浅析高职高专学生PPT的排版与美化

2017-04-13江汉艺术职业学院管理学院计算机教研室张丽平

电子世界 2017年22期

关键词：视频文件幻灯片字体

江汉艺术职业学院管理学院计算机教研室张丽平

浅析高职高专学生PPT的排版与美化

江汉艺术职业学院管理学院计算机教研室张丽平

文字和图片是PPT排版的两大主要构成要素。文字、图片排列组合的好坏，直接影响着版面的效果。本文主要介绍了PPT中文字的排版，图片的选取、处理方法以及PPT中的音频与视频文件的处理。

PPT；排版

1.PowerPoint 的用途和重要性

Powerpoint 是用于设计制作专家报告、教师授课、产品演示、广告宣传的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或投影机播放。

PPT用好以后，可以提高上课效率、缩短会议时间、增强报告说服力、提高订单成交率等。

2.一个规范的PPT标准

一个规范的PPT，比如课件制作、演讲、产品介绍，该如何制作？在制作之前我们可以从下面五个方面考虑。

2.1 逻辑先行

在制作PPT之前先关上电脑，用笔把你想说的内容按照清晰的条理写出来，让自己的思路一目了然，也就是PPT人常说的做白板。

2.2 交流与沟通

大学生的PPT往往是各种活动，比赛，会议，颁奖等，可以事先和主办方交换意见，详细了解PPT任务的要求和要达到的效果，这样可以做到事半功倍。

2.3 条理要清晰

条理清晰，概括活动主旨精神，提炼关键词，把握中心。

2.4 视觉信息

视觉给人带来的效果比文字效果要好很多，能用各种图讲清楚的事情最好不要用文字，一图胜千言。

2.5 内容为王

不管是PPT模板还是PPT设计都必须紧紧围绕着文案本身，如果言之无物再花哨的形式都没有意义。

3.Poweroint中的文字处理

3.1 精简内容，提炼关键词

很多人习惯在一个幻灯片上放很多的文字内容，把整张幻灯片排的满满的，但在演示时，幻灯片的停留与切换时间又很短，观看者无法从幻灯片中获得预期的信息，也影响界面美观。一般情况下，每张幻灯片上的文字5到6行为宜，最多不要超过7行。

文字多根本问题在于，在有限的空间想要表达的内容太多，不明确所要表达的重点和核心内容是什么。因此，解决文字多的问题，不能仅仅依靠PPT中对文字的排版，更多的是对内容的精简，提炼关键性信息，或是将文字内容转换成图的形式，图更容易吸引视觉注意。

3.2 文本格式统一

文本排版尽可能使用统一的字体、统一的颜色，但并不是只能使用一种字体和一种颜色。标题文字与内容文字要有差异，标题的作用是让大家领略“概貌”，内容的作用是让大家了解“细节”，功能不同，处理方式也当然不同。标题文字一般要在36磅以上，内容文字一般为22-36磅。

同类文字要通篇保持一致。第一页到最后一页的标题文字的字体和大小都要保持一致，第一页到最后一页的内容格式也要保持一致。

除此之外，导航的方式与位置尽可能一致、采用统一的音效以及风格一致的模板和背景。一般背景要与文字颜色形成强烈的对比，才能保证文字内容的显示效果。

文字偶尔也具有装饰作用。利用文字的大小和形状做出一点创意，也可以使页面瞬间变得活泼生动起来，但这需要设计者一定的功力。

3.3 强化和美化文本内容

强化幻灯片上的文本内容就是使一些关键性的文字信息更突出。使用对比是一种非常有效的强化方法，如：大小、明暗、动静、色彩等，通过改变文字的字体、颜色，增加字号、加粗，添加动画等，让一些关键性信息得到强化。

①颜色对比一般选择黑白、蓝白、红黄、红黑、绿白、黑黄等几组色彩。②利用自选图形为文字添加边框，恰当的边框不但可以起到强化效果，还起到一定的美化和修饰作用。③利用时间线（直线）、箭头、流程图等方式来介绍事件的发展过程。有次序和逻辑的内容会比没有顺序的内容更容易吸引观众的注意力，对内容合理组织，添加一定的引导符号可以起到很好的强化作用。

除了上述提到方法之外，我们还可以安装使用第三方字体、设置文字的阴影、影像、倒影、双色字和文字填充图片等效果来美化文字。

3.4 版面设计四大原则

亲密性、对齐、对比、重复，这四大原则将让原本混乱的版面变得生动有序。

3．4．1 亲密性

亲密性是将相关项组织在一起。它有两个作用：一是将相关的项目放在一起，帮助学习者完成前期的信息组织，减少阅读压力；二是通过相近元素的聚拢，为页面留出更多空白，避免页面拥挤。

