新时期高校图书馆中文图书采购招标的思考

赵菲菲

(黑龙江省大学城物业经营有限责任公司 黑龙江 哈尔滨 150080)



新时期高校图书馆中文图书采购招标的思考

赵菲菲

(黑龙江省大学城物业经营有限责任公司 黑龙江 哈尔滨 150080)

图书采购招标是目前高校普遍采用的一种图书采购方式，文章分析了实行图书采购招标的意义及招标过程中应明确的原则，提出应当以高校利益为本，择优评定中标图书供应商，满足高校图书馆建设需要。

高校图书馆；图书采购招标；规范性；图书供应商

近些年，图书采购招标已经在全国各个高校相继开展，而且逐渐成为趋势和潮流。《中华人民共和国招标投标法》于2000年1月1日正式开始实施，《中华人民共和国政府采购法》于2003年1月1日起施行，标志着我国的招投标管理逐步走向法制化、规范化、科学化的轨道。本文就图书采购招标的意义及招标应当明确的原则、规范进行了分析与探讨。

一、高校图书馆图书采购招标的意义

(一)有利于图书采购公开化、透明化,避免腐败现象的发生

(二)有利于保证高校图书的质量

由于出版无序导致书源信息分散、书目信息不完整,现在出版社与出版物种类激增,三大书目①社科新书目,②科教新书目,③全国地方版科技新书目以及各个出版社的书目介绍的图书不足总量的1/4,另外的图书则是通过其他出版信息或直接在书店与读者见面。通过招标采购,可以选择比较有资质的书商,提供较全书目信息并能根据所提供的书目信息满足采购要求,拓宽采购渠道,提高了图书的采购范围,有利于促进学校教学和科研水平的提高,满足高校对文献信息的需求。

(三)有利于图书馆获得优惠的折扣和完善的配套服务

书商为了最终占领市场和获得订单,他们在进行投标文件的递交时,必然会竭尽所能地给予优惠折扣,并提供全面周到的配套服务来吸引图书馆。通过招投标竞争,可使图书馆能够用有限的资金获得更多的图书,充分发挥有限资金的使用效益,同时也为提高图书采购质量创造了有利条件。

(四)有利于提高工作效率,加快图书流通的进程

图书采购中图书馆可以对书商提出尽可能详细的相关配套服务要求,如盖章、打号、夹磁针、贴条形码、配带MARC数据等,同时提高送书时效以及借助网络先进技术,有了这些较为完善的配套服务，就能切实减少图书馆采编人员分类编目的压力，大大提高了图书馆的工作效率,及时保证图书的上架率。

二、图书招标应当坚持的原则

高校图书采购招标是市场经济条件下的法律行为，因此图书招标所涉及的程序、内容、组织行为等都必须遵循规范性原则，使招标工作的整个过程贯穿法律性、科学性原则，从而保证图书招标工作健康有序地发展。图书招标的规范性原则具体体现在以下几个方面：

(一)坚持公开、公正、公平

对于如何提高死缓的适用率，学界提出了不同的意见。这些意见可以概括为两个方面:一是通过立法途径修改刑法的相关规定;二是通过司法解释途径对现有规定作有利于死缓适用的解释。

具体地说，第一，图书采购招标过程中的相关数据和信息必须公开，使参加投标的每个书商都能够及时明确的了解到相关的信息;第二，招标方所邀请的评委对各书商在投标中所提供的服务和承诺必须在客观、负责、公正的立场做出评判，不能对任何一家书商有所偏袒或倾向;第三，招标方应当提供每个书商一个公平竞争的机会，防止个别书商采取不正当的手段进行竞标。

(二)严格规范图书招标程序

规范图书采购招标程序能避免许多不必要错误。第一步，实地考察及市场调查，在条件允许的情况下，到书店实地进行考察，并联系若干家书商并就具体问题进行初次询价，我校就是采取由招标办负责同志和图书馆相关同志进行事先实地考察的方式，从而做到了做到未雨绸缪、心中有数;第二步，校招标办、图书馆及监察处等相关部门召开标前准备会，就可能出现的问题进行商讨，并共同制定招标有关事项;第三步，由招标办制定招标文件并确定招标具体时间地点; 第四步，在网上公开招标信息，或电话联系几家比较了解的有信誉、有实力的书商，发放招标文件;第五步，召开由招标单位和书商参加的招标会议，进行招标;第六步，向评标小组公布各书商的投标信息，并由评标小组进行评标;第七步，招标办工作人员再次向书商询价，并依据商务及技术综合评比的最终结果对投标的书商进行排序;第八步，宣布中标图书供应商，并与书商签采购合同，履行各自义务和职责。

(三)招标单位应当组织一个结构合理的评标小组

招标单位在开标时，参加会议的人除了来投标的书商之外，还应该有本单位的相关人员和专家评委出席。这些相关人员和专家评委的确定，需要经过仔细考察和认真挑选，为了使招标工作真正做到公平、公正、公开，具有一定的严肃性和规范性，招标单位评委成员一般由校招标办、财务处、图书馆、监察处、审计处以及校外(内)聘请专家等成员组成。招标办作为招标工作组织者，图书馆作为使用部门，监察处作为招标工作的监督者，外聘专家作为招标工作的见证人并负责技术评标，大家各尽其份，共同打分，评出综合指标较为优秀的书商作为中标者。

