增强高职院校学生档案管理意识的方法与途径

曹晓春

（四川职业技术学院教务处，四川 遂宁 629000）

增强高职院校学生档案管理意识的方法与途径

曹晓春

（四川职业技术学院教务处，四川 遂宁 629000）

当代高职学生档案意识薄弱，对档案的意义作用认识不到位，常常影响到之后的晋职晋级和职位提升。本文通过对高职学生档案意识的现状及原因分析，意在揭示高职院校在档案意识方面普遍存在档案教育缺失和档案表现力不足等问题，并从培养学生档案意识的支撑点、着力点、发散点等五个方面识阐释了方法和途径。

高职院校；学生档案；档案管理；方法途径

1 高职院校档案管理现状

档案是人们社会实践的真实记录。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考作用，是个人转正定级、职称申报、职务升迁及办理养老保险等相关证明的重要依据。高校学生档案是学生在校学习生涯中各种现实表现、学业成绩、实践实训锻炼活动的原始资料的客观记载，是学生择业就业，以及日后的成长发展的重要依据和凭证。但作为高职院校的学生，最需要解决的突出问题就是就业问题，面向行业企业，尤其大多属于私营企业，对档案的要求不高，甚至可有可无，加之高职学生对个人档案的意义作用认识不到位，理解不深刻，从而导致学生档案意识薄弱，档案重视不够，致使学校毕业生档案堆积如山，无人问津，总是到了急需时才想起回校寻找档案。以笔者所处学院为例，根据学校学籍管理部门统计数据显示，从2003级至2013级共11届毕业学生档案近3900份被遗弃或因资料不齐、无法准确投递等因素而留在学校档案室里，至今来校办理档案提取手续的仅255人次，仅占遗留档案的0.06%。从近三年2014-2016年来看，2014年移交档案室遗留档案282份，41人提取档案，2015年移交555份，46人提取档案，2016年移交655份，至今无人提取。分析认为，此类事件发生率逐年增高。通过问卷调查表明，应届毕业生完全知晓毕业档案的意义作用及接转流程的学生比例仅占21%，基本知晓的占73%，完全不知晓的还有6%；认为档案很重要应该及时跟踪处置的学生仅占38%，认为作用不大，当前不太需要，而任其流转，不予过问的学生却占62%。这种只图眼前，忽视档案的现象，如不及时加以遏制，势必影响到高职学生的就业效果质量，同时，对其未来的发展带来诸多不必要的麻烦和负面影响。

2 学生档案意识薄弱原因分析

高职学生之所以出现这种档案意识和处置情状，究其原因，一是学生档案意识薄弱，对档案的价值意义认识不清楚；二是学生对档案管理流程不熟悉；三是学生就业主要面向地方中小企业，且大部分学生已在“顶岗实习”阶段签订就业协议，“实用主义”思想弱化了学生对毕业档案的跟踪与处理。除此之外，还存在着以下几个影响因素：

2.1 档案自身属性因素

第一，档案的属性是原始性、历史性和记录性的统一，它的作用具有一定的局限性和延后性，致使学生，尤其针对择业就业大多都不需要档案的高职学生来说，对其感知度不高，利用程度不深。第二，档案相关管理制度和工作严密性决定了查询和提取学籍档案都需经过严格流程，取得组织或部门的批准后，由相关工作人员才能完成。因为暂时不需要，办理太繁琐等因素，导致高职学生对档案的认识片面，而不予重视。

2.2 档案教育缺失因素

首先，在高等教育体系特别是职业教育体系中，除档案管理专业学生涉及相关知识外，基本没有硬性要求开设档案管理或相近课程。高职院校档案管理部门，基本上仅面向利用者，面向学生的档案教育实际没有充分开展。其次，学校教育工作者进行入学教育和毕业生教育时，对档案使用和应用的教育亦很少涉及，对档案管理的宣传力度不够。另外，在平时普法教育中对《档案法》相关内容的提及也基本属于空白。学生还没有从教育和宣传渠道意识到档案具备的积极功能和效力。

2.3 学生档案表现力因素

目前高校学生档案仍然是由毕业生登记表、成绩单、党团材料、体检表、奖励等相关材料组成，其表现内容刻板，评价模式老化，评价内容趋同，不能充分记录和体现学生学习、生活发展过程。高职教育要求体现的学生职业素养、素质和人格特征不能直观显现。这种学生档案与学生实际表象有差异，导致学生对档案无兴趣，不索取，因为无需求，学生也就对事关自己未来发展的个人档案认识非常模糊，弃档不管。

3 培养档案意识的方法途径

3.1 找准支撑点，树立档案意识

高职学生作为大学生的一员，且作为档案直接受益者易接受档案知识。学校应把对学生的档案意识培养工作列入综合素质教育系列，指导、督促、完善学生档案管理制度、档案教育与宣讲计划，指导相关职能部门做好档案教育、宣讲工作和支持服务工作。逐渐营造全院至上而下的重视档案和利用档案的良好氛围，增强并树立学生关注档案、重视档案的良好意识。

3.2 找准着力点，强化档案意识

根据《高等学校档案管理实施办法》文件精神。高职院校中涉及档案工作相关机构应首当其充发挥档案教育功能，面向学生开展多形式的档案教育。特别是在新生入学教育、毕业生教育、档案选修课程教育等关键时间点，针对不同阶段特征，进行阶段式、特色化教育。

入学教育，抓住学生档案意识萌芽时期。在入学教育教师团队中配备档案管理人员，编写、发放学生档案教育资料，以专题讲座形式向新生宣讲档案的效力，通过展示档案资料让学生产生客观认识，通过案例讲解让学生了解办理档案手续的工作流程。

