人力资源档案信息化建设探究

王磊



人力资源档案信息化建设探究

王磊*

（曹县人力资源和社会保障局，山东曹县，274400）

数字信息时代，信息技术的快速发展有利推动了档案信息化建设。人力资源管理部门借助现代化的信息技术，重点落实数据库管理系统、操作系统、信息安全系统等基础设施建设，减少了操作成本、通讯费用，缩短了查询、统计工作，降低了组织的管理成本，促进人力资源的科学化管理。文章主要介绍了人力资源档案信息化建设的意义，列举分析人力资源档案信息化建设中的制约因素。在此基础上，对科学实施人力资源档案信息化建设做出初步探索。

人力资源；档案；信息化

引言

随着我国经济与社会的快速发展，各行各业迫切需要大量的人才。加快人才流动、提供更多更好的人才信息，社会对人力资源部门提出了更高的要求。在此背景下，人力资源部门要顺应时代发展要求，提升信息化在人力资源档案管理中的重要性认识，消除制约档案信息化建设的不利因素，加快档案信息化建设，更好的满足人才市场需求。

1 人力资源档案信息化建设的意义

人力资源档案信息化建设就是人力资源部门采用现代信息技术开发人力资源档案信息资源，保护人力资源档案资料，做好人力资源档案的管理工作，从而提高人力资源档案信息在市场中的的利用率，因而其意义不言而喻。

1.1 推动资源管理转型

人力资源管理信息化采用开放式管理，通过设立虚拟组织，最终实现构建人力资源管理理念，优化人力资源管理的战略目标。人力资源管理信息化改变了传统的单一的、自上而下的管理，向互动、多方位、全面、专业化的方向发展，在此过程中，人力资源管理人员则建立起现代人力资源管理理念，人力资源管理部门则成为人力资源管理体系的核心。人力资源管理部门借助现代化的信息技术，实现了人力资源向人力资本的转变，自身所创造的价值得到社会的认可，也由此促进了各用人单位对于人力资源的科学化管理，以及人才的自我参与管理，改变了人才在人力资源管理中的被动状态，增强了管理的主动性，形成人力资源管理的互动性局面。

1.2 降低管理成本

人力资源管理信息化采用现代化的数字信息技术，重点落实人力资源信息数据库管理系统、操作系统、信息安全系统等软硬件设备和相关基础设施的建设，由此减少了操作成本、降低人才的流动率、减少通讯费用，减轻了传统的查询、统计等繁重的计算工作，缩短了查询、统计工作时间，尤其是人力资源信息系统数据库的使用使人力资源数据资料的保存变为轻松，从而降低了组织的管理成本。人力资源管理信息化利用信息技术快速、准确、互动、海量存储的特点，促进了现代人力资源管理理论的应用。

1.3 整合资源，提高管理效率

人力资源管理信息化是基于网络结构的全员信息系统，通过采用现代化的信息技术，可以使各个用人单位随时查看人力资源配置、重要人才状况、人力资源成本的分析等，极大的缩小了人才交流、配置的反馈时间，增加了更多的交流渠道。可以说，人力资源管理信息化转变了人力资源管理模式和组织结构，促进了人力资源管理机构的扁平化，管理更加灵活快捷。

2 制约人力资源管理信息化的因素

2.1 传统观念根深蒂固

提及人力资源档案管理，就会想起传统的人事档案管理，房间铁门钢窗，专人专职管理，保密严格。可以说，档案很难公之于众，它们记录着一个人一生的重要成长经历、思想进步过程，以及家庭、教育和学习信息，这些信息少有人了解。档案存放在人事部门，它们承担着重要的凭证、依据和参考作用，由纪律性强的组织选派人员专门管理。需要说明的是，这些档案并不都是不能示之与众的，诸如涉及一个人的科技成果等信息能够为社会提供贡献，这些信息如果每次查询，都要到人事部门申请、查询，再由人力资源管理部门登记、查阅、复印所需的内容，手续繁琐。可以说，费时费力。这种传统的管理观念无法适应新时期人们对人力资源档案开发利用的需要。

2.2 投入少，基础差，保密性不足

需要强调的是，人力资源档案是重要的战略性资源，其保密性不言而喻。如果其转化为电子信息，其安全保密性就存在一定的风险。这就需要人力资源管理部门要加大信息化建设资金投入，采用现代化的信息技术。但是，不少要人力资源管理部门在人力资源档案信息化建设上不舍得投入，致使人力资源档案信息化建设存在不安全，容易被黑客破解利用。

2.3 管理分散

需要说明的是，时至今日，人力资源档案管理仍然沿用传统的管理操作模式，档案管理体制与新时期人力资源档案管理需要不尽吻合，可以说，管理机制不尽科学与完善。档案有的由组织部门管理，有的由人事部门管理；有的还尚未设立专门的档案部门，因此，档案管理机构分散。需要强调的是，在一些单位，虽然组织部门和人事部门分管人力资源档案，但是，他们的工作重点放在组织建设、人才建设，因此，人力资源档案管理建设与管理并没有作为工作的重点，人力资源档案的信息化也就难以谈起。

