事业单位档案管理应用中存在问题及对策

2017-04-08党萍

陕西水利 2017年4期

关键词：业务知识水文事业单位

党萍

（陕西省水文水资源勘测局，陕西西安710068）

事业单位档案管理应用中存在问题及对策

党萍

（陕西省水文水资源勘测局，陕西西安710068）

档案管理的目的之一就是提高档案的应用价值，近年来随着高新科技在档案管理中的广泛应用，事业单位业务范围的不断扩展和管理活动的多样化，要求必须加强和重视档案的应用程度，使档案更好为业务发展和管理活动提供可借鉴的经验。通过分析事业单位目前在档案应用中存在的问题，提出转变传统档案管理观念、扩大档案工作人员在业务知识面、加强档案的归纳整理等措施，以提高档案价值。

事业单位；档案管理；存在问题；对策

档案是历史的真实记录，事业单位的档案是一个事业单位发展的真实记录，这一点大家没有异议。档案工作经过几千年的发展，特别是中华人民共和国成立后，档案管理的有关法律、法规和国家有关方针政策（1）非常健全，各单位档案管理工作非常规范，有机构、有场所、有制度、有人员、有经费，形成了一整套良性的运行机制，发挥了档案应有的作用。但是，随着经济社会的快速发展、随着信息化的实现，电子技术应用的领域越来越广泛，传统的档案管理方法已经远远不能适应新的形势的发展要求。对于事业单位来说，2008年2月党的十七届二中全会通过的《关于深化行政管理体制改革的意见》，明确提出了推进事业单位分类改革。2011年3月党中央国务院印发了《关于分类推进事业单位改革的指导意见》，进一步提出了事业单位分类改革的指导思想、基本原则、总体目标和阶段目标、划分类别与标准，事业单位的改革进入了攻坚阶段，档案工作为推进事业单位分类改革作用越来越重要,如何提高档案的应用价值成为事业单位档案管理的新问题。

1 新形势事业单位档案管理存在问题

事业单位行政档案是该单位业务发展和管理活动的真实记录，采取多种形式开发档案资源，为单位和个人利用档案资源提供服务[1]，大部分单位在档案的管理中存在管好档案重于用好档案的现象，从而带来管理档案的真正作用没有发挥出来，档案的价值没有体现出来。

1.1 档案管理的观念不能适应新的形势要求

目前事业单位的档案管理工作大部分还是收集、整理、入库、管护、查阅，档案工作人员在年终总结工作时总会说到，一年归档了多少资料，接待了多少人次查阅，认为档案管理的重点在于管，档案没有管好是档案工作人员的责任，重点做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理（2），档案没有利用好与自己无关的观念上，档案管理的观念跟不上单位发展对档案应用的要求。

1.2 档案工作人员业务知识单一不能适应新形势的要求

档案工作人员在日常工作中主要专注于档案法规和档案管理业务的学习，对本单位的主要业务知识和行政管理知识钻研学习的不够，了解的不深，这样就对档案的阅览、复制和摘录[1]以及发挥档案的作用带来了困难，只能提供机械式的阅览和复制。

1.3 档案管理工作中提供系统性应用不够

一个单位在工作活动中形成的全部档案，应在文书或业务部门立卷的基础上，按照一定的要求进行分类、加工整理和保管[2]。目前事业单位的档案应用主要是根据应用对象的需求提供零散的、琐碎的、就事论事的服务，为单位业务发展和行政管理提供系统的、全面的服务还做的不到位。

2 对策与措施

2.1 转变传统档案管理观念，变“被动”为“主动”

事业单位的档案应用不像社会档案管理机构提供的服务，面对的服务群体和需求的多样化，主动服务无法事先准备。但作为事业单位在服务对象和服务需求比较单一的情况下，转变等待上门查阅行政档案的被动工作方式，根据事业单位的工作性质和使用者的需求，挖掘档案的潜力，按时段、内容等整理出来，提供内容更丰富、资料更翔实、方式多样化的服务，把主动服务体现在档案工作中。如：把我局从2009年以来根据水利部水文局“大水文”发展思路和陕西水文发展的实际，制定的“业务立局、科技兴局、人才强局、开放式办水文”，“防汛抗旱测报是水文局的立身之本，参与水资源管理是水文局发展壮大之源”，“加强人才培养，注重能力建设，认真履行职责，提高服务水平”，“以部水文局设计大纲为依据，坚持以人为本、科学谋划、因地制宜，努力实现中小河流水文监测系统建设项目监测、采集、储存与传输的信息化和自动化”,“创新引领，巡测优先，驻巡结合，测报自动，应急补充，科学规范”，“一巩固、一扩张、二完善、三提高、四加快”[3]等工作思路归纳整理起来，为水文事业发展提供可借鉴的经验。

2.2 档案工作人员在业务知识上，变“单一”为“多面”

档案工作人员是发挥档案作用、体现档案价值的最重要最基础的力量，其业务水平和知识结构直接关系到档案的应用程度。作为事业单位档案工作人员平时主要从事的工作对象、工作内容要求必须认真学习和熟悉档案业务知识和有关档案管理的法律法规制度，内化于心，外化于行，应用在日常工作中。但在充分发挥档案作用时更应该学习了解本单位从事主要业务的业务知识和行政管理知识，学习中省有关大政方针，这样才能提供更有价值的服务。就笔者所在的水文事业单位来说，档案工作人员除了熟悉档案管理的有关规定外，还应该了解熟悉水文业务知识、水文行业发展趋势以及水文行业管理方面的知识，比如：学习水文业务知识，学习理解“节水优先、空间均衡、系统治理、两手发力”的新时期水利工作方针和“陕南防水、关中留水、陕北引水”区域方略的内涵，这样才能按照有利于全面反映水文业务发展和行业管理行为的类别，对档案进行分类整理，为提高档案应用价值打好基础。为此，档案工作人员要经常参加单位组织的业务培训，努力学习单位的主要业务，学习熟悉记录单位业务活动和管理活动的档案，由单一的档案管理知识拥有者转变为知识多元化的档案管理人才。

2.3 加强档案的归纳整理，变“死管”为“活用”

事业单位档案管理的目的是应用，档案只管理不应用，档案就成了死的东西，也体现了不出管理档案的意义。所以就要把管理的档案用活用好，发挥出档案的价值。就水文事业单位而言，就是要按照时间、内容等要素，挖掘具有代表意义的典型事例，在水文信息网站举办专栏，反映水文在防汛减灾中不可替代的作用，反映水文在实施最严格水资源管理制度中的作用，等等。如：在防抗“90·7”嘉陵江汉江上游暴雨洪水、“94·8”北洛河暴雨洪水、“03·8”渭河暴雨洪水、“05·10”渭河汉江暴雨洪水、“11·9”渭河汉江暴雨洪水等[4]发生在陕西省多条江河上的暴雨洪水中，由于水情测报预报及时准确，为各级政府和防汛部门正确决策提供了科学依据，有效避免了人员伤亡和财产损失，把洪灾损失降到了最低程度。增强水文人的自豪感和自信心，同时也向社会宣传了水文在经济社会发展中的作用，提高水文的知名度和社会地位。