建筑工程资料管理存在的问题及对策

2017-04-13

四川水泥 2017年4期

关键词：资料档案管理建筑工程

(广州市第四建筑工程有限公司)

建筑工程资料管理存在的问题及对策

唐滢

(广州市第四建筑工程有限公司)

工程资料档案管理是工程管理的重要工作，不仅关系着建筑工程是否能够顺利进行，更与建筑企业的发展有着密切的关系。建筑工程档案资料管理是建筑项目的全过程记录，更是工程项目运行、维修、管理以及改建、扩建和技术改造等方面工作的依据。

建筑工程；资料管理；问题；对策

引言

本文主要阐述工程施工资料的编制和管理现状，结合多年工作经验，指出建筑工程资料目前存在的主要问题，从重视力度、保存机制、管理机制等方面对这些问题进行分析，针对这些问题提出了相应的对策与建议。

1 建筑工程资料特点

建筑工程资料是对建设工程全过程记录文件，是工程竣工验收、交付使用的必备文件，也是城建档案的重要组成部分。建筑工程资料管理工作直接反映施工企业的管理水平，建筑工程资料对工程质量具有否决权，因此在工程建设中占据重要地位，加强对工程建设项目资料管理工作一直是政府行政主管部门的要求。

1.1同步性

资料与工程建设要同步进行。工程实体建设的同时，同样也要重视工程资料收集整理的及时性、准确性、规范性。在需要多单位签验的资料传递过程中，经过施工单位、总包单位、监理单位，有时涉及到设计、勘察等单位，很容易造成资料签验不及时或者丢失，影响资料的同步性，此类资料尤其要注意签验及时并避免丢失。竣工资料所包含的材料合格证、检验报告、竣工图、验收报告、设计变更、测量记录、隐蔽工程验收单，有关技术参数测定验收单、工作联系函、工程签证等等，都要求我们在整个项目施工过程中要注意收集归类存档，避免遗漏。

1.2全员参与

项目部各个管理人员都有收集并向资料员移交的责任。如技术负责人要编制施工方案、图纸会审等方面的资料；作为材料员，不能仅负责工程材料采购和入库，供货商的资质、材料质保资料、材料复检资料都需要材料员来整理收集；作为施工员，除日常现场的施工工作外，对于施工原始记录、施工日志、检验批、施工计划等方面的资料都是其份内事情；而项目经理作为一个项目的领导者应总体协调各方面的工作，对于合同文件管理、索赔资料和与相关单位往来文件管理可等重大事件应予以把关。与此可见各项目管理人员，不仅要在工程实体建设中尽自己的职责，而且同样在资料方面的收集、整理工作也要积极参与并有效配合资料员。

2 建筑工程资料的分类

工程资料按照不同收集单位进行分类，分为工程建设前期法定建设程序文件、监理资料、施工资料和竣工图纸四大类。

前期法定建设程序文件主要包括：立项审批文件，建设用地、规划审批文件，勘察设计文件，环境保护文件，设计审查文件，节能设计审查备案文件，招、投标及合同文件等。

监理资料主要包括：监理管理文件，监理记录，竣工验收资料。

施工资料主要包括：单位工程整体管理与验收资料，施工管理资料，施工技术资料，施工测量记录，施工日志，施工试验记录，施工质量验收记录。

竣工图纸主要包括：建筑竣工图，结构竣工图，建筑给水、排水与采暖竣工图，建筑电气竣工图，通风空调竣工图，地面的道路、绿化、庭院照明、喷泉等竣工图，地下部分的各种市政、电力、电信管线等竣工图。

3 当前建筑工程资料管理存在的问题

3.1相关人员档案意识薄弱

建筑工程涉及到的档案资料非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料量非常大。而多数企业，包括建设、施工和监理企业，往往重视工程建设过程中的实体管理，却忽视了资料管理工作。虽然没有出现工程质量问题，工程实体可以顺利完成，然而工程实体完成后，没能收集整理出全面的工程资料，却给后期工程验收和资料档案备案工作带来了困难。

3.2资料管理体制不健全

建筑施工企业未建立专门的建筑工程资料管理机制、管理流程以及监督机制等。有些企业尽管形成了建筑工程资料管理机制，但是缺乏应有的执行力度，成为一种摆设。这样，因为建筑工程资料管理机制的不健全或者未实施，建筑工程资料管理人员就缺乏相应的责任意识，最终导致建筑工程资料脱节，管理责任不到人。

3.3工程资料不及时、不真实

现阶段仍有部分建筑企业没有从本质上认识到建筑工程资料管理的重要性，只是单纯进行工程实体质量的狠抓，忽视了建筑工程资料管理，不重视资料的及时收集、整理，失去工程资料的准确性和及时性，造成资料内容部分缺失，以及在资料填写过程中造假，影响工程资料的及时性、完整性和真实性。

4 对建筑工程资料管理的建议

4.1提高对建筑工程档案资料管理的意识

当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，使企业员工充分掌握专业知识的情况下，进一步提高其业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，构建职责明确、分工明确、科学严密的档案管理体系，使其在实际工程项目中发挥作用。

4.2健全资料管理体制

加强培训。在工程建设过程中，应注重资料管理和整编方面的培训：首先要重视对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求在日常工作中按高标准整理好基础资料；其次是注重对专业档案管理人员进行工程专业知识培训，培养一批既懂档案又懂技术的工程档案管理骨干，促进归档工作的规范开展。

健全制度，落实责任。工程建设初期就要建立和完善以档案管理责任制为核心的工程资料管理办法，明确施工单位在工程档案形成过程中应承担的职责，制定统一的资料编制要求和细则规范工程资料的管理。

过程参与，同步管理。从工程建设筹划开始公司档案人员就应要求工程项目的专职档案人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记建立借阅制度。在编制资料中发现的原件不齐全、资料不齐全、不规范、不统一等问题要及时解决，要严格执行工程资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。

4.3加强施工技术资料收集和记录

详细完整的建筑工程资料是建筑工程施工质量的展现。所以，建筑企业的各项资料必须定期进行归纳、收集和储存。企业需要安排专业人才负责不同资料的跟踪收集、整理归档，尽量保持和施工进度的同步。而项目部也应当指定专人对资料进行统一化管理和核查，发现遗漏及时进行补全。特别是如钢筋、混凝土、水泥以及防水之类的重要原材料的检验报告以及合格证之类的质量证明文件必须收集齐全。