促进用户采用自动质量工具的5个秘诀

促进用户采用自动质量工具的5个秘诀

编者按

本文原载于2017年5月的《质量文摘》，作者亚莉克莎•苏斯曼是Traqpath公司的撰稿人。该公司是一家企业质量和合规管理软件提供商。对于新的事物，人们一般持抵制态度。对于质量管理也是如此。有些人习惯使用效率低下或过时的工具，增加了组织改进质量体系的难度。本文介绍了促使用户实施自动化质量工具的5个秘诀，具体包括：选择一个简单的解决方案；定义成本障碍；证明质量工具的价值；采取自上而下的方针；建立质量文化。

俗话说，改变现状总是最难的。人们一般都喜欢熟悉的事物，抵制新事物，因为它可能会令人感到不适或困惑。

对于质量管理也是如此。有些人坚持使用他们已经习惯的工具——电子邮件、电子表格和其他离线系统，即使它们效率低下或过时也不愿放弃。由于年代、教育和技术背景的差异，一个组织很难采用某个最佳方式同步地对质量体系进行改进。

让你的整个团队都对已经升级的自动化质量体系表示支持，是一个艰巨的任务。但是，花费一些时间和精力来教育你的团队，让他们与你达成共识，就可以通过合理化业务流程和减少不良事件，实现未来节省资源的目的。

当然，知易行难，所以我们整理了一些被认可的秘诀和最佳实践，以帮助你顺利地、成功地转换到自动化质量工具上。

1.选择一个简单的解决方案

如果你选择的用来替换当前系统的解决方案有点复杂或难以使用，那么你的团队将不太可能愿意使用它。有一个简单的方法可以证明你想实施的解决方案，那就是拿一个产品，让它证明自己。一个易于使用且高效的产品或工具将被你的团队热情采纳。因此，你所要做的就是找到一个用户友好的解决方案，并允许适当的定制来满足个人业务的需求。

此外，一个产品的使用越难学习，就需要越长的时间证明其价值所在。相反，如果你能越快证明所选择的工具的价值，获得团队支持的可能性越高，投资越可能获得成功。为了向你的团队证明某个产品是合适的工具，可以用其进行小范围试用，展示你如何将其应用于组织的环境和挑战中。

2.定义以及如何克服成本障碍

让团队成员认识到产品的价值，对于成长中的质量管理预算较低的组织而言尤为重要。质量管理的潜在成本是许多组织面临的真正障碍，这是很多企业没有在质量技术上进行大量投资的原因。因此，在评估投资对你的组织可能产生的影响时，需要务实的态度。你需要创建一个计划，考虑成本障碍，以及如何通过合理化流程克服成本障碍。从长远来看，对质量的投入绝对是值得的。

为了克服这个障碍，可以寻找一个提供低成本和无成本的产品选项。这个选项对于新兴组织和小型组织非常适用，因为它是一个没有风险的选择。它还允许你随着组织的发展以及需求和预算的变化而进行升级。

3.证明质量工具的价值

为了向你的团队充分展示质量工具的价值，你需要清晰地确定系统的内容以及它能解决什么问题。例如，纠正措施是质量体系的必要和关键组成部分。在持续改进流程的同时，有一个可以快速调查与解决质量事件和采取纠正措施的工具，是非常有价值的。

自动化能为产品增加更多的价值。可视化可以让你了解所有内部和外部的质量活动，因为它们会全部在一个中央位置显示出来。此外，集中化协作让你能够及时采取行动，并在繁忙的组织中将质量管理放在首要位置。

无需任何费用就可以拥有这些功能，无需投资就能带来价值，向你的团队阐明这一点后，就不会有多少负面反馈和抵制了。

4.采取自上而下的方针

获得高层的支持是证实产品价值的一个好方法。因为管理层的利益相关者被视为决策者，一般代表了公司的态度，他们的支持是鼓励所有团队成员转变的好方法。

高层成员的目标是推动整体业务改善，从而促进组织变革。高层推动向新产品的转型，意味着它可以作为旨在实现组织目标的企业层面的计划。无论它与质量管理的特定任务如何直接交互，它表明了其对每个部门的价值，结果都是公司和你的团队的胜利。

5.建立质量文化

有些人不太喜欢采用质量工具，因为他们不直接与质量管理工作产生联系。但是，如果他们认为质量是每个人的责任，他们就将通过自动化工具来努力对其进行改进。公司层面的质量文化不局限于具体的质量专业人士，而是会同化所有其他的业务领域。

在展示新工具时，你可以对你的方法进行简单的调整，以构建质量文化。首先而且最重要的是使用通俗易懂的语言，特别是与非质量专业人士交谈时，他们不仅无法了解你所说的质量术语，还可能觉得这一系统是无用的或者不能从中受益，所以他们不太愿意参与或者犹豫不决。

相反，使用通俗易懂的语言对质量工具进行明确的描述，使之适用于每个人的职位、职责和经验。当你将工具表述为对所有业务流程的改进，而不仅仅是特定的质量任务时，获得的支持率将更高。毕竟，优秀的工具应该能够在某种程度上合理化所有流程、改善协作和提高效率。

一旦开始实施该工具，就应不断努力去获得支持。实施过程开始后，主要的任务是保持参与度和高支持率。首先，准备好培训计划非常重要。适当的培训可以帮助你的团队熟悉该工具，以免他们不知所措或不得不自己弄清楚该工具，从而更容易度过转型期。你的培训计划应针对三个主要目标：引入新行为；协助行为转型；奖励变革行为或传递变革行为的好处。

但是，重要的是要有后续的培训计划。否则，用户可能后退到旧习惯，或者不会利用工具提供的所有关键功能。使用自动化解决方案（如应用程序或软件）时，进行持续培训尤其重要，因为这些方案总是在不断更新。

让你的组织采纳新质量体系的最佳方式，就是揭示其本质——它是整个业务改进的一个步骤。自动化可以消除你流程中的人为错误因素，使它们更准确和高效。此外，现在的沟通更加即时，所以类似纠正措施和供应商沟通等活动正变得更快和更安全，这可以降低不良事件的总体风险，同时在组织的所有领域提升质量文化。

总结

•选择一个足够简单的系统，快速和不费力地学习。

•制订解决组织重要事项的计划，包括成本障碍等。

•通过展示工具可以解决哪些问题以及可以为你的组织增加什么价值，来证明所选择工具的价值。

•利用高管利益相关者的影响力来提高支持率。

•建立强调质量的企业文化，无论具体工作如何。

•找到能提供整体业务改进的工具。

（张红 编译）