(四)评标标准要一致，并赋予明确的分值等级

不同类型图书招标所处的环境不一样，对评标的内容有较大差异，就目前中文图书资料招标而言，其评标内容设置和分值的赋予，也五花八门，但一般把评标项目选定在三个方面:第一，书商资质，其主要内容为信誉情况，财务状况，目前公司业绩和与重点客户合作情况，图书来源渠道，网站建设和使用情况等等。第二，提供服务质量，其主要内容为所供图书质量，采访书目信息的准确性、时效性和覆盖程度，编目数据的完整程度和质量，图书订到率，对图书馆所提书目以及自定较特殊主题图书采购的反应速度和能力，对订单调整要求的反应能力，对未能采购图书订单的处理，退书的处理，图书包装质量、运送及时性、搬运到位程度等。第三，图书供应价格折扣。统一评标内容后，对其项目赋予分值，并制订不同等级的打分标准，便于招标专家评标打分。

(五)合同详尽，合理规范

招标单位在确定了几家书商为采购图书中标单位后，最终将与这几家书商签订购书合同。这份合同既是两家利益的保证书，又是书商提供服务的承诺书。所以在签订合同之前，双方必须把有关服务内容和承诺事项写清楚。如要求书商提供电子版的采访书目数据(社科新书目、科技书目、上海科书目等)，提供所发图书的标准分类和MARC编目数据，新书到后如发现有质量问题可及时退还等。将这些要求形成规范的文字落在纸面，并使之具有法律效力，以保证在今后的服务和业务往来中，碰到问题可以通过客观公正的法律手段加以解决，从而最大限度的保证学校的利益不受损害。

三、图书供应商的选择

图书馆应根据图书供应商具备的全面的服务能力和图书馆复杂的业务要求来选择图书供应商。面对众多的图书供应商，高校图书馆要明确选择比较好的供应商的标准。全面细致、优质的服务无疑地成为供应商在图书馆市场竞争中决胜的关键。

(一)良好的信誉度和综合实力

良好的信誉度和综合实力是图书馆选择供应商时应当依据的重要因索。图书馆在确定图书供应商时很看重供应商在当地的诚信表现以及它的综合实力，包括经营规模、资金状况、公司人员索质、网络化管理程度、当地客户量、当地销售量、图书品种覆盖面、团购能力、订购的到货速度与到货率等，尤其是一些重点出版社图书的到货率。

(二)采访数据和编目数据标准化

由于文献信息处理的标准化和自动化的发展，使得文献采集和编目数据的处理可以批量化一次性完成，而为图书馆所共享。目前图书馆普遍要求图书供应商提供中文图书的CNMARC标准格式的采访数据和编目数据，以便于图书馆采访人员和编目人员套录后进行网络查重，生成采访数据库和电子订单，建立馆藏书目数据库，降低图书馆采编人员的劳动强度，提高工作质量与效率。为此，图书供应商必须具备标准化的图书信息数据资源，及时准确地向图书馆通报图书信息，既有印刷型的书目，也有数宇化的电子书目；既有未来新书的预订书目.更应有反映库存的现货书目。

(三)文献加工服务规范化

已往供应商提供给图书馆的只是浅层次的供货服务，在数据和图书加工问题上都没有形成有效的服务体系。现在，图书馆为减轻验收、编目人员的劳动强度，普遍要求供应商做好前期的图书加工服务，比如完成加盖馆藏章、加贴防盗磁条、书标、和粘贴条形码等工序。

(四)高效率的物流配送体系

过去，图书配送流程操作时间较长，成本高，效率低，不利于图书与读者及时见面。现在，图书馆对配套服务的高要求使得供应商必须具有高效率的物流配送体系，才能保证订到的图书能够尽快地送抵图书馆。

(五)量体裁衣，提供优质的个性化服务

除了要求提供数据和图书加工服务外，图书馆还要求供应商提供完善的售后服务。比如，免费送货上门、正当退货、义务咨询、有针对性地制作个性化征订数据报送给相应的图书馆等。还有的图书馆提出，对加盖了馆藏章的图书，若有破损，供应商也应及时退货、补货或换货；对于超过原定价30%的图书，要求供应商及时通报图书馆，并重新确认订购关系，否则图书馆可以拒收等。

(六)折扣率要优惠并兼顾合理

图书价格在前些年里不断攀升，使图书馆倍感购书经费紧张。图书采购利用招标的方式进行，将图书折扣率提高，从而提高资金使用效益，节约资金。虽然高折扣使得图书馆可以利用同样的资金买到更多的图书，但是折扣越高，往往对图书馆到书率影响越大。本省的一些高校就曾经发生过供应商为了自身利益，拒绝进那些发行量少且只有微薄利润的图书，造成图书馆订货量与到货量的失衡，从而给学校的教学研究造成了不好的影响。这是高校图书馆在选择供应商时应该慎重考虑的。

随着图书采购招标的不断发展和完善，高校的图书招标工作必将更加规范化、科学化。

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[5]高景昌，王树迎.对高校图书采购招标几个问题的思考[J].农业图书情报学刊，2014，(12).

赵菲菲(1982-)，女，黑龙江克山人，硕士，黑龙江省大学城物业经营有限责任公司行政，主要从事招标及资产管理研究。