浅析司法行政工作中电子档案的应用及管理

尹燕

摘 要：电子信息技术的不断进步引发了我国各行各业以及各部门改革热潮的兴起。对于司法机关来说，改革也是势在必行。本文以司法行政工作中的档案管理为例，通过档案管理数字化的内涵、司法行政工作中进行电子档案管理的意义及其电子档案的应用与管理措施三个方面，对司法行政工作中档案管理数字化方面的内容进行了论述，旨在对我国司法机关的档案管理工作提供一定的借鉴意义。

关键词：司法行政工作 電力档案 应用 管理

司法行政部门是保证我国社会稳定、国泰民安的重要力量。由于司法行政工作本身具有严肃性、复杂性、机密性以及多样性特征，导致司法行政部门的档案文件也呈现出复杂多样的特质。因此，在司法行政工作中的档案管理方面，管理方式既要具备化复杂为简单的能力，又要在保密性方面达到一定的标准，同时还必须针对档案的多样性，进行分门别类的管理。在这种情况下，档案管理数字化也就是电子档案应运而生。

一、档案管理数字化的内涵

司法行政工作中的档案，从宏观层面来说，即为对国家发展和社会进步、和谐有重要意义的文字、图片、表格、声音、影像等文件数据及资料；从微观层面来说，则是那些能够对司法行政工作正常展开具有促进作用的司法文书、政务资料等等。由于档案资源覆盖了司法行政工作的方方面面，因此对其进行科学有效的收集、保存、维护以及利用是非常必要而且重要的。

传统的档案文件主要是纸质资料，在保存以及维护方面所要花费的资源较多，而且容易出错，出错之后进行修改及保存又会造成对资源的再次耗费。电子信息技术兴起之后，电子档案也随之产生。电子档案实现了档案数字化。具体来说，电子档案通过录入、扫描等方式将纸质文件转化为电子版，存储于计算机中。电子档案在在查询、保存、纠错以及备份等方面都具有无可比拟的优势。

二、使用电子档案进行管理对司法行政工作的重要意义

1、提高了司法行政机关档案管理的质量和效率

使用电子档案能够有效提高司法行政机关进行档案管理的质量和效率。具体来说，主要体现在：第一，查询。与传统的纸质档案相比，电子档案在查询时能够节省大量的人力和时间，不再需要慢慢翻阅，只需在计算机上的相应位置输入关键字，然后在结果中进行查阅即可。第二，纠错。与纸质档案修改后原件面目全非的现象相比，电子档案在修改方面具有天然优势。电子档案能够实现资料的快捷修改，并能根据实际要求进行标注或删除等，而且电子档案有足够的空间来进行修改。第三，保存。计算机的大容量决定了它能够存储大量的数据，而不必浪费资金采购相应的文件柜、文件袋等等。尤其是对于年代较为久远的档案资料来说，计算机在保存方面的优势更加明显。第四，备份。计算机的备份功能在档案资料管理中的作用是显而易见的。例如发生失火、雨水浸泡等现象时，传统的纸质档案就会被付之一炬，完全失去参考和使用价值。计算机的备份功能使得档案能够被完好无损的保存，且不受时间、地点的限制。第五，保密性。司法行政工作中存在很多绝密档案，这些资料对查阅人员的身份有较高要求。计算机中能够在档案管理系统以及文件夹等环节设置密码的功能能有效防止重要资料被偷窥，保证了文件的机密性。

2、从整体上提高了司法行政机关的工作质量和效率

档案管理是司法行政工作的重要组成部分，二者息息相关，相互影响，缺一不可。档案管理实现电子化能够从整体上提高司法行政机关的工作质量和效率。一方面，只有档案资料实现科学、高效的管理，司法行政机关在展开工作时才能有据可查，而且能保证所需资料的真实性和准确性，从而避免冤假错案的发生，最终提高工作质量。另一方面，电子档案调取资料的便捷性，也能缩短司法行政机关在档案查阅方面所耗费的时间，从而节约整个处理事务的时间，最终提高工作效率。同时，电子档案管理的成本较低，所节省的资金能够用于司法行政机关的其他事务，从侧面对提高工作质量和效率起到促进作用。

三、司法行政工作中电子档案的具体应用及管理措施

1、建立与电子档案管理特征相对应的规章制度

与纸质档案管理相同，电子档案管理也要与时俱进，建立有针对性的进行档案管理的规章制度。只有如此才能对整个档案管理工作进行约束和规范，保证档案管理的科学性和高效性。从大体上来说，司法行政工作中进行电子档案管理所需要建立的规章制度应主要从四个方面进行：第一，将纸质文档转化为电子文档的规章制度。也就是将纸质档案录入、扫描至计算机当中的规章制度。其中应该对规范的录入方式、扫描方式进行明确规定，还应该针对诸如别字、遗漏以及录入错误等情况制定相应的惩罚措施；第二，对档案管理人员的规章制度。对档案管理人员的专业水平、职业态度、行为举止等进行规范，尤其是对牵涉到机密文件的问题时，要对管理人员的行为进行明确规定；第三，对档案查阅方面的规章制度。例如查阅时需要出示的证件、查阅人员的身份确认、查阅时长及次数、查阅时的禁忌等等，这主要是为了预防机密的档案文件被泄露。第四，针对电子档案管理的具体特点制定其他的制度，例如数字档案鉴定制度、网络安全制度等等。总之，所有的制度都是为了提高档案管理的安全性、科学性、高效性以及便捷性。

2、不断提高和完善电子档案管理所需的硬件设备和软件设备

进行电子档案管理离不开计算机和信息技术。因此要提高电子档案管理的有效性和科学性，就必须对相应的硬件设备和软件设备进行更新和完善。从硬件方面来说，主要包括计算机设备、扫描设备以及数码相机等等。要尽量使用内存较大的计算机；扫描仪也选择正规厂家生产的产品，保证资料的清晰度；数码相机使用COMS尺寸较大的类型，这样成像质量才会有保证，档案资料的辨识度才会更高。从软件方面来说，主要是依据司法行政档案管理的具体特点所采用的进行档案管理的软件。首先，用于司法行政档案管理的软件必须在基本的电脑系统中能够稳定运行，例如win7、win8以及win10系统，并且最好包括单机版和网络版，这样才能适应各司法行政机关的使用要求；其次，功能要齐全。司法行政工作中的电子档案管理系统要涵盖政法务工作档案管理的各个方面，包括收发文、查询、合同、用户管理以及操作帮助等等；再次，要支持多种格式的文件保存，例如doc、doc、TX、excel、JP、Peg等等；最后，在其他方面具有智能化优势。例如根据录入资料的类型自定义档案模板，根据以往录入的内容自动进行数据采集等等。此外，在安全性方面，根据具体的工作分工，为不同用户设置不同的权限，每人的权限都控制在一定范围之内，以此来保证档案数据的安全性。

结束语：

档案管理在司法行政工作中占据着重要地位，为司法行政工作的正常开展提供了大量的准确信息，从而使司法行政部门更好的为人民服务。在计算机技术迅速发展的今天，司法行政工作档案管理电子化也是大势所趋。因此司法行政机关也要与时俱进，改变传统的档案管理方式，引进先进的计算机技术，并将其与本机关单位的档案管理工作相结合，从而促进自身整体工作效率的提升。

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