浅论如何提高基层政府移民信息档案管理水平

蒋 仕 君， 郑 萍 伟

(中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司，四川 成都 610072)

浅论如何提高基层政府移民信息档案管理水平

蒋 仕 君， 郑 萍 伟

(中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司，四川 成都 610072)

随着国家移民政策、规范和地方性实施办法的出台，对水利水电工程移民工作管理工作更加细化，程序和职责更加清晰，要求越来越高。而作为移民工作重要环节的移民信息档案，目前在实际工作中往往出现管理混乱、责权不清、模式单一、制度流于形式等实际问题，一定程度上制约了移民工作顺利进行。因此，加强基本移民机构对移民档案信息的规范化管理，提升管理的水平和效率对移民工作具备良好的促进作用。间接的也为工程项目建设的顺利推进打下良好基础。

移民安置；信息档案；管理水平；规范化

1 引 言

水电水利工程移民工作周期较长，涉及范围广，涉及行业和指标种类繁多。移民工作信息档案泛指与水电水利工程移民工作相关的所有信息和资料。从前期项目立项文件，各阶段移民调查信息、收集资料、规划设计报告、附件及审批文件；移民安置实施过程中的协议签订、资金兑付、专项验收、设计交底文件、施工图招投标文件、变更报告、监理文函、规划调整报告、概算调整报告、分阶段移民验收报告；后期移民后扶措施、产业扶持、安置评估、新增滑坡坍岸处理、移民竣工验收等，均属于移民工作信息涵盖范畴。具备全阶段、全方位、多角色、多种类等特点。

依照国家现行移民安置工作条例和相关规定，遵循“政府领导、分级负责、县为基础、项目法人参与”的管理体制，县政府即是水电移民工作的实施主体，也是相关工作的责任主体。而县级移民主管部门做为县级政府移民工作主管机构，既是业务部门、管理部门，又是牵头部门、信息归口部门，职能众多，压力较大。目前县级移民工作管理机构在移民信息化管理工作方面普遍较弱，存在管理混乱、信息管理手段单一、管理制度缺失等现象，迫切需要提升管理水平，保证移民工作信息档案的规范化、系统化和专业化。

2 管理工作现状及主要矛盾

四川是水资源大省，且资源分布相对集中，水电水利工程开发建设项目较多。个别区县管辖范围内工程项目达十余个。目前县级移民管理机构受项目多、人员少且流动性大、办公场所不足、管理模式单一等诸多因素限制，导致其所管辖范围内的水电水利工程移民信息档案管理工作存在效率低、制度不完善、管理水平不高等诸多问题，主要体现在以下几个方面：

(1)人力资源及办公场所不足，扶贫攻坚任务繁重。目前四川省县级政府扶贫和移民管理机构是合并办公，人员编制不足，熟悉移民工作的人员更是稀缺。部分工作人员不是正式编制，人员流动性较大；同时，“十三五”期间扶贫工作是重中之重，主要领导绝大部分的精力放在扶贫工作中，对于工程项目移民不够重视或有心无力；部分单位办公场所不足，缺乏空间设置专门的移民信息档案放置场所。

(2)管理模式单一，资料登记归档制度流于形式。目前县级移民管理机构对于辖区内移民工作一般采用局长总牵头，分管副局长具体负责制。所有的移民信息档案资料一般谁开会，谁掌握。资料统一保管、归档登记制度流于形式。往往出现分管副局长不在，其他工作人员找不到相关资料或者需耗费大量时间寻找；政府一换届，分管副局长一调离，后任分管局长两眼一抹黑，啥情况不清楚，啥资料都没有等现象发生。

(3)管理不规范，资料遗失情况偶尔发生。鉴于目前移民档案资料一般缺乏专人管理，资料签收或管理流程不到位，导致设计、监理成果和报告要使用时往往不知道在谁那，谁签收等问题，影响移民工作正常开展。

(4)查阅较多，损毁严重。尤其是涉及移民个人补偿的基础档案信息，如实物指标调查签字表、补偿协议等档案，经常遇到移民要求查阅。查阅过程中部分移民直接撕下档案信息并带走，造成信息档案严重损毁现象时有发生。

(5)多以纸质成果为主，缺乏电子档案管理。目前，移民信息档案多以纸质报告为主，资料众多，占地方且查阅不便。电子档案信息使用较少，不利于规范化管理。

3 提高移民信息档案规范化管理水平

针对水利水电工程移民工作周期长、范围广，档案信息数量大、种类多、敏感性高等具体特点，以下从机构和人员配置、档案场地设置、规范化管理制度建立、严格借阅制度、鼓励电子化档案管理、提高管理水平和效率、注重档案安全等几个方面就加强移民信息档案规范化管理，提升管理水平和效率进行初步探索。

3.1 保障稳定的机构和人员

相对稳定的组织机构和人员配置是保障水利水电移民工作的重要保障，对于涉及水利水电项目移民工作的县级人民政府，应成立稳定的移民机构，配备完善的人员编制。在移民工作过程中，主要负责人员应保持基本稳定，确实因政府换届或其他不可控因素的，应考虑适当给予一定的过渡时间，办理好移民工作交接相关程序，最好能共同工作一段时间。保证接手人员能尽快熟悉移民工作业务，了解移民工作的重要性和敏感性。