①如果页面太过拥挤，那就适当缩小字号后再将段落拉开，然后通过添加编号或者通过首字增大将区分得更明显；②当条目比较多时，将内容分栏或者列表；③通过设置相同的颜色，观众可以自然而然地从首字读到后面的句子。

3．4．2 对齐

在幻灯片页面上，任何组成元素都不能随意排放，元素通过对齐可以防止页面过于散乱，增强阅读的连续性，还可以用来展现元素之间的并列关系。

PPT中的文字排版与Word中的文字排版要求不同，在PPT中一般文字内容不多，段落之间的间距比较大，有时还会添加一些装饰元素来进行区分，因此首行缩进在PPT版面中不仅不能起到作用，反而会让版面凌乱。当版面上的文字较多时，先归纳文字内容，将相同内容亲密性排版，再分层次对齐。

3．4．3 对比

对比原则加大不同元素的视觉差异，让元素之间的层次关系一目了然，使重点元素更加突出。

对于文字内容，首先划分层次，将统一层次的要点分成多个并列的条目，然后使用不同的字号或字体颜色区分层次，最后使用点、线、面等修饰元素突出重点。反白对比是一种比较常用的对比方法，是使用底部色块修饰文字。色块能够强烈地增大文字的视觉比重，效果非常明显。矩形色块很常见，但太平稳，而使用贴布条等图形元素来替代会更有新意。

图片对比可以局部放大、背景虚化、背景黑白化、局部遮盖等。

3．4．4 重复

让设计中的某些元素在整个作品中重复出现，能够实现整个PPT风格的统一，包括统一颜色方案、字体字号、文本行距、项目符号、图表风格、对齐方式、图片风格，或者一种特别的字体。

不要把重复用得太滥，而应当尽量“采用多样性实现统一”。也就是说，如果一个重复元素很明确（如一个圆），那么可以采用多种不同方式重复这个圆，而不是简单地重复同一个圆。

4.Poweroint中的图片处理

一图胜千言，图片是直观化呈现幻灯片内容的重要方式，同时也是美化幻灯片的重要要素。图片具有高度的暗示性和象征性，能更快的传递信息和感情。好的图片可以一下子抓住观众的注意力，产生强烈的震撼力。

4.1 选图

选图的第一个原则就是高清。选图首先要选择清晰度高的图片，清晰的图片会给人一种享受；选图的第二个原则就是合适。与主题相符的图片可以达到图文结合，相得益彰的效果，不合适的图片再漂亮也是个花瓶。

4.2 图片处理

利用PowerPoint自带的功能可以实现对图片的简单处理：①缩放旋转、裁剪、抠图；②调整颜色，包括亮度、对比度和重新着色。亮度和对比度可以有效改善曝光不足的照片。重新着色可以用来统一图片色调。③给图片添加特效，如添加边框、阴影、发光效果等和艺术效果。

羽化图片：羽化后的图片经常用做PPT背景，通过渐变等手段使图片和背景色融合在一起；羽化图片还有聚焦的功能，要突出某一事物时非常有效。

遮罩图片：是给图片添加一层膜，使图片没有那么显眼，从而提高观众对幻灯片中文字的注意力，这种方法适合处理全图型图片，经常使用在PPT的封面中。操作方法是在图片上绘制矩形色块，去除轮廓，调整矩形的透明度即可。

修饰图片：如添加便签、图钉等给图片添加装饰物。

总之在处理图片时，修饰美化的图片要和主题相符，图片风格要保持统一。

4.3 图片排版技巧

图片处理后如何摆放在幻灯片中，不同的摆放方式，效果是完全不一样的。

4．3．1 大图片

PPT中图片处理后经常是将其规规矩矩的摆放在页面的一侧，方法可行但幻灯片页面一多则显得呆板。可以在合适的页面将其放置在下方作为背景图片。

4．3．2 小图片

一般采取常规的排列方式，放在页面的一侧或文字的旁边。小图不可执意当大图去用，否则呈现给观众的则是一片模糊的像素点。不滥用，但也不能将其浪费，可以将幻灯片分成多个宫格摆放。

4．3．3 人物图片

人物的视线应尽量朝向内侧，相对的视线能营造谈话氛围，反之则不会。

5.Poweroint中的音频和视频处理

5.1 插入音频

Ppt2010支持的音频格式有WAV、MID和MP3等文件格式。①插入音频文件要将PPT文件和音频文件放置在同一个文件夹中，再选择[插入]导航选项卡/媒体/音频/文件中的音频；②选择需要添加的音乐文件单击插入。添加成功后，会在导航区增加一个[音频工具]功能区，里面有[格式]和[播放]两个选项卡；③在这两个选项卡里有关于音乐图标的设置和音频文件的播放设置，用户可以根据自己的需求进行设置。另外，还可以在[动画窗格]中通过动画进行相关的设置。