部门都无一不与之息息相关。所以，信息技术在高校办公中被越来越广泛地应用，通过将现代计算机网络技术、通讯技术与传统的信息处理技术相结合对传统办公方式进行变革，实现了对文字处理、信息传递、存储与检索的现代化管理，并针对各个部门的具体实际配置办公资源，为各个职能部门的工作人员建成了一个共享的桌面办公环境。

通过这个办公平台，使信息传达更加及时，从而避免了传统办公方式中信息传递过程中会出现的遗漏、错误等结果，使办公质量和效率得到了大大的提高，达到事半功倍的效果。同时还起到了穿针引线的作用，它使各部门之间的及时交流和工作中的互相监督与高效协作得以实现，并加以推进。因此，只有构建完整的高校体制、完善高校办公系统才能使办公效率得到提高，而且同时还能顺应形势，迎合未来社会对现代办公的要求。

三、完善高等学校办公系统的建议和措施

完善高校办公系统在实践和推广过程中也出现了一系列问题，比如功能需求不断变化、维护困难等。所以，建立和完善高校的规章制度、加强各工作人员培训、加强办公系统运行监管，以及改进办公自动化系统便成为了推动办公自动化在高校发展的必然措施。

（一）建立和完善高校规章制度

在高校办公系统的建设与完善过程中，工作人员的办公行为尤为重要。因此，要逐步建立和健全各种规章制度来规范要求工作人员的办公行为，使之与办公自动化系统相互适应、相互协同。目前，办公自动化系统还没有国家统一的标准电子文档的法律效力。现阶段的电子公文的审核、签批等的有效性受到质疑，因此公文归档仍是以纸质文档归档为主，而不是完全的电子公文归档，因而建立和完善与高校办公相适应的相关规章制度迫在眉睫。在自动化系统的管理过程中，还必须确保电子文件的合法性、安全性和有效性，这就需要有一种管理监督的制度。规范工作人员的操作程序，制定有关的使用、授权、录入、保密等制度，对电子文件的使用、存档、销毁等进行规范管理。

（二）加强人员培训

在办公自动化系统中，要想确保办公自动化系统的良好运行，则必须拥有一批高素质的工作人员。只有要求工作人员不断提高自身素质才能保证系统的高效和稳定。高校办公系统的用户包括校级领导、部门领导、基层人员等，这些用户的级别不同，自然培训的内容也不尽相同，并且要编写不同的使用手册来满足不同用户的不同需求。为了确保培训能够有条不紊地进行，必须拟定严格的人员培训计划。首先领导要起到模范带头的作用，接受并做好培训，并检测它的有效性，从而使其得到推广；然后对各部门负责人进行培训，由他们去组织和培训本部门中其他人员；最后再对接受培训的人员进行考核，确保他们都真正掌握了怎样使用办公自动化系统。

（三）加强系统运行监管管理

信息安全是高校自动化办公顺利进行的核心，也是网络系统中一个非常重要的问题。由于操作系统和各种自动化软件本身的漏洞，工作人员网络安全知识缺乏或主观防护意识不强，使网络极易导致病毒感染、数据破坏和信息泄密，严重的后果不堪设想，种种现象已经引起人们的高度重视。目前，学校办公自动化系统正处在网络构建和完善初期，现阶段我们应该制定出相应的安全策略，对学校办公自动化网络的信息安全需求进行全面系统地分析与整合，针对学校自动化办公网络系统中信息存在的形式和运行特点，对学校信息的安全级别进行科学合理的评估和划分，并且加强系统运行监管。根据学校实际情况，具体可以采取以下措施。

1.定时检查网络安全以防链路老化、人为破坏、被动物咬断等，及时修复网络设备自身故障。

2.安装防病毒软件并及时对系统进行更新，网络设备应使用较为复杂的密码，对于外来的软件一定要先进行病毒查杀后再使用。

3.若系统发生故障，应最大限度地减少损失，这就要求系统管理人员及时进行数据备份及系统维护等。

4.系统管理人员要对各办公人员进行有效地权限控制，避免公共资源不能使用、公共信息不能浏览或者不是其访问权限内的机密信息遭到泄露甚至破坏的情况发生，或者因为工作调动交接而造成信息泄露的情況。

5.不能只依靠防火墙等单个的系统，还要安装定期检测系统，并定期进行检查，安全使用计算机。

6.制定一份完整的内部管理、审核制度和信息监督制度，并严格实施。

（四）改进高校办公系统

高校办公自动化系统建设成功与否在于学校各工作人员对它的重视程度。它是一项十分复杂和综合性强的系统性工程，涉及到学校各方各面的工作。为了能够较好地完成，必须制订一个严谨的计划。首先，高校应该建立一个可以指挥整个学校的办公自动化建设的组织领导性机构，各级领导起到模范引领作用，带头使用办公自动化系统，从而使整个学校工作人员的办公自动化意识得到加强。从思想上去克服抑制已经成为习惯的工作模式，积极主动地去探索并接受新的办公方式，用自动化和信息化技术来改变高校工作面貌，提高工作的效率，从而达到事半功倍的效果。因此，高校各级领导对推进办公自动化系统建设的重视和观念更新是让它能够彻底走入高校办公的推动力量。完善高校办公自动化系统建设，应该结合学校自身的管理需求和资源状况，提上学校教育信息化建设的章程。在充分考虑近期的投资能力和建设目标的基础上，为办公自动化系统建设的进一步发展实施和扩展留有一定广阔的空间。在办公自动化系统的建设过程中，要坚持着眼于经济实用，在清理疏通各部门之间信息渠道的基础上，以校园网为主体环境，对全校已有的管理系统进行梳理和整合，使用全校范围的办公自动化系统，建立全校共享数据库，真正实现高校办公自动化的人力资源、数据资源和设备资源的共享，真正构建一个既高效完善又合理便捷的高校办公系统。

四、结语

通过以上论述可知，构建完整的高校体制和完善高校的办公系统对高校内部各项工作效率和工作质量的提高有着十分重要的意义。因此，我们应该在当前的基础上，不断地进行市场调研和产品研究，从实际出发，一步一个脚印地去逐渐完善系统本身。并且从自身做起，从精神上支持并重视这件事情，为加快高校行政管理高效化进程的步伐贡献一份力量。

参考文献：

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[3]董葆营.如何推进高校办公化建设[J].教育科普，2006，（5）.