3.2 档案场地设置要合理合规

部分县级移民管理机构小，办公场所不足，未能设置专门的移民档案存放场地，往往是常用资料谁负责的资料谁保管；不常用的资料找个地下室，仓库，杂物间堆放。但时常遇到资料杂乱、鼠患、水浸、损毁等情况，难以方便使用。因此，在档案场地设置时应充分考虑移民工作档案的多样性和复杂性，选择干净、清洁的办公室或书柜予以存放。

3.3 建立规范化管理制度

应结合移民不同工作阶段和时期的要求，建立规范化的管理制度。主要包括档案分类制度、档案存放制度、档案保管制度、档案定期检查更新制度、档案销毁制度等相关工作制度。保证工作有制度可依。具体可参照档案管理相关规定执行。

3.4 严格借阅制度

鉴于移民信息档案与移民切身利益密切相关，因此移民对于档案信息的查阅诉求较多。在满足日常借阅工作时应注意几点。一是理清档案种类和查阅性质。哪些档案是对公的，哪些档案是对移民个人的，哪些是涉密的需清晰划分。二是借阅必须登记，时间、地点、借阅人、经手人必须记录在册。三是档案资料不得带离办公场所，借阅时应有工作人员在现场，防止档案资料损毁；四是完善处罚制度，谁损毁，谁修复。

3.5 鼓励电子化档案管理

鉴于移民工作和信息档案涉及范围广、工作周期时间长、种类多、行业门类多、设计单位多，具备敏感性、多样性和复杂性，且目前县级移民管理机构的移民档案信息多为纸质报告的特点，导致档案信息数量大、种类多，不宜存放和管理。而电子文档具备存储容量大、设备空间小、容易分类保管、可保管时间长、不易丢失等特点。因此应鼓励和加强移民信息档案电子化管理。将不同阶段、各类移民信息文档通过扫描、摄像等多种方式转换为电子文档，并在电脑中分类储存、编号，建立电子档案数据库。一是解决了办公场地不足，资料无处堆放问题；二是方便查阅，避免档案资料借阅损毁问题；三是解决了“人走资料丢失”问题，便于移民工作的延续性和规范化。

3.6 提高档案信息管理水平和效率

提高档案信息管理水平和效率可从几个方面进行提升。一是项目众多，经济办公环境较好的机构可考虑招聘专职或兼职的档案信息专业管理人员，其他区域可由办公室管理人员兼任；二是完善规范化管理制度并落实职责；三是建立移民信息电子档案数据库，分时段分类别梳理完善信息档案，便于查找和审阅；四是严格执行资料录入归档制度，避免个人保管或资料丢失问题。五是严格档案保密制度，对于涉密的文档资料应严格保密，过期资料应集中销毁，不得随意丢弃。

3.7 注意档案安全，防火防盗防灾害

在移民信息档案存放、保管、查阅、销毁等全阶段过程应高度重视档案安全，加强防火防盗和防水、防尘、防有害生物、温湿度控制等保管、保护工作。对于电子文档，应予以备份，注意电器使用安全。确保档案实体与信息安全。

4 结 语

随着国家移民政策、规范和地方性实施办法的出台，对水利水电工程移民工作管理工作更加细化，程序和职责更加清晰，要求越来越高。而作为移民工作重要环节的移民信息档案，目前在实际工作中往往出现管理混乱、责权不清、模式单一、制度流于形式等实际问题，一定程度上制约了移民工作顺利进行。移民工作是一项极其敏感和复杂的工作，同时也关系到工程顺利建设、社会稳定的重要工作。移民档案信息管理工作是移民工作的重要组成部分，是移民工作过程的完整体现、移民工作的依据，也是移民工作最终验收、享受后续政策支持的重要保障。因此，加强基本移民机构对移民档案信息的规范化管理，提升管理的水平和效率对移民工作具备良好的促进作用。也间接地为工程项目建设的顺利推进打下良好基础。

[1] 《水利水电工程移民档案管理办法》(档发〔2012〕4号)。

[2] 刘金兰，刍议水库移民档案管理工作的特点及完善措施，中外交流，2016，(17)。

[3] 鲁青、彭立波， 信息时代如何加强水库移民档案管理工作，档案天地，2015 (A01)：24-25。

[4] 嵇雷，论水库移民档案管理工作的特点及完善措施，兰台世界，2015 (35)：119-120 。

D632.4；TN911.2；G275.9

B

1001-2184(2017)05-0130-02

2017-08-15

蒋仕君(1966-)，男，四川盐源人，本科学历，盐源县扶贫和移民工作局规划安置中心主任，从事征地移民工作二十多年；

郑萍伟(1981-)，男，四川攀枝花人，硕士，高级工程师，工作于中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司征地移民处，从事移民专业规划设计(设代)工作.

(责任编辑卓政昌)