3 人力资源档案管理信息化对应策略

3.1 树立信息化理念

人力资源档案管理信息化与时代发展相适应，改变了传统的单一的、自上而下的管理，向互动、多方位、全面、专业化的方向发展，实现了人力资源向人力资本的转变。为此，人力资源档案管理部门要与时俱进，顺应时代发展要求，树立科学的信息化理念，提升信息化在人力资源档案管理中的重要性认识，消除制约档案信息化建设的不利因素，加快档案信息化建设，更好的满足人才市场需求。

3.2 加大资金投入，注重基础建设

再先进的管理理念，如果没有充裕的资金投入，没有合乎现代数字信息技术规范要求的软硬件基础设施，人力资源档案管理信息化只能是空中楼阁，无从谈起。因此，各单位在提升对人力资源档案管理信息化重要性认识的前提下，加大资金投入，在专业技术人员的指导下，采用现代化的数字信息技术，配置人力资源档案管理信息化所需的先进的计算机设备，强化人力资源档案的收集、储存、保护。

3.3 安全与开放并举

需要说明的是，人力资源档案管理信息化也存在着不安全性因素，网络黑客入侵事件也时有发生，网络泄密事件时有发生，这就需要人力资源档案管理部门要时刻警醒，提升安全警戒意识，采用先进的计算机硬件安全隔离防护措施，加强内部安全管理建设，强化信息系统的用户管理，通过设置用户名权限和密码等方式，有效防止用户越权操作或非法操作；注重网络安全知识普及，引进安全的防范技术，预防软件截取文件，破解源文件，确保人力资源档案的安全性、保密性；人力资源管理部门要加强人力资源档案的开发与利用，采用先进的信息技术，落实数据库管理系统、操作系统的建设，缩短查询、统计工作时间，降低组织的管理成本。利用信息技术快速、准确、互动、海量存储的特点，促进人力资源信息社会效益的更大发挥。

3.4 强化管理

管理出效益，这是颠扑不破的道理。人力资源管理部门要完善人力资源档案管理制度，要因地制宜，根据单位实际保证制度的简洁性，更好地发挥档案的管理作用；要确保档案的公平性，保证档案管理制度的双向性，制度面前人人平等；要建立人力资源档案管理绩效考核制度，严格奖惩制度，确保制度的权威性体；要提升服务质量，重点做好人力资源档案的转交工作，确保及时、安全、规范。

4 结束语

综上所述，随着我国经济与社会的快速发展，人才流动加快，社会各界要求提供更多更好的人才信息，这成为新时期人民群众对人力资源管理部门新的要求。在此背景下，人力资源部门要顺应时代发展要求，提升信息化在人力资源档案管理中的重要性认识，消除制约档案信息化建设的不利因素，借助现代化的信息技术，重点落实数据库管理系统、操作系统、信息安全系统等基础设施建设，缩短查询、统计工作时间，降低组织管理成本，实现人力资源向人力资本的转变，促进人力资源的科学化管理。

[1] 徐洁. 论高校档案信息化建设存在的问题及改进思路[J] 公室业务, 2012, (08).

[2] 李明宇. 浅析档案信息化建设与管理[J]. 黑龙江史志, 2014, (5).

[3] 许莉莉. 试析档案资源的管理与运用[J]. 办公室业务, 2012, (07).

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[5] 舒育忠, 舒育群. 预防档案被涂改伪造的对策[J]. 档案时空, 2012, (12).

Research on the Information Construction of Human Resources Archives

WANG Lei*

（Caoxian human resources and Social Security Bureau, Shandong Caoxian, 274400, China）

In the era of digital information, the rapid development of information technology has promoted the construction of archives informatization. With the help of modern information technology, human resource management departments focus on the implementation of infrastructure such as database management system, operating system and information security system, reducing the operating costs and communication costs, shortening the inquiries and statistics and reducing the management cost of the organization, and promoting Scientific management of human resources. This article mainly introduces the significance of information construction of human resources archives and lists the restrictive factors in the construction of information archives of human resources. On this basis, we made a preliminary exploration on the scientific implementation of the human resource archives information construction.

human resources; archives; information technology

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.08.058

G270.7

A

1672-9129(2017)08-0127-02

王磊. 人力资源档案信息化建设探究[J]. 数码设计, 2017, 6(8): 127-128.

WANG Lei. Research on the Information Construction of Human Resources Archives[J]. Peak Data Science, 2017, 6(8): 127-128.

2017-03-08；

2017-04-13。

王磊（1975-）女，山东曹县人，档案管理员，研究方向：档案管理。E-mail:171666879@qq.com