大数据时代下高校档案管理特性与对策

滕霞

随着社会的快速发展，信息技术也得到迅猛发展。如今，人们已经进入大数据时代，大数据时代的到来给高校档案管理工作带来了新的挑战和机遇。在大数据时代，高校必须认识到加强档案管理的重要性，并结合高校的实际情况合理制定档案管理方案，改变传统的档案管理模式，创新档案管理手段，提高高校档案管理水平，满足高校师生的实际需求。

在大数据时代下，虽然高校已经认识到开展档案管理工作的重要性。但是，从高校档案管理现状可以看出，高校档案管理中依旧存在一系列问题，高校档案管理人员需要具体分析问题存在的原因，有针对性的采取调整对策，实现有效管理。

大数据时代的特性

从2012年开始大数据被越来越多的人所提及，人们的生活和工作都越来越离不开大数据。但是，事实上，国内并没有对大数据形成统一的定论，人们认为大数据并不是对大量信息数据的描述，而是通过分析和利用数据信息来获取更有效的方法。大数据时代的特性表现为以下几点：一是数据量非常大，二是数据处理的速度非常快，三是数据的种类非常多，四是数据的价值非常高。数据类型有以下几种：一是文档，二是图片，三是音频，四是视频，五是网页，六是电子邮件等等。

大数据时代下高校档案管理工作的特性

高校档案数据量不断增多。大数据时代的到来对高校档案管理工作提出了新的要求。如今，高校档案管理工作已经成为高校管理工作的重中之重，高校档案记录者高校发展过程中所产生的所有数据信息，这些信息的类型也比较多，而且都是高校最有价值的信息。因此，高校档案的数据量是非常大的，档案管理人员的工作压力也比较大，档案管理人员需要把原始纸质版的数据信息输入到档案管理平台上，高校档案数据还在不断的增长，增长速度非常快。

高校档案数据的多样化。高校档案管理是一项十分复杂的工作，档案涉及到高校多种业务，高校档案数据呈现多样化特性，不同数据之间相互关联。对此，高校必须完善档案管理体系，加强档案管理。高校档案的形式多种多样，不同形式档案的特点不同，功能也会有所不同，高校档案管理人员需要对档案进行分类管理，方便用户查找档案，提高档案的利用率。

大数据时代下高校档案管理对策

完善高校档案管理体系。以某高校为例，某高校从2012-2016年，档案信息量占高校信息总量的80%，档案的种类增加了4种，高校档案管理系统的功能也在不断增多，增加了11项全新的功能。

大数据时代下，高校必须拥有强大的储存系统，能够把不同类型的档案信息储存在不同的系统内，而且档案管理系统对于档案信息的保管并不是单纯的存放，而是需要把多种数据信息关联在一起。如今，高校必须改变传统的档案管理理念和模式，从根源上解决高校档案管理工作中存在的问题，这样才能更加深层次的挖掘出档案数据中有价值的信息，提高高校档案的利用率。高校档案管理人员需要增强服务意识，档案管理工作就是为高校的教学和科研活动提供服务的。高校档案管理工作并不是在业务发生后才开展的。而是要在业务发生之前做好前端的控制，这就要求高校档案管理人员做好充足的准备，提前对高校各个部门的业务进行研究分析，了解各个部门，不同业务的实际需求，并结合不同类型业务的实际需求合理制定档案管理需求。高校档案管理工作的开展必定离不开技术的支持，高校必须合理的利用计算机技术提高档案管理水平，让档案信息“活”起来，为高校各个部门提供服务。高校还必须健全档案管理制度，为档案管理工作的开展提供支持和保障。

加强高校档案安全管理。大数据时代下，高校必须认识到加强档案安全管理的重要性，结合高校档案的特点和实际情况合理制定安全管理方案，避免档案的丢失，更好的保证档案的安全性。加强高校档案管理的方法有以下几个：一是身份认证，用户只有通过身份认证才能进入高校档案管理系统。二是单点登录，三是数据加密，四是权限设置，只有拥有访问权限的用户才能进入档案管理系统，五是做好档案备份，对档案进行分类处理。六是保留操作日志。要想提高高校档案利用率就必须提高档案的安全性，避免档案被恶意窃取。如果高校档案丢失或被窃取对高校来说是巨大的损失，对于学生和教师也是巨大的损失。高校必须设置专门的档案安全管理部门，引进先进的档案安全管理技术。

加强档案管理人员培训。大数据时代下，高校档案管理人员的专业性对于档案管理成效和目标的实现有很大影响。对此，高校必须重视档案管理人员培训，丰富人员培训形式，把人员培训作为工作的重中之重，加大人员培训方面的资金投入，不定期派遣档案管理人员外出学习，而且高校档案管理部门需要实行老带新的政策，丰富新入职人员的档案管理实践经验，在壮大高校档案管理人员队伍的同时提高档案管理人员的专业水平和综合素质，进而提高高校档案管理水平，實现档案管理目标。大数据时代下，高校档案管理工作是一项系统性工作，需要涉及的内容非常多，高校管理人员必须增强档案管理意识，明确档案管理职责，把档案管理工作落实到实处。为了提高高校档案管理人员的工作热情和积极性，高校还需要完善内部奖励机制，对工作表现优秀，工作能力强的档案管理人员给予相应的物质奖励和精神奖励。

如今，人们已经进入大数据时代，人们对高校档案管理问题的关注程度不断提高。但是，从高校档案管理现状可以看出，高校档案管理中依旧存在很多问题，比如档案管理形式单一，档案管理过于形式化等等。对此，高校必须增强档案管理意识，认识到开展档案管理工作的重要性，完善档案管理系统，能够把不同类型的档案信息储存在不同的系统内，方便用户查询档案信息，提高高校档案的利用率。在大数据时代下，高校必须改变传统的档案管理理念和模式，从根源上解决高校档案管理工作中存在的问题。除此之外，高校必须认识到加强档案安全管理的重要性，如果高校档案丢失对高校来说必定是重大损失。对此，高校必须结合实际情况合理制定档案安全管理方案，设置专门的档案安全管理部门，设置档案访问权限，只有拥有访问权限的用户才能进入档案系统，避免档案的丢失。高校档案管理人员也需要不断提高自身的专业性，更好的满足高校档案管理需求。