专修教育，抓住提升档案知识的有效时期。一是自主开设选修课或人文训育课程。如：《档案法》解读、《学生档案的处理及利用》等课程，让学生掌握基本的档案知识，认识档案的功能和魅力，激发重视档案的兴趣和热情；通过基础操作教学，激发高职学生动手操作能力。二是利用高职院校内外实践实训基地，如学校档案馆、地市档案馆、行业企业单位史料室进行实地教学。学生通过参观和员工访谈，使其见识到文件的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、提供利用各个环节的工作程序，加大学生对档案的感性认识。

毕业教育，保障学生档案交递的关键时期。一是在学生顶岗实习阶段和毕业阶段重点加入学生档案知识教育。选拔档案管理经验丰富的人员重点训育学生就业中个人档案交递的常识和操守。针对普遍问题和典型事件进行强化辅导，预防大学生“弃档”现象发生。二是在学生进行建档、提档过程中，组织辅导员、系部档案管理员、教务处学生处档案管理员组成指导团队，把档案提取流程写进学生《毕业离校须知》，帮助学生顺利完成档案交递工作。通过多种方法和手段，增强学生的档案意识和处置能力。

3.3 找准发散点，渗透档案意识

定期和长期做好档案宣传有利于强化学生档案意识。一是要应把握时机求实效。邀请或承接省、市级档案部门到学校开展宣传工作；利用校庆或重大节日组织学生参观校史陈列馆进行讲解宣传等。二是要抓准面向求实效。针对主管部门、辅导员、学生甚至校企合作的行业企业作定向对口宣传。三是扩展宣传渠道求实效。移动互联网对当代社会影响举足轻重，学生与移动互联网的关系也十分紧密。通过移动互联网微博活动、微信活动、Q Q群交流，打造一个时常萦绕学生身边的宣传平台。结合以上要点科学规划、实施宣传，将档案意识从多点渗透到学生群体之中。

3.4 找准兴奋点，拓展档案意识

针对高职学生档案中刻板式记录，优化学生档案中的记录内容。依据高职院校人才培养质量标准，将高职学生在校期间综合素质训育成绩等条目科学地记载在档案中，增加学生档案兴趣点和兴奋点。学校档案管理机构应负责制定满足以上需求的档案记录制度和相关记录凭证；学生的直接管属者，如辅导员、顶岗实习管理者、学生社团管理者等应主动参与学生在校活动情况记录，根据规定及时填写记录凭证。

记载内容可分为思德素质、文化素质、艺术素质、心理素质、科学素质、综合素质等模块。思德素质模块可记载理想信念、公民道德、职业规划等训育情况和相关证书；文化素质模块可记载公共技能、审美能力、社交礼仪训育情况和参加文化比赛证书；艺术素质模块可记载参加艺体活动、比赛表现情况和获奖证书；心理素质模块可记载个性心理、团体心理、情绪调控、职业心理训育情况；科学素质模块可记载学生参加职业技能比赛、创新创业比赛等参与和获奖情况；综合素质模块可记载学生参加社团活动、青年志愿者活动、暑期社会实践等情况和事迹。以上资料经由学院逐层审核盖章，分阶段装入学生档案。其资料即可全面反映学生的综合能力，动态地记录大学生的成长历程，使档案更具个性特征，具有较高的参考价值。通过此种方式，让学生意识到学生档案是向社会全方位展示自我能力与素质和具有重大效力的资料，从而增强学生档案意识，督促建立学生与档案间的紧密关系。

3.5 找准提升点，更新档案意识

跟随全球数字化、网络化发展进程，加大档案管理信息化现代化是档案管理的必然趋势。近年来，高职院校信息化建设已在高职院校招生、学籍、就业等方面体现出了明显优势。高职院校也应当把档案管理信息化纳入“数字校园”建设的范畴。通过建立电子档案，在档案管理层面可以实现档案实时更新、动态管理、信息共享、大数据分析和高效传递等功能；在社会层面可以满足学生档案实时查验需求；在学生层面既可以提供便捷、准确的查询、认证和档案转接投递管理等服务，同时，可实时向学生反馈档案信息和档案预警信息，提升学生对自身档案的知晓度和利用度。

4 结语

高职学生作为高素质高技能专门型劳动者，已经成为当代社会劳动群体中一支生力军，增强并强化其档案意识培养，是学生综合素质培养工作的一项重要内容，对于其长足发展，助推其走得更高更远将会起到积极而重要的作用，因此，高职院校对学生档案意识的培养工作不仅不能削弱，还应从各方面得到加强，得到深化，使其体现和发挥它应有的价值和作用。

[1]刘娟.试论信息时代下的高职院校大学生的档案意识[J].职业教育，2013，（03）.

[2]程英.浅谈高校学生档案意识的培养途径[J].兰台世界，2013，（06）.

[3]刘珺.高职院校档案管理中的突出问题与对策[J].中国科教创新导刊，2013，（28）.

The Methods and Ways of Cultivating Student s' Archival Consciousness in Higher Vocational Education

CAO Xiaochun

(Sichuan Vocational and Technical College, Suining Sichuan 629000)

The contemporary college students archives consciousness is weak, they do not know the importance of the meaning and function of the archives, which often affects the promotion. This paper analyses the present situation and reasons of vocational students' consciousness of archives, to reveal the problems of vocational college education, and puts forward methods and ways to cultivate students' awareness of archives from five aspects.

Archival Consciousness; Student Profile; Archival Management;Path

G 717

A

1672-2094（2017）04-0140-03

责任编辑：邓荣华

2017-05-20

曹晓春（1963-），女，四川遂宁人，四川职业技术学院教务处档案管理副研究馆员。研究方向：高校教学档案管理。