对干部人事档案管理工作的思考

姚琴

对干部人事档案管理工作的思考

姚琴

准确、齐全、完整的干部人事档案,全面地记载着一个人的经历、政治思想、实践能力等信息,是反映干部综合素质的最重要依据。管好用好档案，对人才资源开发起着重要作用。阆中市人社局对当前干部人事档案管理工作进行了分析，力求总结经验，发现问题，并提出了针对性的解决办法。

一、干部人事档案管理工作的主要做法

专人负责。市人社局确定了一名副局长分管干部人事档案工作，人才交流中心主任管理流动人员档案，并落实专人负责档案资料的日常管理，层层落实了责任。

加大投入。做到了档案库房、阅览室和办公室“三室”分开，干部人事档案、流动人员档案分室存放，更新添置了干部档案管理专用电脑等设备。

制度完备。建立完善了干部人事档案管理工作台账和八项管理制度，并严格按照档案接收、转递等流程执行，做到“入有来源、出有去向，查有记录”。

二、干部人事档案管理工作存在的问题

干部档案分类、整理标准不一，传统的手工整理方式存在很多弊端。

以前档案材料使用16开规格的办公用纸，现应严格按照新规定，统一更换为A4型档案盒。这就需要花大量的时间对每一份档案的每一页加工处理，琐碎繁杂，耗时费力。加之档案目录大多是手工抄写，劳动强度大、重复性强、效率低。

归档材料审核鉴别力度不够，影响档案的完整性、真实性和准确性。

多年来，干部人事档案在收集时没有把好材料审核关，导致档案中存在一些问题，如材料不齐全，部分档案中反映干部基本情况的材料有空缺；内容记载不准确、不统一、不真实，特别是干部的“三龄一历”填写随意性大，姓名、出生日期前后不一致；填写不规范等。

档案管理和利用的方式存在局限性。现行档案管理部门的工作方式比较落后，过分注重纸质档案，容易忽略与之配套的电子档案；计算机和现代网络信息技术的应用比较滞后，导致工作效率较低；档案管理工作者的素质不适应新时期的工作要求，资料检索、调阅档案等仍是手工操作。

三、加强干部人事档案规范化现代化管理

严格收集鉴别是做好干部人事档案管理工作的关健。收集工作是干部档案工作的重点和关键环节，直接决定着干部档案的质量。档案材料收集归档工作要遵循真实、全面、及时、规范的原则，把好两个关口。首先是从源头把好“入口关”，在接收档案材料时，要严格审核，确保真实准确。重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。其次是日常工作把好“更新关”。要与有关单位、部门做好沟通协调工作，建立干部人事档案材料收集归档机制，对负有提供资料责任的部门和人员作出归档内容和时限的要求，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保档案材料完备，与实际情况同步。

健全规章制度是做好干部人事档案管理工作的保障。干部人事档案管理部门要加强制度建设，制定科学严密的规范标准，使管理工作的每个步骤都有章可循、有据可依。应建立健全干部档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等八项制度，把责任落实到每个环节、每个岗位、每个人员。通过制度规范日常管理工作，坚决做到审核不合格的档案不接收、材料不符合要求的不归档，严防丢失档案材料、严防涂改造假、严防失密泄密，保证优质服务，不断提高工作质量和水平。对干部人事档案管理中存在的违法、渎职事件依法追究责任并进行处罚。

加快干部人事档案信息化管理步伐。尽可能运用当代科技新成果和管理新手段，提高干部人事档案工作的效率和水平，尽快实现人事档案信息化管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，建立起完善的干部人事档案数据库系统，实现档案纸质与电子双套式管理，根据需要通过计算机查阅有关内容。在注重保密的前提下，利用信息化技术，实现全面、动态化的管理。

总之，加强干部人事档案的管理是一项长期、复杂而重要的基础性工作，要充分发挥其重要作用，客观真实地反映干部的真实面貌，为客观评价、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手资料。同时，干部人事档案管理不但要从制度上更新，还要从观念上业务管理上更新，根据社会发展的总体趋势采取有效措施，积极探索干部档案现代管理模式，更好地为干部人事工作服务。

（作者单位：阆中市人力资源和社会保障局）